Google Tasks vs Microsoft ToDo: Welche App ist besser (2025)

Google Tasks vs. Microsoft To Do – Zusammenfassung

Für wen ist Google Tasks geeignet?

Google Tasks ist eine Aufgabenverwaltungs-App, die gleichzeitig extrem einfach zu bedienen, aber auch sehr schlicht und in den angebotenen Funktionen begrenzt ist. Sie verfügt jedoch über eine hervorragende Integration mit dem Google Kalender.

Diese Benutzerfreundlichkeit und die begrenzten Funktionen machen Google Tasks perfekt für Nutzer, die einfach nur eine App benötigen, in der sie eine Aufgabe notieren, eine Erinnerung einstellen und sie mit dem Google Kalender synchronisieren können.

Im Gegenzug für diese Einfachheit verzichten Nutzer auf verschiedene Funktionen wie Anpassungsmöglichkeiten, Zusammenarbeit, komplexe Kalenderansichten, Organisation und Filter usw.

Für wen ist Microsoft To Do geeignet?

Microsoft To Do ist eine komplett kostenlose Aufgabenverwaltungs-App mit einer anständigen Anzahl an Funktionen, aber mit dem Hinweis, dass Microsoft To Do auf eine bestimmte Weise verwendet werden möchte. Dies kann eine gute oder eine schlechte Sache sein, je nachdem, ob Ihre Bedürfnisse zu dem passen, was Microsoft To Do bieten kann.

Microsoft To Do ist auch in das Microsoft Software-Ökosystem integriert, aber unserer Erfahrung nach ist diese Integration nicht so gut wie die von Google Tasks in das Google-Ökosystem.

Leider ist die Benutzeroberfläche nicht so einfach zu bedienen wie bei anderen To-Do-Apps. Allein aus diesem Grund denken wir, dass nur Personen und Organisationen, die tief in das Microsoft-Ökosystem integriert sind, diese App nutzen sollten.

Benutzerfreundlichkeit

Google Tasks Benutzerfreundlichkeit

Google Tasks ist wahrscheinlich eine der am einfachsten zu bedienenden Aufgabenverwaltungs-Apps, die derzeit verfügbar sind.

Sie öffnen die App und sehen nur einen einfachen Bildschirm, auf dem Sie Folgendes sehen:

Ihre Aufgabenlisten.
Favorisierte Aufgaben.
Ein „Aufgabe hinzufügen“-Button
Erledigte Aufgaben.

Das ist alles.

Keine Tagging-Funktionen, keine Zusammenarbeit, keine Kalenderansicht, keine Filter usw. Google Tasks hat nicht einmal einen „Einstellungen“-Button.

Auf psychologischer Ebene sorgt dies dafür, dass sich Google Tasks sehr stressfrei anfühlt, da das Öffnen und Benutzen der App nicht wie Arbeit wirkt.

Microsoft To Do Benutzerfreundlichkeit

Das größte Problem bei Microsoft To Do ist seine Benutzeroberfläche. Die meisten Aufgaben-Apps ermöglichen es Ihnen, eine Aufgabe direkt vom ersten Bildschirm aus zu sehen oder zu erstellen, wenn Sie die App öffnen.

Microsoft To Do macht die Dinge anders, und der erste Bildschirm, den Sie in der App sehen, zeigt Ihnen verschiedene Unterteilungen wie Mein Tag, Wichtig, Geplant usw.

Diese Unterteilungen verursachen jedes Mal Verwirrung, wenn Sie die App öffnen, da Sie jedes Mal ein oder zwei Sekunden damit verbringen, sich zu erinnern, was jeder Abschnitt tut oder wo sich eine Aufgabe befindet.

Ein weiteres Problem bei Microsoft To Do ist, dass viele gängige Aktionen im Vergleich zu konkurrierenden Apps zusätzliche Klicks, Taps oder Swipes erfordern.

Im Laufe der Zeit führt dies zu Frustration und lässt die Nutzung der App eher wie Arbeit anfühlen als wie ein Werkzeug, um Dinge schnell aufzuschreiben.

Zum Beispiel erfordert das Erstellen einer Aufgabe in Microsoft To Do zwei Klicks anstelle eines einzigen in den meisten anderen To-Do-Apps.

Dies liegt daran, dass Sie zuerst auf eine Aufgabenliste und dann auf den Button zum Hinzufügen einer Aufgabe klicken.

Organisation

Google Tasks Organisation

Google Tasks ermöglicht es Ihnen, Aufgaben auf 3 Arten zu organisieren:

Listen
Unteraufgaben.
In Favoriten gespeicherte Aufgaben.

Das Fehlen einer Tagging-Funktion ist sehr auffällig, da viele Nutzer auf diese Funktion angewiesen sind, um ihre Aufgaben besser zu sortieren und zu organisieren.

Sie können jedoch bestimmte Aufgaben in einer Favoritenliste speichern, die Aufgaben aus all Ihren Listen enthalten kann.

Google Tasks ermöglicht es Ihnen, für jede Aufgabe Unteraufgaben zu erstellen. Die App erlaubt es Ihnen jedoch nicht, eine Kette von Unteraufgaben zu erstellen.

Zum Beispiel können Sie in Todoist und TickTick eine Unteraufgabe an eine Unteraufgabe anhängen und dann eine weitere Unteraufgabe an diese Unteraufgabe.

In Google Tasks ist dies nicht möglich, und Sie können nur eine Hauptaufgabe/Unteraufgabe-Organisation haben.

Sehr wichtig ist jedoch, dass Unteraufgaben in Google Tasks wie normale Aufgaben funktionieren, was bedeutet, dass Sie für jede Unteraufgabe individuelle Beschreibungen und Erinnerungen anhängen können.

Obwohl diese Funktionen grundlegend erscheinen mögen, erlauben nicht alle Aufgabenverwaltungs-Apps solche Funktionen für Unteraufgaben.

Schließlich verfügt Google Tasks nur über grundlegende Sortierfunktionen, mit denen Sie Aufgaben nach Datum, Titel, Standardreihenfolge oder kürzlich gespeichert sortieren können.

Microsoft To Do Organisation

Microsoft To Do bietet die folgenden Organisationsoptionen für Aufgaben:

Gruppen
Listen
Mein Tag

Gruppen enthalten Listen, und Listen enthalten Aufgaben. „Mein Tag“ ist ein vorgefertigter Filter, der Aufgaben anzeigt, die innerhalb von 24-36 Stunden fällig sind.

Microsoft To Do hat keine Tagging-Funktion, was für einige Benutzer eine wertvolle Funktion sein kann, da sie ihnen hilft, ihre Aufgaben besser zu organisieren und zu filtern.

Ein weiteres großes fehlendes Feature sind Unteraufgaben. In Microsoft To Do können Sie eine Aufgabe in Schritte unterteilen, aber diese Schritte funktionieren meistens wie eine einfache Checkliste, anstatt als tatsächliche Aufgaben, die einer Hauptaufgabe untergeordnet sind.

In anderen To-Do-Apps haben Unteraufgaben die gleichen Funktionen wie reguläre Aufgaben: Erinnerungen, Labels, Prioritätskennzeichen, Beschreibungen, Dateianhänge usw.

Zum Auffinden von Aufgaben hat Microsoft To Do eine integrierte Suche, mit der Sie schnell zu Aufgaben oder Listen navigieren können. Wir mögen diese Funktion, sie ist sehr praktisch und überraschend selten bei Aufgabenverwaltungs-Apps.

Jede Aufgabenliste hat auch eine Sortierfunktion zum Organisieren von Aufgaben nach folgenden Kriterien: Wichtigkeit, Fälligkeitsdatum, Aufgaben im Abschnitt „Mein Tag“, alphabetisch oder nach Erstellungsdatum der Aufgabe.

Ein kleiner Kritikpunkt hier ist, dass Microsoft To Do keine einheitliche Aufgabenliste hat, die alle Ihre Aufgaben aus jeder Gruppe oder Liste enthält.

Das wäre schön gewesen, damit man alle seine aktiven Aufgaben an einem Ort sehen könnte, ohne ständig von einer Aufgabenliste zur anderen zu wechseln.

Planung und Erinnerungen

Google Tasks Planung und Erinnerungen

Die Planungs- und Erinnerungsfunktionen von Google Tasks sind besser als bei fast jeder anderen To-Do-App auf dem Markt.

Aufgaben können entweder einmalig oder sich in regelmäßigen Abständen wiederholend geplant werden.

Sich wiederholende Aufgaben können in jeder erdenklichen Konfiguration geplant werden:

Wiederholt sich jede Woche, aber nur freitags und samstags.
Wiederholt sich alle 3 Monate.
Wiederholt sich jeden Monat am letzten Freitag.
Wiederholt sich alle 3 Wochen.
Etc.

Wir hätten uns gewünscht, dass Google Tasks die Möglichkeit bietet, mehrere Erinnerungen an eine einzige Aufgabe anzuhängen (z. B. 1 Stunde vor Beginn, 30 Minuten vor Beginn, 10 Minuten usw.), aber das ist eine geringfügige Beschwerde.

Microsoft To Do Planung und Erinnerungen

In Microsoft To Do können Aufgaben sowohl eine Erinnerung als auch ein Fälligkeitsdatum haben. Die Fälligkeitsdatumsfunktion wird hauptsächlich verwendet, um Aufgaben nach Dringlichkeit und dem Zeitpunkt ihrer Fertigstellung zu organisieren.

Die Erinnerungsfunktion ermöglicht es Ihnen, einmalige oder wiederkehrende Aufgaben zu erstellen.

Erinnerungen für Aufgaben, die sich täglich oder wöchentlich wiederholen, funktionieren hervorragend. Wiederkehrende Erinnerungen für monatliche und jährliche Aufgaben sind jedoch etwas eingeschränkter.

Hier sind einige der Konfigurationen, in denen Sie eine Aufgabe in Microsoft To Do planen können:

Jede Woche wiederholen, aber nur an bestimmten Tagen wie Mittwoch oder Dienstag.
Alle 5 Wochen wiederholen, aber nur an bestimmten Tagen.
Jeden Monat wiederholen, aber nur an einem bestimmten Kalendertag (zum Beispiel dem 3.).

Monatliche Erinnerungen könnten besser sein. Zum Beispiel ermöglichen Google Tasks oder Todoist es Ihnen, eine monatliche Erinnerung so anzupassen, dass Sie eine Benachrichtigung am ersten Montag des Monats, am letzten Dienstag des Monats oder an einem bestimmten Tag des Monats usw. erhalten.

Schließlich wäre es schön gewesen, wenn Microsoft To Do es Ihnen ermöglicht hätte, mehrere Erinnerungen an eine einzelne Aufgabe anzuhängen, wie z. B. 3 Stunden vorher, 2 Stunden vorher, zum Zeitpunkt der Aufgabe usw.

Kalender und andere Integrationen

Google Tasks Kalender und andere Integrationen

Einer der größten Vorteile von Google Tasks ist seine tiefe Integration mit dem Google Kalender.

Diese Integration ist automatisch, Sie müssen nichts tun.

Das Hinzufügen einer Erinnerung zu einer Aufgabe erstellt automatisch einen Eintrag im Google Kalender, ohne dass Sie Google Tasks und den Google Kalender synchronisieren müssen.

Leider bietet Google Tasks nicht die Möglichkeit, sich direkt mit anderen Kalender-Apps wie iCal oder Outlook Kalender zu integrieren.

Schließlich integriert sich Google Tasks nicht direkt mit anderen Programmen wie Notion, Evernote, Slack usw.

Stattdessen müssen Sie andere Apps mit dem Google Kalender integrieren, und alle Informationen, die diese anderen Apps im Google Kalender speichern, sollten auch in Google Tasks sichtbar sein.

Microsoft To Do Kalender und andere Integrationen

Ein Grund, Microsoft To Do zu verwenden, ist seine Integration in das Microsoft-Ökosystem, insbesondere mit Outlook und Microsoft Teams.

Das Problem ist, dass diese Integration nicht automatisch ist. Das Erstellen einer Aufgabe in Microsoft To Do und das Hinzufügen eines Fälligkeitsdatums und einer Erinnerung fügt sie nicht automatisch zum Outlook Kalender hinzu.

Wir haben dies etwas genauer untersucht und es stellt sich heraus, dass Sie Aufgaben manuell aus der Microsoft To Do-App in den Outlook Kalender kopieren/einfügen müssen, als ob wir im Jahr 2000 wären.

Die Integration mit anderen Kalendern wie Google Kalender oder iCal ist ebenfalls nicht direkt möglich, sondern erfordert komplexe Umgehungslösungen.

Insgesamt haben wir festgestellt, dass sich Microsoft To Do schlecht in Kalender integrieren lässt, einschließlich Microsofts eigenem Outlook Kalender.

KI-Funktionen und Integrationen

Google Tasks KI-Funktionen und Integrationen

Google Tasks hat keine KI-Funktionen innerhalb der App, was bedeutet, dass es keine Buttons oder Optionen gibt, mit denen Sie eine KI bitten können, Aufgaben oder Erinnerungen zu erstellen.

Stattdessen integriert sich Google Tasks mit Gemini oder dem Google Assistant, und Sie können Aufgaben aus diesen Apps erstellen oder lesen.

Basierend auf unserer Nutzung scheint Googles eigene Gemini-App am besten mit Google Tasks zu funktionieren, hat aber ihre Grenzen. Zum Beispiel kann Gemini eine große Aufgabe nicht in Unteraufgaben aufteilen.

Andere KI-Tools wie ChatGPT oder Claude können ebenfalls in Google Tasks/Kalender integriert werden, erfordern jedoch die Einrichtung eines Zapier-Kontos.

Microsoft To Do KI-Funktionen und Integrationen

Microsoft To Do hat keine in die App integrierten KI-Funktionen.

Allerdings bietet Microsoft einige grundlegende Funktionen zur Verarbeitung natürlicher Sprache (natural language processing) in den Windows- und iOS-Versionen der App an, die jedoch nur auf Englisch verfügbar sind.

Diese Funktion zur Verarbeitung natürlicher Sprache erkennt bestimmte Wörter wie „morgen“, „Freitag“ oder „23 Uhr“ und wandelt sie automatisch in Erinnerungen um.

Besondere oder einzigartige Funktionen

Google Tasks Besondere oder einzigartige Funktionen

Google Tasks ist im Vergleich zu vielen seiner Konkurrenten sehr einfach, hat aber dennoch einige sehr ausgeprägte Funktionen:

Integration mit Gemini/Google Assistant. Es fühlt sich sehr angenehm an, mit einer KI über Ihre Aufgaben zu chatten oder die KI zu bitten, selbst neue Aufgaben zu erstellen. Leider müssen Sie Gemini verwenden, damit dies ordnungsgemäß funktioniert.
Hervorragende Integration mit dem Google Kalender. Google Tasks hat die beste Integration mit dem Google Kalender von allen von uns getesteten Aufgabenverwaltungs-Apps.
Allgemeine Einfachheit. Google Tasks hat im Vergleich zur Konkurrenz sehr wenige Funktionen, was die App aber auch sehr einfach zu bedienen und zu verstehen macht.

Microsoft To Do Besondere oder einzigartige Funktionen

Microsoft To Do unterscheidet sich von seinen Konkurrenten durch eine sehr spezielle Philosophie, wie Aufgaben erledigt werden sollten.

Unten sind die Funktionen aufgeführt, die es hervorheben:

Die „Mein Tag“-Liste. Wir mögen diese Funktion, sie ermöglicht es Ihnen automatisch, Aufgaben anzuzeigen, die heute oder etwas später fällig sind. Sie ist einfach und übersichtlich.
Integration in das Microsoft-Ökosystem. Wir wünschten, die Integration mit dem Outlook Kalender wäre besser gewesen, aber insgesamt ist dies ein großer Vorteil von Microsoft To Do.
Gekennzeichnete E-Mail. Wenn Sie Outlook als Ihren hauptsächlichen E-Mail-Client verwenden, ermöglicht Ihnen diese Funktion, eine E-Mail zu kennzeichnen, und sie erscheint automatisch in Microsoft To Do als Aufgabe. Es ist eine großartige Funktion, die hilft, Ihre Aufgaben zu organisieren und Ihre E-Mails übersichtlicher macht.

Plattformübergreifende Kompatibilität

Google Tasks Plattformübergreifende Kompatibilität

Google Tasks kann auf den folgenden Plattformen heruntergeladen werden:

Mobil: Android und iOS.
Andere: Android- und iOS-Smartwatches.

Wichtig ist, dass Google Tasks keine herunterladbare Version für Windows oder macOS hat. Für diese Plattformen müssen Sie stattdessen die Webversion verwenden.

Microsoft To Do Plattformübergreifende Kompatibilität

Microsoft To Do kann auf den folgenden Plattformen heruntergeladen werden:

Desktop/Laptops: Windows und macOS.
Mobil: Android und iOS.

Microsoft To Do hat auch Webversionen für Mobilgeräte und Desktops.

Zusammenarbeit und Teilen

Google Tasks Zusammenarbeit und Teilen

Google Tasks hat keine integrierten Kollaborationsfunktionen. Das bedeutet, Sie können keine Einkaufsliste mit Ihrem Partner teilen oder eine Liste mit Arbeitsaufgaben mit Ihren Kollegen.

Jede in Google Tasks gespeicherte Aufgabe gehört Ihnen und nur Ihnen.

Die einzige Ausnahme hiervon sind Unternehmen, die ein Google Workspace bezahlt und eingerichtet haben. Innerhalb von Google Workspace kann eine Person Aufgaben aus Gmail, Google Chat usw. an andere weitergeben oder zuweisen.

Microsoft To Do Zusammenarbeit und Teilen

Microsoft To Do ermöglicht es Ihnen, mit anderen zusammenzuarbeiten, indem Sie Aufgabenlisten teilen, aber nur mit anderen Benutzern, die ein Microsoft-Konto haben.

Die Funktion ist jedoch auch ziemlich eingeschränkt, da Sie keine Kommentare hinterlassen oder Aufgaben verschiedenen Personen zuweisen können.

Wir haben festgestellt, dass die Funktion hauptsächlich für Familien oder kleine Projekte mit 2-3 Personen nützlich ist.

Microsoft To Do ist nur dann für die Zusammenarbeit sinnvoll, wenn Ihre Organisation oder Ihr Unternehmen Microsoft für den täglichen Betrieb verwendet. Apps wie Planner, Teams, Sharepoint oder Outlook funktionieren gut mit Microsoft To Do und ermöglichen es den Benutzern, Aufgaben direkt an die To-Do-App der Benutzer zu senden, zuzuweisen oder zu teilen.