Google Tasks vs Microsoft To Do: ¿Qué app es mejor (2025)

Google Tasks vs. Microsoft To Do: Resumen

¿Para quién es Google Tasks?

Google Tasks es una app de gestión de tareas que es simultáneamente extremadamente fácil de usar, pero también muy simple y limitada en las funciones que ofrece. Sin embargo, tiene una excelente integración con Google Calendar.

Esta facilidad de uso y sus funciones limitadas hacen que Google Tasks sea perfecto para los usuarios que solo necesitan una app donde puedan anotar una tarea, establecer un recordatorio y tenerla sincronizada con Google Calendar.

A cambio de esta simplicidad, los usuarios sacrifican varias funciones como la personalización, la colaboración, las vistas de calendario complejas, la organización y los filtros, etc.

¿Para quién es Microsoft To Do?

Microsoft To Do es una app de gestión de tareas completamente gratuita con un número decente de funciones, pero con la mención de que Microsoft To Do quiere ser utilizada de una cierta manera. Esto puede ser algo bueno o malo, dependiendo de si tus necesidades se ajustan a lo que Microsoft To Do puede ofrecer.

Microsoft To Do también está integrada con el ecosistema de software de Microsoft, pero en nuestra experiencia esta integración no es tan buena como la de Google Tasks en el ecosistema de Google.

Desafortunadamente, la interfaz no es tan simple de usar como otras apps de listas de tareas. Solo por este hecho, creemos que solo las personas y organizaciones que están profundamente integradas en el ecosistema de Microsoft deberían usar esta app.

Facilidad de uso

Google Tasks facilidad de uso

Google Tasks es probablemente una de las apps de gestión de tareas más fáciles de usar disponibles actualmente.

Abres la app y todo lo que ves es una pantalla simple donde ves:

Tus listas de tareas.
Tareas favoritas.
Un botón de Añadir tarea.
Tareas completadas.

Eso es todo.

Sin funciones de etiquetado (tagging), sin colaboración, sin vista de calendario, sin filtros, etc. Google Tasks ni siquiera tiene un botón de Ajustes.

A nivel psicológico, esto hace que Google Tasks se sienta muy poco estresante, ya que abrir y usar la app no se siente como un trabajo.

Microsoft To Do facilidad de uso

El mayor problema de Microsoft To Do es su interfaz de usuario. La mayoría de las apps de tareas te permiten ver o crear una tarea desde la primera pantalla al abrir la app.

Microsoft To Do hace las cosas de manera diferente, y la primera pantalla que ves en la app te muestra varias subdivisiones como Mi día, Importante, Planeado, etc.

Estas subdivisiones causan confusión cada vez que abres la app, ya que pasas uno o dos segundos cada vez tratando de recordar qué hace cada sección o dónde se encuentra una tarea.

Otro problema con Microsoft To Do es que muchas acciones comunes requieren clics, toques o deslizamientos

adicionales en comparación con las apps de la competencia.

Con el tiempo, esto crea frustración y hace que usar la app se sienta como un trabajo en lugar de como una herramienta para anotar cosas rápidamente.

Por ejemplo, crear una tarea requiere dos clics en Microsoft To Do en lugar de uno solo en la mayoría de las otras apps de listas de tareas.

Esto se debe a que primero haces clic en una lista de tareas y luego en el botón de añadir tarea.

Organización

Google Tasks organización

Google Tasks te permite organizar tareas de 3 maneras:

Listas
Subtareas.
Tareas guardadas en Favoritos.

La ausencia de una función de etiquetado (tagging) es muy notable, ya que muchos usuarios dependen de esa función para ordenar y organizar mejor sus tareas.

Sin embargo, puedes guardar ciertas tareas en una lista de Favoritos que puede contener tareas de todas tus listas.

Google Tasks te permite crear subtareas para cada tarea. Sin embargo, la app no te permite crear una cadena de subtareas.

Por ejemplo, en Todoist y TickTick, puedes adjuntar una subtarea a una subtarea, y luego otra subtarea a esa subtarea.

En Google Tasks, esto no es posible y solo puedes tener una organización de tarea principal/subtarea.

Sin embargo, y muy importante, las subtareas en Google Tasks funcionan como tareas normales, lo que significa que puedes adjuntar descripciones y recordatorios individuales a cada subtarea.

Aunque estas funciones puedan parecer básicas, no todas las apps de gestión de tareas permiten tales funciones para las subtareas.

Finalmente, Google Tasks solo tiene funciones básicas de ordenación con las que puedes ordenar las tareas por fecha, título, orden predeterminado o guardado recientemente.

Microsoft To Do organización

Microsoft To Do tiene las siguientes opciones de organización para las tareas:

Grupos
Listas
Mi día

Los grupos contienen listas y las listas contienen tareas. «Mi día» es un filtro predefinido que muestra las tareas que vencen en las próximas 24-36 horas.

Microsoft To Do no tiene una función de etiquetado (tagging), que puede ser una característica valiosa para algunos usuarios, ya que les ayuda a organizar y filtrar mejor sus tareas.

Otra gran función que falta son las subtareas. En Microsoft To Do, puedes dividir una tarea en pasos, pero estos pasos funcionan principalmente como un simple checklist, en lugar de tareas reales que están subordinadas a una tarea principal.

En otras apps de listas de tareas, las subtareas tienen las mismas características que las tareas regulares: recordatorios, etiquetas, indicadores de prioridad, descripciones, archivos adjuntos, etc.

Para encontrar tareas, Microsoft To Do tiene una búsqueda integrada con la que puedes navegar rápidamente a tareas o listas. Nos gusta esta función, es muy práctica y sorprendentemente rara entre las apps de gestión de tareas.

Cada lista de tareas también tiene una función de ordenación para organizar las tareas según los siguientes criterios: importancia, fecha de vencimiento, tareas en la sección «Mi día», alfabéticamente o por fecha de creación de la tarea.

Una crítica menor aquí es que Microsoft To Do no tiene una lista de tareas unificada que contenga todas tus tareas de cada grupo o lista.

Hubiera sido bueno para poder ver todas tus tareas activas en un solo lugar, sin tener que estar cambiando constantemente de una lista de tareas a otra.

Programación y recordatorios

Google Tasks programación y recordatorios

Las funciones de programación y recordatorios de Google Tasks son mejores que las de casi cualquier otra app de listas de tareas del mercado.

Las tareas se pueden programar para que sean de una sola vez, o para que se repitan a intervalos regulares.

Las tareas recurrentes se pueden programar en todas las configuraciones posibles:

Se repite cada semana, pero solo los viernes y sábados.
Se repite una vez cada 3 meses.
Se repite cada mes el último viernes.
Se repite cada 3 semanas.
Etc.

Nos hubiera gustado que Google Tasks tuviera la opción de adjuntar múltiples recordatorios a una sola tarea (como 1 hora antes del inicio, 30 minutos antes del inicio, 10 minutos, etc.), pero eso es una queja menor.

Microsoft To Do programación y recordatorios

En Microsoft To Do, las tareas pueden tener tanto un recordatorio como una fecha de vencimiento. La función de Fecha de vencimiento se utiliza principalmente para organizar las tareas según la urgencia y cuándo deben completarse.

La función de recordatorio te permite crear tareas de un solo uso o recurrentes.

Los recordatorios para tareas que se repiten diaria o semanalmente funcionan muy bien. Sin embargo, los recordatorios recurrentes para tareas mensuales y anuales son un poco más limitados.

Aquí hay algunas de las configuraciones en las que puedes programar una tarea en Microsoft To Do:

Repetir cada semana, pero solo en ciertos días como miércoles o martes.
Repetir cada 5 semanas, pero solo en ciertos días.
Repetir cada mes, pero solo en un día calendario determinado (el 3, por ejemplo).

Los recordatorios mensuales podrían ser mejores. Por ejemplo, Google Tasks o Todoist te permiten personalizar un recordatorio mensual para recibir una notificación el primer lunes del mes, o el último martes del mes, o un día determinado del mes, etc.

Finalmente, hubiera sido bueno si Microsoft To Do te permitiera adjuntar múltiples recordatorios a una sola tarea, como 3 horas antes, 2 horas antes, a la hora de la tarea, etc.

Calendario y otras integraciones

Google Tasks calendario y otras integraciones

Una de las mayores ventajas de usar Google Tasks es su profunda integración con Google Calendar.

Esta integración es automática, no necesitas hacer nada.

Añadir un recordatorio a una tarea crea automáticamente una entrada en Google Calendar, sin que tengas que sincronizar Google Tasks y Google Calendar.

Desafortunadamente, Google Tasks no ofrece la opción de integrarse directamente con otras apps de calendario como iCal o Outlook Calendar.

Finalmente, Google Tasks no se integra directamente con otros programas como Notion, Evernote, Slack, etc.

En su lugar, tendrás que integrar otras apps con Google Calendar, y cualquier información que esas otras apps guarden en Google Calendar también debería ser visible en Google Tasks.

Microsoft To Do calendario y otras integraciones

Una razón para usar Microsoft To Do es su integración con el ecosistema de Microsoft, en particular con Outlook y Microsoft Teams.

El problema es que esta integración no es automática. Crear una tarea en Microsoft To Do y añadirle una fecha de vencimiento y un recordatorio no la añade automáticamente a Outlook Calendar.

Hemos investigado esto un poco más y resulta que debes copiar y pegar manualmente las tareas desde la app de Microsoft To Do a Outlook Calendar como si estuviéramos en el año 2000.

La integración con otros calendarios como Google Calendar o iCal tampoco es posible directamente, sino que requiere soluciones complejas.

En general, hemos descubierto que Microsoft To Do se integra deficientemente con los calendarios, incluido el propio Outlook Calendar de Microsoft.

Funciones e integraciones de IA

Google Tasks funciones e integraciones de IA

Google Tasks no tiene ninguna función de IA dentro de la app, lo que significa que no hay botones u opciones donde puedas pedir a una IA que cree tareas o recordatorios.

En su lugar, Google Tasks se integra con Gemini o el Asistente de Google, y puedes crear o leer tareas desde esas apps.

Según nuestro uso, la propia app Gemini de Google parece funcionar mejor con Google Tasks, pero tiene sus limitaciones. Por ejemplo, Gemini no puede dividir una tarea grande en subtareas.

Otras herramientas de IA como ChatGPT o Claude también se pueden integrar en Google Tasks/Calendar, pero requiere que configures una cuenta de Zapier para hacerlo.

Microsoft To Do funciones e integraciones de IA

Microsoft To Do no tiene ninguna función de IA integrada en la app.

Sin embargo, Microsoft ofrece algunas funciones básicas de procesamiento del lenguaje natural en las versiones de la app para Windows e iOS, pero solo está disponible en inglés.

Esta función de lenguaje natural reconoce ciertas palabras como “mañana”, “viernes” o “11 PM” y las transforma automáticamente en recordatorios.

Funciones especiales o únicas

Google Tasks funciones especiales o únicas

Google Tasks es muy simple en comparación con muchos de sus competidores, pero aún tiene algunas funciones muy distintivas:

Integración con Gemini/Asistente de Google. Se siente muy agradable chatear con una IA sobre tus tareas, o pedirle a la IA que cree nuevas tareas por sí misma. Desafortunadamente, tienes que usar Gemini para que esto funcione correctamente.
Excelente integración con Google Calendar. Google Tasks tiene la mejor integración con Google Calendar de cualquier app de gestión de tareas que hemos probado.
Simplicidad general. Google Tasks tiene muy pocas funciones en comparación con sus competidores, pero esto también hace que la app sea muy simple de usar y entender.

Microsoft To Do funciones especiales o únicas

Microsoft To Do se siente distinta en comparación con sus competidores, con una filosofía muy particular sobre cómo se deben hacer las tareas.

A continuación se presentan las características que la hacen destacar:

La lista “Mi día”. Nos gusta esta función, te permite ver automáticamente las tareas que vencen hoy o un poco más tarde. Es simple y limpia.
Integración con el ecosistema de Microsoft. Nos gustaría que la integración con Outlook Calendar hubiera sido mejor, pero en general esta es una gran ventaja de Microsoft To Do.
Correo electrónico marcado. Si usas Outlook como tu cliente de correo electrónico principal, esta función te permite marcar un correo electrónico y aparece automáticamente en Microsoft To Do como una tarea. Es una gran función que ayuda a organizar tus tareas y a despejar tus correos electrónicos.

Compatibilidad multiplataforma

Google Tasks compatibilidad multiplataforma

Google Tasks se puede descargar en las siguientes plataformas:

Móvil: Android e iOS.
Otros: smartwatches con Android e iOS.

Es importante destacar que Google Tasks no tiene una versión descargable para Windows o macOS. Para esas plataformas, tendrás que usar la versión web en su lugar.

Microsoft To Do compatibilidad multiplataforma

Microsoft To Do se puede descargar en las siguientes plataformas:

Ordenadores de sobremesa/portátiles: Windows y macOS.
Móvil: Android e iOS.

Microsoft To Do también tiene versiones web tanto para móvil como para escritorio.

Colaboración y uso compartido

Google Tasks colaboración y uso compartido

Google Tasks no tiene funciones de colaboración integradas. Esto significa que no puedes compartir una lista de la compra con tu pareja, o compartir una lista de tareas de trabajo con tus colegas.

Cualquier tarea guardada en Google Tasks es tuya y solo tuya.

La única excepción a esto es para las empresas que han pagado y configurado un Google Workspace. Desde Google Workspace, una persona puede compartir o asignar tareas a otros desde Gmail, Google Chat, etc.

Microsoft To Do colaboración y uso compartido

Microsoft To Do te permite colaborar con otros compartiendo listas de tareas, pero solo con otros usuarios que tengan una cuenta de Microsoft.

La función también es bastante limitada, ya que no puedes dejar comentarios o asignar tareas a diferentes personas.

Hemos descubierto que la función es principalmente útil para familias o pequeños proyectos con 2-3 personas.

Solo vale la pena usar Microsoft To Do para la colaboración si tu organización o empresa utiliza Microsoft para las operaciones del día a día. Apps como Planner, Teams, Sharepoint u Outlook funcionan bien con Microsoft To Do y permiten a los usuarios enviar, asignar o compartir tareas directamente a la app de tareas de los usuarios.