Trello vs. Microsoft To Do – Zusammenfassung
Für wen ist Trello geeignet?
Trello ist eine Projektmanagement-App für Einzelpersonen und Unternehmen, die auf den Prinzipien von Kanban aufbaut.
Kanban ist eine Methode zur Arbeitsvisualisierung, bei der Sie die Arbeit in Boards organisieren und Aufgaben von Anfang bis Ende mehrere Boards durchlaufen müssen.
Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben eine Aufgabe namens „Küchentür reparieren“ und vier Kanban-Boards:
- Problem definieren.
- Anforderungen definieren.
- Lösung umsetzen.
- Qualitätssicherungstest.
Bei Kanban startet die Aufgabe „Küchentür reparieren“ im Board „Problem definieren“. Dort schreiben Sie auf, was genau repariert werden muss: die Scharniere, der Griff, der Türrahmen selbst usw.
Sobald das erledigt ist, verschieben Sie die Aufgabe in das Board „Anforderungen definieren“. Dort legen Sie fest, wie das Problem behoben werden kann: neue Scharniere besorgen, den Griff austauschen, den Türrahmen reparieren usw.
Die Aufgabe wandert dann zum Board „Lösung umsetzen“, wo Sie detailliert beschreiben, wie die Tür repariert wurde, und von dort zum „Qualitätssicherungstest“, wo Sie die Tür testen, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß repariert wurde.
Wenn Ihnen dieser Kanban-Prozess gefällt, dann ist Trello die richtige App für Sie. Obwohl es sich in erster Linie um eine Projektmanagement-App handelt, bietet die kostenlose Version eine Reihe von Funktionen, die man in traditionellen Aufgabenverwaltungs- und To-Do-Apps findet, wie z. B. Erinnerungen, das Erledigen von Aufgaben usw.
Für wen ist Microsoft To Do geeignet?
Microsoft To Do ist eine komplett kostenlose Aufgabenverwaltungs-App mit einer anständigen Anzahl an Funktionen, aber mit dem Hinweis, dass Microsoft To Do auf eine bestimmte Weise verwendet werden möchte. Dies kann eine gute oder eine schlechte Sache sein, je nachdem, ob Ihre Bedürfnisse zu dem passen, was Microsoft To Do bieten kann.
Microsoft To Do ist auch in das Microsoft Software-Ökosystem integriert, aber unserer Erfahrung nach ist diese Integration nicht so gut wie die von Google Tasks in das Google-Ökosystem.
Leider ist die Benutzeroberfläche nicht so einfach zu bedienen wie bei anderen To-Do-Apps. Allein aus diesem Grund denken wir, dass nur Personen und Organisationen, die tief in das Microsoft-Ökosystem integriert sind, diese App nutzen sollten.
Benutzerfreundlichkeit
Trello Benutzerfreundlichkeit
Als Projektmanagement-App ist Trello funktionsreicher, aber im Vergleich zu persönlichen Aufgabenverwaltungs- und To-Do-Apps wie Todoist oder Google Tasks etwas komplizierter in der Anwendung.
Die richtige Nutzung von Trello erfordert eine anfängliche Zeitinvestition, um alles richtig einzurichten, aber auch das Erlernen, wie man ein Projektmanagement-Tool in sein Leben integriert.
Die Belohnung ist, dass Trello eine strukturiertere Art der Aufgaben- und Projektbearbeitung, ausgezeichnete Kollaborationsfunktionen und eine angenehme Benutzeroberfläche (UI) bietet, sobald Sie die Arbeitsphilosophie von Trello verstanden haben.
Microsoft To Do Benutzerfreundlichkeit
Das größte Problem bei Microsoft To Do ist seine Benutzeroberfläche. Die meisten Aufgaben-Apps ermöglichen es Ihnen, eine Aufgabe direkt vom ersten Bildschirm aus zu sehen oder zu erstellen, wenn Sie die App öffnen.
Microsoft To Do macht die Dinge anders, und der erste Bildschirm, den Sie in der App sehen, zeigt Ihnen verschiedene Unterteilungen wie Mein Tag, Wichtig, Geplant usw.
Diese Unterteilungen verursachen jedes Mal Verwirrung, wenn Sie die App öffnen, da Sie jedes Mal ein oder zwei Sekunden damit verbringen, sich zu erinnern, was jeder Abschnitt tut oder wo sich eine Aufgabe befindet.
Ein weiteres Problem bei Microsoft To Do ist, dass viele gängige Aktionen im Vergleich zu konkurrierenden Apps zusätzliche Klicks, Taps oder Swipes erfordern.
Im Laufe der Zeit führt dies zu Frustration und lässt die Nutzung der App eher wie Arbeit anfühlen als wie ein Werkzeug, um Dinge schnell aufzuschreiben.
Zum Beispiel erfordert das Erstellen einer Aufgabe in Microsoft To Do zwei Klicks anstelle eines einzigen in den meisten anderen To-Do-Apps.
Dies liegt daran, dass Sie zuerst auf eine Aufgabenliste und dann auf den Button zum Hinzufügen einer Aufgabe klicken.
Organisation
Trello Organisation
Die Benutzeroberfläche von Trello ist um Boards, Listen und Karten (Cards) aufgebaut. Eine Karte stellt eine tatsächliche Aufgabe dar, der Sie Informationen wie Fotos, Dokumente, Beschreibungen usw. hinzufügen können.
Ein Board enthält Listen, und Listen enthalten Karten.
Normalerweise sollen Boards bei Kanban darstellen, in welcher Arbeitsphase sich eine bestimmte Aufgabe befindet.
Trello ist jedoch recht flexibel, sodass Sie Boards genauso einfach so strukturieren können, dass sie dem Äquivalent einer Liste oder eines Projekts in traditionellen To-Do-Apps entsprechen.
Neben Boards und Karten können Sie in Trello auch Labels zu Karten (Aufgaben) hinzufügen.
Mit der Suchfunktion können Sie dann Karten danach filtern, was im Label steht.
Schließlich können Sie auch Checklisten zu Karten hinzufügen. Leider sind Checklisten in Trello recht eingeschränkt und haben nicht viele Funktionen, die man in Aufgabenverwaltungs-Apps wie Todoist findet:
- Checklisten-Elemente können keine individuellen Erinnerungen haben.
- Checklisten-Elemente haben kein eigenes Start- und Fälligkeitsdatum.
- Sie können keine Kommentare, Anhänge oder Beschreibungen zu Checklisten-Elementen hinzufügen.
Microsoft To Do Organisation
Microsoft To Do bietet die folgenden Organisationsoptionen für Aufgaben:
- Gruppen
- Listen
- Mein Tag
Gruppen enthalten Listen, und Listen enthalten Aufgaben. „Mein Tag“ ist ein vorgefertigter Filter, der Aufgaben anzeigt, die innerhalb von 24-36 Stunden fällig sind.
Microsoft To Do hat keine Tagging-Funktion, was für einige Benutzer eine wertvolle Funktion sein kann, da sie ihnen hilft, ihre Aufgaben besser zu organisieren und zu filtern.
Ein weiteres großes fehlendes Feature sind Unteraufgaben. In Microsoft To Do können Sie eine Aufgabe in Schritte unterteilen, aber diese Schritte funktionieren meistens wie eine einfache Checkliste, anstatt als tatsächliche Aufgaben, die einer Hauptaufgabe untergeordnet sind.
In anderen To-Do-Apps haben Unteraufgaben die gleichen Funktionen wie reguläre Aufgaben: Erinnerungen, Labels, Prioritätskennzeichen, Beschreibungen, Dateianhänge usw.
Zum Auffinden von Aufgaben hat Microsoft To Do eine integrierte Suche, mit der Sie schnell zu Aufgaben oder Listen navigieren können. Wir mögen diese Funktion, sie ist sehr praktisch und überraschend selten bei Aufgabenverwaltungs-Apps.
Jede Aufgabenliste hat auch eine Sortierfunktion zum Organisieren von Aufgaben nach folgenden Kriterien: Wichtigkeit, Fälligkeitsdatum, Aufgaben im Abschnitt „Mein Tag“, alphabetisch oder nach Erstellungsdatum der Aufgabe.
Ein kleiner Kritikpunkt hier ist, dass Microsoft To Do keine einheitliche Aufgabenliste hat, die alle Ihre Aufgaben aus jeder Gruppe oder Liste enthält.
Das wäre schön gewesen, damit man alle seine aktiven Aufgaben an einem Ort sehen könnte, ohne ständig von einer Aufgabenliste zur anderen zu wechseln.
Planung und Erinnerungen
Trello Planung und Erinnerungen
In Trello können Karten (Aufgaben) ein Start- und ein Fälligkeitsdatum haben. Aufgabenerinnerungen werden nur ausgelöst, wenn der Karte ein Fälligkeitsdatum beigefügt ist. Sie sind auch auf nur eine Erinnerung pro Aufgabe beschränkt.
Mit den Standardeinstellungen können Sie in Trello nur einmalige Karten/Aufgaben erstellen, aber keine wiederkehrenden Aufgaben.
Sie können diese Funktion aktivieren, aber dazu müssen Sie die Desktop- oder Webversion aufrufen, das „Card Repeater“-Plugin aktivieren und dann eine Karte/Aufgabe so konfigurieren, dass sie sich in bestimmten Intervallen wiederholt.
Leider können Sie dies nur in der Desktop- oder Webversion tun, sodass Sie auf Mobilgeräten keine wiederkehrenden Aufgaben planen können.
Da wiederkehrende Aufgaben so umständlich in der Anwendung und nur auf Desktop-Benutzer beschränkt sind, sind wir der Meinung, dass Trello keine ordnungsgemäß funktionierende Funktion für wiederkehrende Aufgaben hat.
Microsoft To Do Planung und Erinnerungen
In Microsoft To Do können Aufgaben sowohl eine Erinnerung als auch ein Fälligkeitsdatum haben. Die Fälligkeitsdatumsfunktion wird hauptsächlich verwendet, um Aufgaben nach Dringlichkeit und dem Zeitpunkt ihrer Fertigstellung zu organisieren.
Die Erinnerungsfunktion ermöglicht es Ihnen, einmalige oder wiederkehrende Aufgaben zu erstellen.
Erinnerungen für Aufgaben, die sich täglich oder wöchentlich wiederholen, funktionieren hervorragend. Wiederkehrende Erinnerungen für monatliche und jährliche Aufgaben sind jedoch etwas eingeschränkter.
Hier sind einige der Konfigurationen, in denen Sie eine Aufgabe in Microsoft To Do planen können:
- Jede Woche wiederholen, aber nur an bestimmten Tagen wie Mittwoch oder Dienstag.
- Alle 5 Wochen wiederholen, aber nur an bestimmten Tagen.
- Jeden Monat wiederholen, aber nur an einem bestimmten Kalendertag (zum Beispiel dem 3.).
Monatliche Erinnerungen könnten besser sein. Zum Beispiel ermöglichen Google Tasks oder Todoist es Ihnen, eine monatliche Erinnerung so anzupassen, dass Sie eine Benachrichtigung am ersten Montag des Monats, am letzten Dienstag des Monats oder an einem bestimmten Tag des Monats usw. erhalten.
Schließlich wäre es schön gewesen, wenn Microsoft To Do es Ihnen ermöglicht hätte, mehrere Erinnerungen an eine einzelne Aufgabe anzuhängen, wie z. B. 3 Stunden vorher, 2 Stunden vorher, zum Zeitpunkt der Aufgabe usw.
Kalender und andere Integrationen
Trello Kalender und andere Integrationen
Trello hat keine kostenlosen nativen Integrationen für die Google- oder Outlook-Kalender-Apps.
Stattdessen handelt es sich um ein kostenpflichtiges Plugin, das Sie in der Web- oder Desktopversion von Trello aktivieren müssen.
Tatsächlich ist dies ein häufiges Problem bei Trello. Eine große Anzahl von Trello-Funktionen muss zuerst von der Desktop- oder Webversion aus aktiviert werden, aber selbst dann funktioniert es möglicherweise nicht auf der mobilen Version von Trello.
Die meisten dieser Plugins sind ebenfalls kostenpflichtig, das müssen Sie berücksichtigen.
Trello hat jedoch so viele Plugins verfügbar, dass Sie neue Funktionen personalisieren und hinzufügen können, die in anderen To-Do- oder Aufgabenverwaltungs-Apps möglicherweise nicht verfügbar sind.
Microsoft To Do Kalender und andere Integrationen
Ein Grund, Microsoft To Do zu verwenden, ist seine Integration in das Microsoft-Ökosystem, insbesondere mit Outlook und Microsoft Teams.
Das Problem ist, dass diese Integration nicht automatisch ist. Das Erstellen einer Aufgabe in Microsoft To Do und das Hinzufügen eines Fälligkeitsdatums und einer Erinnerung fügt sie nicht automatisch zum Outlook Kalender hinzu.
Wir haben dies etwas genauer untersucht und es stellt sich heraus, dass Sie Aufgaben manuell aus der Microsoft To Do-App in den Outlook Kalender kopieren/einfügen müssen, als ob wir im Jahr 2000 wären.
Die Integration mit anderen Kalendern wie Google Kalender oder iCal ist ebenfalls nicht direkt möglich, sondern erfordert komplexe Umgehungslösungen.
Insgesamt haben wir festgestellt, dass sich Microsoft To Do schlecht in Kalender integrieren lässt, einschließlich Microsofts eigenem Outlook Kalender.
KI-Funktionen und Integrationen
Trello KI-Funktionen und Integrationen
Die kostenlose Version von Trello hat keine in die App integrierten KI-Funktionen.
Sie müssen den monatlichen 10-Dollar-Plan abonnieren, um Zugang zu KI und anderen Funktionen zu erhalten. Oder Sie können eines der verschiedenen KI-Plugins ausprobieren, die in der Trello-Plugin-Liste verfügbar sind.
Schließlich hat Trello keine Funktionen zur Verarbeitung natürlicher Sprache, die geschriebene Sätze in Karten, Erinnerungen usw. umwandeln können.
Microsoft To Do KI-Funktionen und Integrationen
Microsoft To Do hat keine in die App integrierten KI-Funktionen.
Allerdings bietet Microsoft einige grundlegende Funktionen zur Verarbeitung natürlicher Sprache (natural language processing) in den Windows- und iOS-Versionen der App an, die jedoch nur auf Englisch verfügbar sind.
Diese Funktion zur Verarbeitung natürlicher Sprache erkennt bestimmte Wörter wie „morgen“, „Freitag“ oder „23 Uhr“ und wandelt sie automatisch in Erinnerungen um.
Besondere oder einzigartige Funktionen
Trello Besondere oder einzigartige Funktionen
Trello ist eine alte und sehr funktionsreiche Projektmanagement-App, die viele einzigartige Funktionen für die richtigen Benutzer hat.
Hier sind die Funktionen, die es unserer Meinung nach auszeichnen:
- Intuitive Kanban-Benutzeroberfläche. Viele andere Aufgaben- oder Projektmanagement-Apps haben Kanban-Funktionen integriert, aber unserer Meinung nach setzt Trello Kanban immer noch besser um als alle anderen.
- Plugins und Ökosystem. Wenn Sie möchten, dass Trello eine bestimmte Aufgabe erledigt, ist es fast sicher, dass Sie ein Plugin dafür finden können.
Microsoft To Do Besondere oder einzigartige Funktionen
Microsoft To Do unterscheidet sich von seinen Konkurrenten durch eine sehr spezielle Philosophie, wie Aufgaben erledigt werden sollten.
Unten sind die Funktionen aufgeführt, die es hervorheben:
- Die „Mein Tag“-Liste. Wir mögen diese Funktion, sie ermöglicht es Ihnen automatisch, Aufgaben anzuzeigen, die heute oder etwas später fällig sind. Sie ist einfach und übersichtlich.
- Integration in das Microsoft-Ökosystem. Wir wünschten, die Integration mit dem Outlook Kalender wäre besser gewesen, aber insgesamt ist dies ein großer Vorteil von Microsoft To Do.
- Gekennzeichnete E-Mail. Wenn Sie Outlook als Ihren hauptsächlichen E-Mail-Client verwenden, ermöglicht Ihnen diese Funktion, eine E-Mail zu kennzeichnen, und sie erscheint automatisch in Microsoft To Do als Aufgabe. Es ist eine großartige Funktion, die hilft, Ihre Aufgaben zu organisieren und Ihre E-Mails übersichtlicher macht.
Plattformübergreifende Kompatibilität
Trello Plattformübergreifende Kompatibilität
Trello kann auf den folgenden Plattformen heruntergeladen werden:
- Desktop/Laptops: Windows und macOS.
- Mobil: Android und iOS.
- Webversionen für Mobilgeräte und Desktops.
Microsoft To Do Plattformübergreifende Kompatibilität
Microsoft To Do kann auf den folgenden Plattformen heruntergeladen werden:
- Desktop/Laptops: Windows und macOS.
- Mobil: Android und iOS.
Microsoft To Do hat auch Webversionen für Mobilgeräte und Desktops.
Zusammenarbeit und Teilen
Trello Zusammenarbeit und Teilen
Trello ist vollständig auf die Zusammenarbeit mit anderen ausgerichtet und verfügt über ausgezeichnete Kollaborationsfunktionen.
Zu Beginn können Sie sogar jemandem Zugang zu Ihrem gesamten Workspace geben (der alle Ihre Boards und Karten enthält).
Wenn das zu viel klingt, können Sie sie einladen, nur auf ein bestimmtes Board zuzugreifen. Von dort aus kann die andere Person Kommentare hinterlassen, Aufgaben erstellen, Dateien anhängen usw.
Als Board-Inhaber können Sie auch Karten anderen Personen zuweisen oder Änderungen genehmigen/ablehnen.
Die kostenlose Version von Trello erlaubt bis zu 10 Mitarbeiter pro Workspace, was für Familien und kleine Unternehmen ausreichen sollte.
Microsoft To Do Zusammenarbeit und Teilen
Microsoft To Do ermöglicht es Ihnen, mit anderen zusammenzuarbeiten, indem Sie Aufgabenlisten teilen, aber nur mit anderen Benutzern, die ein Microsoft-Konto haben.
Die Funktion ist jedoch auch ziemlich eingeschränkt, da Sie keine Kommentare hinterlassen oder Aufgaben verschiedenen Personen zuweisen können.
Wir haben festgestellt, dass die Funktion hauptsächlich für Familien oder kleine Projekte mit 2-3 Personen nützlich ist.
Microsoft To Do ist nur dann für die Zusammenarbeit sinnvoll, wenn Ihre Organisation oder Ihr Unternehmen Microsoft für den täglichen Betrieb verwendet. Apps wie Planner, Teams, Sharepoint oder Outlook funktionieren gut mit Microsoft To Do und ermöglichen es den Benutzern, Aufgaben direkt an die To-Do-App der Benutzer zu senden, zuzuweisen oder zu teilen.
Preise
Trello Preise
Trello hat eine sehr gute kostenlose Version, aber die kostenpflichtigen Pläne schalten noch mehr Funktionen frei.
Für Einzelbenutzer bietet Trello einen Standard-Plan (5$ pro Monat) und einen Premium−Plan (10$ pro Monat).
Einige der durch die Zahlung freigeschalteten Funktionen umfassen: native KI-Integration, benutzerdefinierte Felder, Listenfarben, Hochladen von Dateien bis zu 250 MB, verschiedene Ansichten: Kalender, Timeline, Tabelle, Karte usw.
Microsoft To Do Preise
Microsoft To Do ist komplett kostenlos.