Todoist vs. Microsoft To Do – Zusammenfassung
Für wen ist Todoist geeignet?
Todoist ist eine der funktionsreichsten To-Do-Apps, die derzeit verfügbar sind. Im Gegensatz zu anderen To-Do-Apps ist Todoist vollständig auf das Hinzufügen, Verwalten und Erledigen von Aufgaben ausgerichtet.
Im Gegensatz dazu kombinieren andere To-Do-Apps die Aufgabenverwaltung mit anderen Funktionen wie Habit Tracking oder Pomodoro-Timern.
Daher ist Todoist in erster Linie für Benutzer konzipiert, die eine To-Do-App mit möglichst vielen Funktionen wünschen.
Für wen ist Microsoft To Do geeignet?
Microsoft To Do ist eine komplett kostenlose Aufgabenverwaltungs-App mit einer anständigen Anzahl an Funktionen, aber mit dem Hinweis, dass Microsoft To Do auf eine bestimmte Weise verwendet werden möchte. Dies kann eine gute oder eine schlechte Sache sein, je nachdem, ob Ihre Bedürfnisse zu dem passen, was Microsoft To Do bieten kann.
Microsoft To Do ist auch in das Microsoft Software-Ökosystem integriert, aber unserer Erfahrung nach ist diese Integration nicht so gut wie die von Google Tasks in das Google-Ökosystem.
Leider ist die Benutzeroberfläche nicht so einfach zu bedienen wie bei anderen To-Do-Apps. Allein aus diesem Grund denken wir, dass nur Personen und Organisationen, die tief in das Microsoft-Ökosystem integriert sind, diese App nutzen sollten.
Benutzerfreundlichkeit
Todoist Benutzerfreundlichkeit
Die Benutzeroberfläche von Todoist ist übersichtlich und minimalistisch und zeigt nur wenige Schaltflächen und Navigationsmenüs.
Der erste Bildschirm, den Sie beim Öffnen der App sehen, heißt die „Inbox“. Von dort aus können Sie Aufgaben hinzufügen, bearbeiten oder erledigen.
Sie können die Inbox auch besser organisieren, indem Sie verschiedene Abschnitte hinzufügen, wie z. B. Arbeit, Elternschaft oder mehr.
Was uns an der Benutzeroberfläche von Todoist gefällt, ist, dass die Schaltflächen für „Ansicht“ und „Optionen“ eine Menge leistungsstarker Funktionen wie mehrere Filtertypen, Sortieroptionen, Aktivitätsprotokolle, Kommentare usw. enthüllen.
Eine Funktion, die uns wirklich gefallen hat, war die Möglichkeit, mehrere Aufgaben auf einmal auszuwählen und sie durch Hinzufügen von Tags, Labels, Ändern von Prioritätsstufen oder Verschieben in verschiedene Projekte oder Abschnitte zu modifizieren.
Fast keine andere Aufgabenverwaltungs-App hat dies, sodass Sie Aufgaben einzeln bearbeiten müssen.
Insgesamt hat Todoist eine einfache Benutzeroberfläche, platziert seine Einstellungsoptionen aber elegant an mehreren relevanten Stellen.
Dies ermöglicht es Ihnen, Todoist in Ihrem eigenen Tempo zu lernen, ohne sich von der Anzahl der verfügbaren Einstellungen und Optionen überfordert zu fühlen.
Microsoft To Do Benutzerfreundlichkeit
Das größte Problem bei Microsoft To Do ist seine Benutzeroberfläche. Die meisten Aufgaben-Apps ermöglichen es Ihnen, eine Aufgabe direkt vom ersten Bildschirm aus zu sehen oder zu erstellen, wenn Sie die App öffnen.
Microsoft To Do macht die Dinge anders, und der erste Bildschirm, den Sie in der App sehen, zeigt Ihnen verschiedene Unterteilungen wie Mein Tag, Wichtig, Geplant usw.
Diese Unterteilungen verursachen jedes Mal Verwirrung, wenn Sie die App öffnen, da Sie jedes Mal ein oder zwei Sekunden damit verbringen, sich zu erinnern, was jeder Abschnitt tut oder wo sich eine Aufgabe befindet.
Ein weiteres Problem bei Microsoft To Do ist, dass viele gängige Aktionen im Vergleich zu konkurrierenden Apps zusätzliche Klicks, Taps oder Swipes erfordern.
Im Laufe der Zeit führt dies zu Frustration und lässt die Nutzung der App eher wie Arbeit anfühlen als wie ein Werkzeug, um Dinge schnell aufzuschreiben.
Zum Beispiel erfordert das Erstellen einer Aufgabe in Microsoft To Do zwei Klicks anstelle eines einzigen in den meisten anderen To-Do-Apps.
Dies liegt daran, dass Sie zuerst auf eine Aufgabenliste und dann auf den Button zum Hinzufügen einer Aufgabe klicken.
Organisation
Todoist Organisation
Todoist ermöglicht es Ihnen, Ihre Aufgaben auf vielfältige Weise zu organisieren:
- Inbox. Enthält alle Aufgaben und Abschnitte, die nicht zu einem Projekt gehören.
- Projekte: wie Arbeit, Schule, Familie usw.
- Abschnitte. Dies sind im Grunde Listen innerhalb von Projekten.
- Priorität: von 1 bis 4, wobei 1 am dringendsten ist.
- Labels: benutzerdefinierte Labels, die Sie jeder Aufgabe hinzufügen können.
- Unteraufgaben: eine große Aufgabe in mehrere kleinere Aufgaben unterteilen.
In anderen Aufgabenverwaltungs-Apps würde dieser Grad an Organisation die Navigation sehr erschweren. Dies liegt daran, dass Sie ständig zwischen verschiedenen Projekten, Abschnitten oder Labels wechseln müssten, um die gewünschten Aufgaben zu finden.
Todoist löst dieses Problem durch eine leistungsstarke Filterfunktion, mit der Sie mehrere Sortieroptionen in einem einzigen Filter kombinieren können.
Zum Beispiel können Sie einen Filter erstellen, der nur Aufgaben im Projekt Arbeit mit Priorität 1 abruft, die als „Berichte“ gekennzeichnet sind.
Diese Filterfunktion ist einzigartig bei Todoist und unglaublich nützlich für engagierte Benutzer, die ständig Dutzende von aktiven Aufgaben haben.
Schließlich gibt es auch eine Suchfunktion, die tief in den Einstellungen der App vergraben ist.
Microsoft To Do Organisation
Microsoft To Do bietet die folgenden Organisationsoptionen für Aufgaben:
- Gruppen
- Listen
- Mein Tag
Gruppen enthalten Listen, und Listen enthalten Aufgaben. „Mein Tag“ ist ein vorgefertigter Filter, der Aufgaben anzeigt, die innerhalb von 24-36 Stunden fällig sind.
Microsoft To Do hat keine Tagging-Funktion, was für einige Benutzer eine wertvolle Funktion sein kann, da sie ihnen hilft, ihre Aufgaben besser zu organisieren und zu filtern.
Ein weiteres großes fehlendes Feature sind Unteraufgaben. In Microsoft To Do können Sie eine Aufgabe in Schritte unterteilen, aber diese Schritte funktionieren meistens wie eine einfache Checkliste, anstatt als tatsächliche Aufgaben, die einer Hauptaufgabe untergeordnet sind.
In anderen To-Do-Apps haben Unteraufgaben die gleichen Funktionen wie reguläre Aufgaben: Erinnerungen, Labels, Prioritätskennzeichen, Beschreibungen, Dateianhänge usw.
Zum Auffinden von Aufgaben hat Microsoft To Do eine integrierte Suche, mit der Sie schnell zu Aufgaben oder Listen navigieren können. Wir mögen diese Funktion, sie ist sehr praktisch und überraschend selten bei Aufgabenverwaltungs-Apps.
Jede Aufgabenliste hat auch eine Sortierfunktion zum Organisieren von Aufgaben nach folgenden Kriterien: Wichtigkeit, Fälligkeitsdatum, Aufgaben im Abschnitt „Mein Tag“, alphabetisch oder nach Erstellungsdatum der Aufgabe.
Ein kleiner Kritikpunkt hier ist, dass Microsoft To Do keine einheitliche Aufgabenliste hat, die alle Ihre Aufgaben aus jeder Gruppe oder Liste enthält.
Das wäre schön gewesen, damit man alle seine aktiven Aufgaben an einem Ort sehen könnte, ohne ständig von einer Aufgabenliste zur anderen zu wechseln.
Planung und Erinnerungen
Todoist Planung und Erinnerungen
Mit Todoist können Sie einmalige Aufgaben planen oder Aufgaben, die sich in regelmäßigen Abständen wiederholen.
Bei wiederkehrenden Aufgaben können Sie sie in vielen verschiedenen Konfigurationen planen:
- Wiederholt sich jede Woche, aber nur freitags und samstags.
- Wiederholt sich alle 3 Monate.
- Wiederholt sich jeden Monat am selben Tag (z. B. am 10.).
- Wiederholt sich alle 2 Monate.
- Wiederholt sich alle 3 Wochen.
- Etc.
Die kostenpflichtige Version von Todoist fügt weitere sehr nützliche Erinnerungsfunktionen hinzu:
- Zusätzliche Erinnerungen für eine Aufgabe (die kostenlose Version erlaubt nur 1 Erinnerung pro Aufgabe)
- Fristen-Funktion (Deadline).
- Aufgabendauer für die Kalenderansicht.
- Standortbasierte Erinnerung.
Microsoft To Do Planung und Erinnerungen
In Microsoft To Do können Aufgaben sowohl eine Erinnerung als auch ein Fälligkeitsdatum haben. Die Fälligkeitsdatumsfunktion wird hauptsächlich verwendet, um Aufgaben nach Dringlichkeit und dem Zeitpunkt ihrer Fertigstellung zu organisieren.
Die Erinnerungsfunktion ermöglicht es Ihnen, einmalige oder wiederkehrende Aufgaben zu erstellen.
Erinnerungen für Aufgaben, die sich täglich oder wöchentlich wiederholen, funktionieren hervorragend. Wiederkehrende Erinnerungen für monatliche und jährliche Aufgaben sind jedoch etwas eingeschränkter.
Hier sind einige der Konfigurationen, in denen Sie eine Aufgabe in Microsoft To Do planen können:
- Jede Woche wiederholen, aber nur an bestimmten Tagen wie Mittwoch oder Dienstag.
- Alle 5 Wochen wiederholen, aber nur an bestimmten Tagen.
- Jeden Monat wiederholen, aber nur an einem bestimmten Kalendertag (zum Beispiel dem 3.).
Monatliche Erinnerungen könnten besser sein. Zum Beispiel ermöglichen Google Tasks oder Todoist es Ihnen, eine monatliche Erinnerung so anzupassen, dass Sie eine Benachrichtigung am ersten Montag des Monats, am letzten Dienstag des Monats oder an einem bestimmten Tag des Monats usw. erhalten.
Schließlich wäre es schön gewesen, wenn Microsoft To Do es Ihnen ermöglicht hätte, mehrere Erinnerungen an eine einzelne Aufgabe anzuhängen, wie z. B. 3 Stunden vorher, 2 Stunden vorher, zum Zeitpunkt der Aufgabe usw.
Kalender und andere Integrationen
Todoist Kalender und andere Integrationen
Derzeit integriert sich Todoist mit Google Kalender und Outlook Kalender, aber leider nicht mit dem Apple Kalender.
Dies ist ein Schmerzpunkt für iOS-Benutzer, aber es gibt bestimmte Umgehungslösungen dafür. Zum Beispiel können Sie den Google Kalender mit dem Apple Kalender synchronisieren.
Danach werden zu Google Kalender hinzugefügte Todoist-Aufgaben automatisch auch an den Apple Kalender weitergeleitet. Obwohl es nicht zu 100 % perfekt ist, sollte es in den meisten Situationen gut genug sein.
Allerdings hat Todoist einen großen Vorteil gegenüber der Konkurrenz, da es über 80 Integrationen mit vielen anderen Produktivitätsprogrammen hat.
Zum Beispiel kann sich Todoist integrieren mit:
- Notiz-Apps: Evernote, Capacities, Fireflies etc.
- Zeiterfassung: 2Day, Toggl, Flowmo etc.
- E-Mail: Gmail, Outlook, Spark, Airmail etc.
- Messaging: Slack, MS Teams.
- Und vielen anderen Integrationen.
Todoist hat so viele Integrationen, dass es fast garantiert ist, dass Sie mindestens eine finden, die Ihren Bedürfnissen entspricht.
Microsoft To Do Kalender und andere Integrationen
Ein Grund, Microsoft To Do zu verwenden, ist seine Integration in das Microsoft-Ökosystem, insbesondere mit Outlook und Microsoft Teams.
Das Problem ist, dass diese Integration nicht automatisch ist. Das Erstellen einer Aufgabe in Microsoft To Do und das Hinzufügen eines Fälligkeitsdatums und einer Erinnerung fügt sie nicht automatisch zum Outlook Kalender hinzu.
Wir haben dies etwas genauer untersucht und es stellt sich heraus, dass Sie Aufgaben manuell aus der Microsoft To Do-App in den Outlook Kalender kopieren/einfügen müssen, als ob wir im Jahr 2000 wären.
Die Integration mit anderen Kalendern wie Google Kalender oder iCal ist ebenfalls nicht direkt möglich, sondern erfordert komplexe Umgehungslösungen.
Insgesamt haben wir festgestellt, dass sich Microsoft To Do schlecht in Kalender integrieren lässt, einschließlich Microsofts eigenem Outlook Kalender.
KI-Funktionen und Integrationen
Todoist KI-Funktionen und Integrationen
Die kostenlose Version von Todoist hat keine Integration mit KI/LLMs wie ChatGPT oder Gemini.
Um eine KI-Integration zu erhalten, benötigen Sie ein kostenpflichtiges Abonnement, und selbst die KI-Funktion funktioniert nur in der Desktop-Version von Todoist (also nicht auf Android/iOS verfügbar).
Allerdings hat Todoist ein ausgezeichnetes System zur Verarbeitung natürlicher Sprache, was die Notwendigkeit einer KI-Integration größtenteils überflüssig macht.
Die Verarbeitung natürlicher Sprache ermöglicht es einem Benutzer, eine einzelne, zusammenhängende Textzeile einzugeben, die die App intelligent versteht und dann nicht nur den Aufgabentitel, sondern auch das Fälligkeitsdatum, das Projekt, die Labels und die Prioritätsstufe festlegt.
Microsoft To Do KI-Funktionen und Integrationen
Microsoft To Do hat keine in die App integrierten KI-Funktionen.
Allerdings bietet Microsoft einige grundlegende Funktionen zur Verarbeitung natürlicher Sprache (natural language processing) in den Windows- und iOS-Versionen der App an, die jedoch nur auf Englisch verfügbar sind.
Diese Funktion zur Verarbeitung natürlicher Sprache erkennt bestimmte Wörter wie „morgen“, „Freitag“ oder „23 Uhr“ und wandelt sie automatisch in Erinnerungen um.
Besondere oder einzigartige Funktionen
Todoist Besondere oder einzigartige Funktionen
Todoist hat viele interessante Funktionen in die App integriert. Hier sind diejenigen, die wir für am bemerkenswertesten halten:
- Verarbeitung natürlicher Sprache. Dies ermöglicht es Ihnen, Aufgaben einfach durch Schreiben dessen, was Sie benötigen, zu erstellen und zu planen, anstatt auf Schaltflächen zu klicken und durch Menüs zu navigieren.
- Leistungsstarke Filterfunktionen. Todoist hat die leistungsstärkste Filter- und Sortierfunktion aller von uns getesteten Aufgabenverwaltungs-Apps. Dies kann Benutzern, die tendenziell Dutzende oder Hunderte von aktiven Aufgaben haben, sehr helfen.
- Karma-Punktestand. Das Karma von Todoist verwandelt Produktivität in ein Spiel. Benutzer erhalten Punkte, wenn sie Aufgaben erledigen, verlieren aber Punkte, wenn Aufgaben überfällig sind. Wenn Benutzer Punkte sammeln, steigen sie durch acht verschiedene Karma-Stufen auf, beginnend bei „Anfänger“ (0-499 Punkte) und bis hin zu „Erleuchtet“ (50.000+ Punkte).
Microsoft To Do Besondere oder einzigartige Funktionen
Microsoft To Do unterscheidet sich von seinen Konkurrenten durch eine sehr spezielle Philosophie, wie Aufgaben erledigt werden sollten.
Unten sind die Funktionen aufgeführt, die es hervorheben:
- Die „Mein Tag“-Liste. Wir mögen diese Funktion, sie ermöglicht es Ihnen automatisch, Aufgaben anzuzeigen, die heute oder etwas später fällig sind. Sie ist einfach und übersichtlich.
- Integration in das Microsoft-Ökosystem. Wir wünschten, die Integration mit dem Outlook Kalender wäre besser gewesen, aber insgesamt ist dies ein großer Vorteil von Microsoft To Do.
- Gekennzeichnete E-Mail. Wenn Sie Outlook als Ihren hauptsächlichen E-Mail-Client verwenden, ermöglicht Ihnen diese Funktion, eine E-Mail zu kennzeichnen, und sie erscheint automatisch in Microsoft To Do als Aufgabe. Es ist eine großartige Funktion, die hilft, Ihre Aufgaben zu organisieren und Ihre E-Mails übersichtlicher macht.
Plattformübergreifende Kompatibilität
Todoist Plattformübergreifende Kompatibilität
Todoist kann auf den folgenden Plattformen heruntergeladen werden:
- Desktop/Laptops: Windows und macOS.
- Mobil: Android und iOS.
- Andere: Android- und iOS-Smartwatches.
Todoist hat auch Webversionen für Mobilgeräte und Desktops.
Microsoft To Do Plattformübergreifende Kompatibilität
Microsoft To Do kann auf den folgenden Plattformen heruntergeladen werden:
- Desktop/Laptops: Windows und macOS.
- Mobil: Android und iOS.
Microsoft To Do hat auch Webversionen für Mobilgeräte und Desktops.
Zusammenarbeit und Teilen
Todoist Zusammenarbeit und Teilen
Todoist verfügt über viele Kollaborationsfunktionen, sogar in der kostenlosen Version.
Um mit jemandem zusammenzuarbeiten, erstellen Sie ein Projekt, wie z. B. „Arbeit“, und laden dann jemand anderen ein, dieses Projekt zu bearbeiten.
Die kostenlose Version ermöglicht es Ihnen, 5 Projekte zu erstellen, und für jedes Projekt können Sie bis zu 5 Mitarbeiter einladen.
Todoist Business bietet viele gängige Projektmanagement-Funktionen wie: Teamprojekte, Aufgabenkommentare, Notizen, Datei-Uploads usw.
Allerdings kann Todoist Business Projektmanagement-Tools wie Trello oder Asana nicht vollständig ersetzen, da es viele wesentliche Funktionen wie Work Boards, Kanban-Ansichten, Gantt-Diagramme, Auslastungsansichten usw. nicht hat.
Todoist hat auch nicht viele leistungsstarke Automatisierungsfunktionen wie:
- Benachrichtigungen an bestimmte Personen senden, aber nur über bestimmte Kanäle.
- Echtzeit-Zusammenarbeit an bestimmten Dokumenten oder Projekten.
- Tiefe Integrationen mit CRMs wie HubSpot oder Salesforce usw.
Im Allgemeinen sollten die Kollaborationsfunktionen in Todoist für kleine Teams und Familien ausreichen, aber alles, was größer ist, erfordert ein dediziertes Projektmanagement-Tool.
Microsoft To Do Zusammenarbeit und Teilen
Microsoft To Do ermöglicht es Ihnen, mit anderen zusammenzuarbeiten, indem Sie Aufgabenlisten teilen, aber nur mit anderen Benutzern, die ein Microsoft-Konto haben.
Die Funktion ist jedoch auch ziemlich eingeschränkt, da Sie keine Kommentare hinterlassen oder Aufgaben verschiedenen Personen zuweisen können.
Wir haben festgestellt, dass die Funktion hauptsächlich für Familien oder kleine Projekte mit 2-3 Personen nützlich ist.
Microsoft To Do ist nur dann für die Zusammenarbeit sinnvoll, wenn Ihre Organisation oder Ihr Unternehmen Microsoft für den täglichen Betrieb verwendet. Apps wie Planner, Teams, Sharepoint oder Outlook funktionieren gut mit Microsoft To Do und ermöglichen es den Benutzern, Aufgaben direkt an die To-Do-App der Benutzer zu senden, zuzuweisen oder zu teilen.
Preise
Todoist Preise
Die kostenpflichtige Version von Todoist hat zwei verschiedene Abonnementpläne:
- Pro: 5$ pro Monat / 48$ jährlich (4 $ pro Monat).
- Business (pro Benutzer): 8$ pro Monat / 72$ pro Jahr (6 $ monatlich).
Die kostenpflichtige Version von Todoist schaltet zahlreiche Funktionen frei:
- 300 persönliche Projekte (die kostenlose Version hat 5).
- KI-Assistent.
- Fristen-Funktion.
- Benutzerdefinierte Erinnerungen. Möglichkeit, mehr Erinnerungen für jede Aufgabe hinzuzufügen.
- Fristen.
- Aufgabendauer.
- Team-Zusammenarbeit (für Business-Benutzer).
Microsoft To Do Preise
Microsoft To Do ist komplett kostenlos.