Todoist vs. Trello – Zusammenfassung
Für wen ist Todoist geeignet?
Todoist ist eine der funktionsreichsten To-Do-Apps, die derzeit verfügbar sind. Im Gegensatz zu anderen To-Do-Apps ist Todoist vollständig auf das Hinzufügen, Verwalten und Erledigen von Aufgaben ausgerichtet.
Im Gegensatz dazu kombinieren andere To-Do-Apps die Aufgabenverwaltung mit anderen Funktionen wie Habit Tracking oder Pomodoro-Timern.
Daher ist Todoist in erster Linie für Benutzer konzipiert, die eine To-Do-App mit möglichst vielen Funktionen wünschen.
Für wen ist Trello geeignet?
Trello ist eine Projektmanagement-App für Einzelpersonen und Unternehmen, die auf den Prinzipien von Kanban aufbaut.
Kanban ist eine Methode zur Arbeitsvisualisierung, bei der Sie die Arbeit in Boards organisieren und Aufgaben von Anfang bis Ende mehrere Boards durchlaufen müssen.
Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben eine Aufgabe namens „Küchentür reparieren“ und vier Kanban-Boards:
- Problem definieren.
- Anforderungen definieren.
- Lösung umsetzen.
- Qualitätssicherungstest.
Bei Kanban startet die Aufgabe „Küchentür reparieren“ im Board „Problem definieren“. Dort schreiben Sie auf, was genau repariert werden muss: die Scharniere, der Griff, der Türrahmen selbst usw.
Sobald das erledigt ist, verschieben Sie die Aufgabe in das Board „Anforderungen definieren“. Dort legen Sie fest, wie das Problem behoben werden kann: neue Scharniere besorgen, den Griff austauschen, den Türrahmen reparieren usw.
Die Aufgabe wandert dann zum Board „Lösung umsetzen“, wo Sie detailliert beschreiben, wie die Tür repariert wurde, und von dort zum „Qualitätssicherungstest“, wo Sie die Tür testen, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß repariert wurde.
Wenn Ihnen dieser Kanban-Prozess gefällt, dann ist Trello die richtige App für Sie. Obwohl es sich in erster Linie um eine Projektmanagement-App handelt, bietet die kostenlose Version eine Reihe von Funktionen, die man in traditionellen Aufgabenverwaltungs- und To-Do-Apps findet, wie z. B. Erinnerungen, das Erledigen von Aufgaben usw.
Benutzerfreundlichkeit
Todoist Benutzerfreundlichkeit
Die Benutzeroberfläche von Todoist ist übersichtlich und minimalistisch und zeigt nur wenige Schaltflächen und Navigationsmenüs.
Der erste Bildschirm, den Sie beim Öffnen der App sehen, heißt die „Inbox“. Von dort aus können Sie Aufgaben hinzufügen, bearbeiten oder erledigen.
Sie können die Inbox auch besser organisieren, indem Sie verschiedene Abschnitte hinzufügen, wie z. B. Arbeit, Elternschaft oder mehr.
Was uns an der Benutzeroberfläche von Todoist gefällt, ist, dass die Schaltflächen für „Ansicht“ und „Optionen“ eine Menge leistungsstarker Funktionen wie mehrere Filtertypen, Sortieroptionen, Aktivitätsprotokolle, Kommentare usw. enthüllen.
Eine Funktion, die uns wirklich gefallen hat, war die Möglichkeit, mehrere Aufgaben auf einmal auszuwählen und sie durch Hinzufügen von Tags, Labels, Ändern von Prioritätsstufen oder Verschieben in verschiedene Projekte oder Abschnitte zu modifizieren.
Fast keine andere Aufgabenverwaltungs-App hat dies, sodass Sie Aufgaben einzeln bearbeiten müssen.
Insgesamt hat Todoist eine einfache Benutzeroberfläche, platziert seine Einstellungsoptionen aber elegant an mehreren relevanten Stellen.
Dies ermöglicht es Ihnen, Todoist in Ihrem eigenen Tempo zu lernen, ohne sich von der Anzahl der verfügbaren Einstellungen und Optionen überfordert zu fühlen.
Trello Benutzerfreundlichkeit
Als Projektmanagement-App ist Trello funktionsreicher, aber im Vergleich zu persönlichen Aufgabenverwaltungs- und To-Do-Apps wie Todoist oder Google Tasks etwas komplizierter in der Anwendung.
Die richtige Nutzung von Trello erfordert eine anfängliche Zeitinvestition, um alles richtig einzurichten, aber auch das Erlernen, wie man ein Projektmanagement-Tool in sein Leben integriert.
Die Belohnung ist, dass Trello eine strukturiertere Art der Aufgaben- und Projektbearbeitung, ausgezeichnete Kollaborationsfunktionen und eine angenehme Benutzeroberfläche (UI) bietet, sobald Sie die Arbeitsphilosophie von Trello verstanden haben.
Organisation
Todoist Organisation
Todoist ermöglicht es Ihnen, Ihre Aufgaben auf vielfältige Weise zu organisieren:
- Inbox. Enthält alle Aufgaben und Abschnitte, die nicht zu einem Projekt gehören.
- Projekte: wie Arbeit, Schule, Familie usw.
- Abschnitte. Dies sind im Grunde Listen innerhalb von Projekten.
- Priorität: von 1 bis 4, wobei 1 am dringendsten ist.
- Labels: benutzerdefinierte Labels, die Sie jeder Aufgabe hinzufügen können.
- Unteraufgaben: eine große Aufgabe in mehrere kleinere Aufgaben unterteilen.
In anderen Aufgabenverwaltungs-Apps würde dieser Grad an Organisation die Navigation sehr erschweren. Dies liegt daran, dass Sie ständig zwischen verschiedenen Projekten, Abschnitten oder Labels wechseln müssten, um die gewünschten Aufgaben zu finden.
Todoist löst dieses Problem durch eine leistungsstarke Filterfunktion, mit der Sie mehrere Sortieroptionen in einem einzigen Filter kombinieren können.
Zum Beispiel können Sie einen Filter erstellen, der nur Aufgaben im Projekt Arbeit mit Priorität 1 abruft, die als „Berichte“ gekennzeichnet sind.
Diese Filterfunktion ist einzigartig bei Todoist und unglaublich nützlich für engagierte Benutzer, die ständig Dutzende von aktiven Aufgaben haben.
Schließlich gibt es auch eine Suchfunktion, die tief in den Einstellungen der App vergraben ist.
Trello Organisation
Die Benutzeroberfläche von Trello ist um Boards, Listen und Karten (Cards) aufgebaut. Eine Karte stellt eine tatsächliche Aufgabe dar, der Sie Informationen wie Fotos, Dokumente, Beschreibungen usw. hinzufügen können.
Ein Board enthält Listen, und Listen enthalten Karten.
Normalerweise sollen Boards bei Kanban darstellen, in welcher Arbeitsphase sich eine bestimmte Aufgabe befindet.
Trello ist jedoch recht flexibel, sodass Sie Boards genauso einfach so strukturieren können, dass sie dem Äquivalent einer Liste oder eines Projekts in traditionellen To-Do-Apps entsprechen.
Neben Boards und Karten können Sie in Trello auch Labels zu Karten (Aufgaben) hinzufügen.
Mit der Suchfunktion können Sie dann Karten danach filtern, was im Label steht.
Schließlich können Sie auch Checklisten zu Karten hinzufügen. Leider sind Checklisten in Trello recht eingeschränkt und haben nicht viele Funktionen, die man in Aufgabenverwaltungs-Apps wie Todoist findet:
- Checklisten-Elemente können keine individuellen Erinnerungen haben.
- Checklisten-Elemente haben kein eigenes Start- und Fälligkeitsdatum.
- Sie können keine Kommentare, Anhänge oder Beschreibungen zu Checklisten-Elementen hinzufügen.
Planung und Erinnerungen
Todoist Planung und Erinnerungen
Mit Todoist können Sie einmalige Aufgaben planen oder Aufgaben, die sich in regelmäßigen Abständen wiederholen.
Bei wiederkehrenden Aufgaben können Sie sie in vielen verschiedenen Konfigurationen planen:
- Wiederholt sich jede Woche, aber nur freitags und samstags.
- Wiederholt sich alle 3 Monate.
- Wiederholt sich jeden Monat am selben Tag (z. B. am 10.).
- Wiederholt sich alle 2 Monate.
- Wiederholt sich alle 3 Wochen.
- Etc.
Die kostenpflichtige Version von Todoist fügt weitere sehr nützliche Erinnerungsfunktionen hinzu:
- Zusätzliche Erinnerungen für eine Aufgabe (die kostenlose Version erlaubt nur 1 Erinnerung pro Aufgabe)
- Fristen-Funktion (Deadline).
- Aufgabendauer für die Kalenderansicht.
- Standortbasierte Erinnerung.
Trello Planung und Erinnerungen
In Trello können Karten (Aufgaben) ein Start- und ein Fälligkeitsdatum haben. Aufgabenerinnerungen werden nur ausgelöst, wenn der Karte ein Fälligkeitsdatum beigefügt ist. Sie sind auch auf nur eine Erinnerung pro Aufgabe beschränkt.
Mit den Standardeinstellungen können Sie in Trello nur einmalige Karten/Aufgaben erstellen, aber keine wiederkehrenden Aufgaben.
Sie können diese Funktion aktivieren, aber dazu müssen Sie die Desktop- oder Webversion aufrufen, das „Card Repeater“-Plugin aktivieren und dann eine Karte/Aufgabe so konfigurieren, dass sie sich in bestimmten Intervallen wiederholt.
Leider können Sie dies nur in der Desktop- oder Webversion tun, sodass Sie auf Mobilgeräten keine wiederkehrenden Aufgaben planen können.
Da wiederkehrende Aufgaben so umständlich in der Anwendung und nur auf Desktop-Benutzer beschränkt sind, sind wir der Meinung, dass Trello keine ordnungsgemäß funktionierende Funktion für wiederkehrende Aufgaben hat.
Kalender und andere Integrationen
Todoist Kalender und andere Integrationen
Derzeit integriert sich Todoist mit Google Kalender und Outlook Kalender, aber leider nicht mit dem Apple Kalender.
Dies ist ein Schmerzpunkt für iOS-Benutzer, aber es gibt bestimmte Umgehungslösungen dafür. Zum Beispiel können Sie den Google Kalender mit dem Apple Kalender synchronisieren.
Danach werden zu Google Kalender hinzugefügte Todoist-Aufgaben automatisch auch an den Apple Kalender weitergeleitet. Obwohl es nicht zu 100 % perfekt ist, sollte es in den meisten Situationen gut genug sein.
Allerdings hat Todoist einen großen Vorteil gegenüber der Konkurrenz, da es über 80 Integrationen mit vielen anderen Produktivitätsprogrammen hat.
Zum Beispiel kann sich Todoist integrieren mit:
- Notiz-Apps: Evernote, Capacities, Fireflies etc.
- Zeiterfassung: 2Day, Toggl, Flowmo etc.
- E-Mail: Gmail, Outlook, Spark, Airmail etc.
- Messaging: Slack, MS Teams.
- Und vielen anderen Integrationen.
Todoist hat so viele Integrationen, dass es fast garantiert ist, dass Sie mindestens eine finden, die Ihren Bedürfnissen entspricht.
Trello Kalender und andere Integrationen
Trello hat keine kostenlosen nativen Integrationen für die Google- oder Outlook-Kalender-Apps.
Stattdessen handelt es sich um ein kostenpflichtiges Plugin, das Sie in der Web- oder Desktopversion von Trello aktivieren müssen.
Tatsächlich ist dies ein häufiges Problem bei Trello. Eine große Anzahl von Trello-Funktionen muss zuerst von der Desktop- oder Webversion aus aktiviert werden, aber selbst dann funktioniert es möglicherweise nicht auf der mobilen Version von Trello.
Die meisten dieser Plugins sind ebenfalls kostenpflichtig, das müssen Sie berücksichtigen.
Trello hat jedoch so viele Plugins verfügbar, dass Sie neue Funktionen personalisieren und hinzufügen können, die in anderen To-Do- oder Aufgabenverwaltungs-Apps möglicherweise nicht verfügbar sind.
KI-Funktionen und Integrationen
Todoist KI-Funktionen und Integrationen
Die kostenlose Version von Todoist hat keine Integration mit KI/LLMs wie ChatGPT oder Gemini.
Um eine KI-Integration zu erhalten, benötigen Sie ein kostenpflichtiges Abonnement, und selbst die KI-Funktion funktioniert nur in der Desktop-Version von Todoist (also nicht auf Android/iOS verfügbar).
Allerdings hat Todoist ein ausgezeichnetes System zur Verarbeitung natürlicher Sprache, was die Notwendigkeit einer KI-Integration größtenteils überflüssig macht.
Die Verarbeitung natürlicher Sprache ermöglicht es einem Benutzer, eine einzelne, zusammenhängende Textzeile einzugeben, die die App intelligent versteht und dann nicht nur den Aufgabentitel, sondern auch das Fälligkeitsdatum, das Projekt, die Labels und die Prioritätsstufe festlegt.
Trello KI-Funktionen und Integrationen
Die kostenlose Version von Trello hat keine in die App integrierten KI-Funktionen.
Sie müssen den monatlichen 10-Dollar-Plan abonnieren, um Zugang zu KI und anderen Funktionen zu erhalten. Oder Sie können eines der verschiedenen KI-Plugins ausprobieren, die in der Trello-Plugin-Liste verfügbar sind.
Schließlich hat Trello keine Funktionen zur Verarbeitung natürlicher Sprache, die geschriebene Sätze in Karten, Erinnerungen usw. umwandeln können.
Besondere oder einzigartige Funktionen
Todoist Besondere oder einzigartige Funktionen
Todoist hat viele interessante Funktionen in die App integriert. Hier sind diejenigen, die wir für am bemerkenswertesten halten:
- Verarbeitung natürlicher Sprache. Dies ermöglicht es Ihnen, Aufgaben einfach durch Schreiben dessen, was Sie benötigen, zu erstellen und zu planen, anstatt auf Schaltflächen zu klicken und durch Menüs zu navigieren.
- Leistungsstarke Filterfunktionen. Todoist hat die leistungsstärkste Filter- und Sortierfunktion aller von uns getesteten Aufgabenverwaltungs-Apps. Dies kann Benutzern, die tendenziell Dutzende oder Hunderte von aktiven Aufgaben haben, sehr helfen.
- Karma-Punktestand. Das Karma von Todoist verwandelt Produktivität in ein Spiel. Benutzer erhalten Punkte, wenn sie Aufgaben erledigen, verlieren aber Punkte, wenn Aufgaben überfällig sind. Wenn Benutzer Punkte sammeln, steigen sie durch acht verschiedene Karma-Stufen auf, beginnend bei „Anfänger“ (0-499 Punkte) und bis hin zu „Erleuchtet“ (50.000+ Punkte).
Trello Besondere oder einzigartige Funktionen
Trello ist eine alte und sehr funktionsreiche Projektmanagement-App, die viele einzigartige Funktionen für die richtigen Benutzer hat.
Hier sind die Funktionen, die es unserer Meinung nach auszeichnen:
- Intuitive Kanban-Benutzeroberfläche. Viele andere Aufgaben- oder Projektmanagement-Apps haben Kanban-Funktionen integriert, aber unserer Meinung nach setzt Trello Kanban immer noch besser um als alle anderen.
- Plugins und Ökosystem. Wenn Sie möchten, dass Trello eine bestimmte Aufgabe erledigt, ist es fast sicher, dass Sie ein Plugin dafür finden können.
Plattformübergreifende Kompatibilität
Todoist Plattformübergreifende Kompatibilität
Todoist kann auf den folgenden Plattformen heruntergeladen werden:
- Desktop/Laptops: Windows und macOS.
- Mobil: Android und iOS.
- Andere: Android- und iOS-Smartwatches.
Todoist hat auch Webversionen für Mobilgeräte und Desktops.
Trello Plattformübergreifende Kompatibilität
Trello kann auf den folgenden Plattformen heruntergeladen werden:
- Desktop/Laptops: Windows und macOS.
- Mobil: Android und iOS.
- Webversionen für Mobilgeräte und Desktops.
Zusammenarbeit und Teilen
Todoist Zusammenarbeit und Teilen
Todoist verfügt über viele Kollaborationsfunktionen, sogar in der kostenlosen Version.
Um mit jemandem zusammenzuarbeiten, erstellen Sie ein Projekt, wie z. B. „Arbeit“, und laden dann jemand anderen ein, dieses Projekt zu bearbeiten.
Die kostenlose Version ermöglicht es Ihnen, 5 Projekte zu erstellen, und für jedes Projekt können Sie bis zu 5 Mitarbeiter einladen.
Todoist Business bietet viele gängige Projektmanagement-Funktionen wie: Teamprojekte, Aufgabenkommentare, Notizen, Datei-Uploads usw.
Allerdings kann Todoist Business Projektmanagement-Tools wie Trello oder Asana nicht vollständig ersetzen, da es viele wesentliche Funktionen wie Work Boards, Kanban-Ansichten, Gantt-Diagramme, Auslastungsansichten usw. nicht hat.
Todoist hat auch nicht viele leistungsstarke Automatisierungsfunktionen wie:
- Benachrichtigungen an bestimmte Personen senden, aber nur über bestimmte Kanäle.
- Echtzeit-Zusammenarbeit an bestimmten Dokumenten oder Projekten.
- Tiefe Integrationen mit CRMs wie HubSpot oder Salesforce usw.
Im Allgemeinen sollten die Kollaborationsfunktionen in Todoist für kleine Teams und Familien ausreichen, aber alles, was größer ist, erfordert ein dediziertes Projektmanagement-Tool.
Trello Zusammenarbeit und Teilen
Trello ist vollständig auf die Zusammenarbeit mit anderen ausgerichtet und verfügt über ausgezeichnete Kollaborationsfunktionen.
Zu Beginn können Sie sogar jemandem Zugang zu Ihrem gesamten Workspace geben (der alle Ihre Boards und Karten enthält).
Wenn das zu viel klingt, können Sie sie einladen, nur auf ein bestimmtes Board zuzugreifen. Von dort aus kann die andere Person Kommentare hinterlassen, Aufgaben erstellen, Dateien anhängen usw.
Als Board-Inhaber können Sie auch Karten anderen Personen zuweisen oder Änderungen genehmigen/ablehnen.
Die kostenlose Version von Trello erlaubt bis zu 10 Mitarbeiter pro Workspace, was für Familien und kleine Unternehmen ausreichen sollte.
Preise
Todoist Preise
Die kostenpflichtige Version von Todoist hat zwei verschiedene Abonnementpläne:
- Pro: 5$ pro Monat / 48$ jährlich (4 $ pro Monat).
- Business (pro Benutzer): 8$ pro Monat / 72$ pro Jahr (6 $ monatlich).
Die kostenpflichtige Version von Todoist schaltet zahlreiche Funktionen frei:
- 300 persönliche Projekte (die kostenlose Version hat 5).
- KI-Assistent.
- Fristen-Funktion.
- Benutzerdefinierte Erinnerungen. Möglichkeit, mehr Erinnerungen für jede Aufgabe hinzuzufügen.
- Fristen.
- Aufgabendauer.
- Team-Zusammenarbeit (für Business-Benutzer).
Trello Preise
Trello hat eine sehr gute kostenlose Version, aber die kostenpflichtigen Pläne schalten noch mehr Funktionen frei.
Für Einzelbenutzer bietet Trello einen Standard-Plan (5$ pro Monat) und einen Premium−Plan (10$ pro Monat).
Einige der durch die Zahlung freigeschalteten Funktionen umfassen: native KI-Integration, benutzerdefinierte Felder, Listenfarben, Hochladen von Dateien bis zu 250 MB, verschiedene Ansichten: Kalender, Timeline, Tabelle, Karte usw.