Google Tasks vs. Trello – Zusammenfassung
Für wen ist Google Tasks geeignet?
Google Tasks ist eine Aufgabenverwaltungs-App, die gleichzeitig extrem einfach zu bedienen, aber auch sehr schlicht und in den angebotenen Funktionen begrenzt ist. Sie verfügt jedoch über eine hervorragende Integration mit dem Google Kalender.
Diese Benutzerfreundlichkeit und die begrenzten Funktionen machen Google Tasks perfekt für Nutzer, die einfach nur eine App benötigen, in der sie eine Aufgabe notieren, eine Erinnerung einstellen und sie mit dem Google Kalender synchronisieren können.
Im Gegenzug für diese Einfachheit verzichten Nutzer auf verschiedene Funktionen wie Anpassungsmöglichkeiten, Zusammenarbeit, komplexe Kalenderansichten, Organisation und Filter usw.
Für wen ist Trello geeignet?
Trello ist eine Projektmanagement-App für Einzelpersonen und Unternehmen, die auf den Prinzipien von Kanban aufbaut.
Kanban ist eine Methode zur Arbeitsvisualisierung, bei der Sie die Arbeit in Boards organisieren und Aufgaben von Anfang bis Ende mehrere Boards durchlaufen müssen.
Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben eine Aufgabe namens „Küchentür reparieren“ und vier Kanban-Boards:
- Problem definieren.
- Anforderungen definieren.
- Lösung umsetzen.
- Qualitätssicherungstest.
Bei Kanban startet die Aufgabe „Küchentür reparieren“ im Board „Problem definieren“. Dort schreiben Sie auf, was genau repariert werden muss: die Scharniere, der Griff, der Türrahmen selbst usw.
Sobald das erledigt ist, verschieben Sie die Aufgabe in das Board „Anforderungen definieren“. Dort legen Sie fest, wie das Problem behoben werden kann: neue Scharniere besorgen, den Griff austauschen, den Türrahmen reparieren usw.
Die Aufgabe wandert dann zum Board „Lösung umsetzen“, wo Sie detailliert beschreiben, wie die Tür repariert wurde, und von dort zum „Qualitätssicherungstest“, wo Sie die Tür testen, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß repariert wurde.
Wenn Ihnen dieser Kanban-Prozess gefällt, dann ist Trello die richtige App für Sie. Obwohl es sich in erster Linie um eine Projektmanagement-App handelt, bietet die kostenlose Version eine Reihe von Funktionen, die man in traditionellen Aufgabenverwaltungs- und To-Do-Apps findet, wie z. B. Erinnerungen, das Erledigen von Aufgaben usw.
Benutzerfreundlichkeit
Google Tasks Benutzerfreundlichkeit
Google Tasks ist wahrscheinlich eine der am einfachsten zu bedienenden Aufgabenverwaltungs-Apps, die derzeit verfügbar sind.
Sie öffnen die App und sehen nur einen einfachen Bildschirm, auf dem Sie Folgendes sehen:
- Ihre Aufgabenlisten.
- Favorisierte Aufgaben.
- Ein „Aufgabe hinzufügen“-Button
- Erledigte Aufgaben.
Das ist alles.
Keine Tagging-Funktionen, keine Zusammenarbeit, keine Kalenderansicht, keine Filter usw. Google Tasks hat nicht einmal einen „Einstellungen“-Button.
Auf psychologischer Ebene sorgt dies dafür, dass sich Google Tasks sehr stressfrei anfühlt, da das Öffnen und Benutzen der App nicht wie Arbeit wirkt.
Trello Benutzerfreundlichkeit
Als Projektmanagement-App ist Trello funktionsreicher, aber im Vergleich zu persönlichen Aufgabenverwaltungs- und To-Do-Apps wie Todoist oder Google Tasks etwas komplizierter in der Anwendung.
Die richtige Nutzung von Trello erfordert eine anfängliche Zeitinvestition, um alles richtig einzurichten, aber auch das Erlernen, wie man ein Projektmanagement-Tool in sein Leben integriert.
Die Belohnung ist, dass Trello eine strukturiertere Art der Aufgaben- und Projektbearbeitung, ausgezeichnete Kollaborationsfunktionen und eine angenehme Benutzeroberfläche (UI) bietet, sobald Sie die Arbeitsphilosophie von Trello verstanden haben.
Organisation
Google Tasks Organisation
Google Tasks ermöglicht es Ihnen, Aufgaben auf 3 Arten zu organisieren:
- Listen
- Unteraufgaben.
- In Favoriten gespeicherte Aufgaben.
Das Fehlen einer Tagging-Funktion ist sehr auffällig, da viele Nutzer auf diese Funktion angewiesen sind, um ihre Aufgaben besser zu sortieren und zu organisieren.
Sie können jedoch bestimmte Aufgaben in einer Favoritenliste speichern, die Aufgaben aus all Ihren Listen enthalten kann.
Google Tasks ermöglicht es Ihnen, für jede Aufgabe Unteraufgaben zu erstellen. Die App erlaubt es Ihnen jedoch nicht, eine Kette von Unteraufgaben zu erstellen.
Zum Beispiel können Sie in Todoist und TickTick eine Unteraufgabe an eine Unteraufgabe anhängen und dann eine weitere Unteraufgabe an diese Unteraufgabe.
In Google Tasks ist dies nicht möglich, und Sie können nur eine Hauptaufgabe/Unteraufgabe-Organisation haben.
Sehr wichtig ist jedoch, dass Unteraufgaben in Google Tasks wie normale Aufgaben funktionieren, was bedeutet, dass Sie für jede Unteraufgabe individuelle Beschreibungen und Erinnerungen anhängen können.
Obwohl diese Funktionen grundlegend erscheinen mögen, erlauben nicht alle Aufgabenverwaltungs-Apps solche Funktionen für Unteraufgaben.
Schließlich verfügt Google Tasks nur über grundlegende Sortierfunktionen, mit denen Sie Aufgaben nach Datum, Titel, Standardreihenfolge oder kürzlich gespeichert sortieren können.
Trello Organisation
Die Benutzeroberfläche von Trello ist um Boards, Listen und Karten (Cards) aufgebaut. Eine Karte stellt eine tatsächliche Aufgabe dar, der Sie Informationen wie Fotos, Dokumente, Beschreibungen usw. hinzufügen können.
Ein Board enthält Listen, und Listen enthalten Karten.
Normalerweise sollen Boards bei Kanban darstellen, in welcher Arbeitsphase sich eine bestimmte Aufgabe befindet.
Trello ist jedoch recht flexibel, sodass Sie Boards genauso einfach so strukturieren können, dass sie dem Äquivalent einer Liste oder eines Projekts in traditionellen To-Do-Apps entsprechen.
Neben Boards und Karten können Sie in Trello auch Labels zu Karten (Aufgaben) hinzufügen.
Mit der Suchfunktion können Sie dann Karten danach filtern, was im Label steht.
Schließlich können Sie auch Checklisten zu Karten hinzufügen. Leider sind Checklisten in Trello recht eingeschränkt und haben nicht viele Funktionen, die man in Aufgabenverwaltungs-Apps wie Todoist findet:
- Checklisten-Elemente können keine individuellen Erinnerungen haben.
- Checklisten-Elemente haben kein eigenes Start- und Fälligkeitsdatum.
- Sie können keine Kommentare, Anhänge oder Beschreibungen zu Checklisten-Elementen hinzufügen.
Planung und Erinnerungen
Google Tasks Planung und Erinnerungen
Die Planungs- und Erinnerungsfunktionen von Google Tasks sind besser als bei fast jeder anderen To-Do-App auf dem Markt.
Aufgaben können entweder einmalig oder sich in regelmäßigen Abständen wiederholend geplant werden.
Sich wiederholende Aufgaben können in jeder erdenklichen Konfiguration geplant werden:
- Wiederholt sich jede Woche, aber nur freitags und samstags.
- Wiederholt sich alle 3 Monate.
- Wiederholt sich jeden Monat am letzten Freitag.
- Wiederholt sich alle 3 Wochen.
- Etc.
Wir hätten uns gewünscht, dass Google Tasks die Möglichkeit bietet, mehrere Erinnerungen an eine einzige Aufgabe anzuhängen (z. B. 1 Stunde vor Beginn, 30 Minuten vor Beginn, 10 Minuten usw.), aber das ist eine geringfügige Beschwerde.
Trello Planung und Erinnerungen
In Trello können Karten (Aufgaben) ein Start- und ein Fälligkeitsdatum haben. Aufgabenerinnerungen werden nur ausgelöst, wenn der Karte ein Fälligkeitsdatum beigefügt ist. Sie sind auch auf nur eine Erinnerung pro Aufgabe beschränkt.
Mit den Standardeinstellungen können Sie in Trello nur einmalige Karten/Aufgaben erstellen, aber keine wiederkehrenden Aufgaben.
Sie können diese Funktion aktivieren, aber dazu müssen Sie die Desktop- oder Webversion aufrufen, das „Card Repeater“-Plugin aktivieren und dann eine Karte/Aufgabe so konfigurieren, dass sie sich in bestimmten Intervallen wiederholt.
Leider können Sie dies nur in der Desktop- oder Webversion tun, sodass Sie auf Mobilgeräten keine wiederkehrenden Aufgaben planen können.
Da wiederkehrende Aufgaben so umständlich in der Anwendung und nur auf Desktop-Benutzer beschränkt sind, sind wir der Meinung, dass Trello keine ordnungsgemäß funktionierende Funktion für wiederkehrende Aufgaben hat.
Kalender und andere Integrationen
Google Tasks Kalender und andere Integrationen
Einer der größten Vorteile von Google Tasks ist seine tiefe Integration mit dem Google Kalender.
Diese Integration ist automatisch, Sie müssen nichts tun.
Das Hinzufügen einer Erinnerung zu einer Aufgabe erstellt automatisch einen Eintrag im Google Kalender, ohne dass Sie Google Tasks und den Google Kalender synchronisieren müssen.
Leider bietet Google Tasks nicht die Möglichkeit, sich direkt mit anderen Kalender-Apps wie iCal oder Outlook Kalender zu integrieren.
Schließlich integriert sich Google Tasks nicht direkt mit anderen Programmen wie Notion, Evernote, Slack usw.
Stattdessen müssen Sie andere Apps mit dem Google Kalender integrieren, und alle Informationen, die diese anderen Apps im Google Kalender speichern, sollten auch in Google Tasks sichtbar sein.
Trello Kalender und andere Integrationen
Trello hat keine kostenlosen nativen Integrationen für die Google- oder Outlook-Kalender-Apps.
Stattdessen handelt es sich um ein kostenpflichtiges Plugin, das Sie in der Web- oder Desktopversion von Trello aktivieren müssen.
Tatsächlich ist dies ein häufiges Problem bei Trello. Eine große Anzahl von Trello-Funktionen muss zuerst von der Desktop- oder Webversion aus aktiviert werden, aber selbst dann funktioniert es möglicherweise nicht auf der mobilen Version von Trello.
Die meisten dieser Plugins sind ebenfalls kostenpflichtig, das müssen Sie berücksichtigen.
Trello hat jedoch so viele Plugins verfügbar, dass Sie neue Funktionen personalisieren und hinzufügen können, die in anderen To-Do- oder Aufgabenverwaltungs-Apps möglicherweise nicht verfügbar sind.
KI-Funktionen und Integrationen
Google Tasks KI-Funktionen und Integrationen
Google Tasks hat keine KI-Funktionen innerhalb der App, was bedeutet, dass es keine Buttons oder Optionen gibt, mit denen Sie eine KI bitten können, Aufgaben oder Erinnerungen zu erstellen.
Stattdessen integriert sich Google Tasks mit Gemini oder dem Google Assistant, und Sie können Aufgaben aus diesen Apps erstellen oder lesen.
Basierend auf unserer Nutzung scheint Googles eigene Gemini-App am besten mit Google Tasks zu funktionieren, hat aber ihre Grenzen. Zum Beispiel kann Gemini eine große Aufgabe nicht in Unteraufgaben aufteilen.
Andere KI-Tools wie ChatGPT oder Claude können ebenfalls in Google Tasks/Kalender integriert werden, erfordern jedoch die Einrichtung eines Zapier-Kontos.
Trello KI-Funktionen und Integrationen
Die kostenlose Version von Trello hat keine in die App integrierten KI-Funktionen.
Sie müssen den monatlichen 10-Dollar-Plan abonnieren, um Zugang zu KI und anderen Funktionen zu erhalten. Oder Sie können eines der verschiedenen KI-Plugins ausprobieren, die in der Trello-Plugin-Liste verfügbar sind.
Schließlich hat Trello keine Funktionen zur Verarbeitung natürlicher Sprache, die geschriebene Sätze in Karten, Erinnerungen usw. umwandeln können.
Besondere oder einzigartige Funktionen
Google Tasks Besondere oder einzigartige Funktionen
Google Tasks ist im Vergleich zu vielen seiner Konkurrenten sehr einfach, hat aber dennoch einige sehr ausgeprägte Funktionen:
- Integration mit Gemini/Google Assistant. Es fühlt sich sehr angenehm an, mit einer KI über Ihre Aufgaben zu chatten oder die KI zu bitten, selbst neue Aufgaben zu erstellen. Leider müssen Sie Gemini verwenden, damit dies ordnungsgemäß funktioniert.
- Hervorragende Integration mit dem Google Kalender. Google Tasks hat die beste Integration mit dem Google Kalender von allen von uns getesteten Aufgabenverwaltungs-Apps.
- Allgemeine Einfachheit. Google Tasks hat im Vergleich zur Konkurrenz sehr wenige Funktionen, was die App aber auch sehr einfach zu bedienen und zu verstehen macht.
Trello Besondere oder einzigartige Funktionen
Trello ist eine alte und sehr funktionsreiche Projektmanagement-App, die viele einzigartige Funktionen für die richtigen Benutzer hat.
Hier sind die Funktionen, die es unserer Meinung nach auszeichnen:
- Intuitive Kanban-Benutzeroberfläche. Viele andere Aufgaben- oder Projektmanagement-Apps haben Kanban-Funktionen integriert, aber unserer Meinung nach setzt Trello Kanban immer noch besser um als alle anderen.
- Plugins und Ökosystem. Wenn Sie möchten, dass Trello eine bestimmte Aufgabe erledigt, ist es fast sicher, dass Sie ein Plugin dafür finden können.
Plattformübergreifende Kompatibilität
Google Tasks Plattformübergreifende Kompatibilität
Google Tasks kann auf den folgenden Plattformen heruntergeladen werden:
- Mobil: Android und iOS.
- Andere: Android- und iOS-Smartwatches.
Wichtig ist, dass Google Tasks keine herunterladbare Version für Windows oder macOS hat. Für diese Plattformen müssen Sie stattdessen die Webversion verwenden.
Trello Plattformübergreifende Kompatibilität
Trello kann auf den folgenden Plattformen heruntergeladen werden:
- Desktop/Laptops: Windows und macOS.
- Mobil: Android und iOS.
- Webversionen für Mobilgeräte und Desktops.
Zusammenarbeit und Teilen
Google Tasks Zusammenarbeit und Teilen
Google Tasks hat keine integrierten Kollaborationsfunktionen. Das bedeutet, Sie können keine Einkaufsliste mit Ihrem Partner teilen oder eine Liste mit Arbeitsaufgaben mit Ihren Kollegen.
Jede in Google Tasks gespeicherte Aufgabe gehört Ihnen und nur Ihnen.
Die einzige Ausnahme hiervon sind Unternehmen, die ein Google Workspace bezahlt und eingerichtet haben. Innerhalb von Google Workspace kann eine Person Aufgaben aus Gmail, Google Chat usw. an andere weitergeben oder zuweisen.
Trello Zusammenarbeit und Teilen
Trello ist vollständig auf die Zusammenarbeit mit anderen ausgerichtet und verfügt über ausgezeichnete Kollaborationsfunktionen.
Zu Beginn können Sie sogar jemandem Zugang zu Ihrem gesamten Workspace geben (der alle Ihre Boards und Karten enthält).
Wenn das zu viel klingt, können Sie sie einladen, nur auf ein bestimmtes Board zuzugreifen. Von dort aus kann die andere Person Kommentare hinterlassen, Aufgaben erstellen, Dateien anhängen usw.
Als Board-Inhaber können Sie auch Karten anderen Personen zuweisen oder Änderungen genehmigen/ablehnen.
Die kostenlose Version von Trello erlaubt bis zu 10 Mitarbeiter pro Workspace, was für Familien und kleine Unternehmen ausreichen sollte.
Preise
Google Tasks Preise
Google Tasks ist komplett kostenlos.
Trello Preise
Trello hat eine sehr gute kostenlose Version, aber die kostenpflichtigen Pläne schalten noch mehr Funktionen frei.
Für Einzelbenutzer bietet Trello einen Standard-Plan (5$ pro Monat) und einen Premium−Plan (10$ pro Monat).
Einige der durch die Zahlung freigeschalteten Funktionen umfassen: native KI-Integration, benutzerdefinierte Felder, Listenfarben, Hochladen von Dateien bis zu 250 MB, verschiedene Ansichten: Kalender, Timeline, Tabelle, Karte usw.