Google Tasks vs. Trello: Resumen
¿Para quién es Google Tasks?
Google Tasks es una app de gestión de tareas que es simultáneamente extremadamente fácil de usar, pero también muy simple y limitada en las funciones que ofrece. Sin embargo, tiene una excelente integración con Google Calendar.
Esta facilidad de uso y sus funciones limitadas hacen que Google Tasks sea perfecto para los usuarios que solo necesitan una app donde puedan anotar una tarea, establecer un recordatorio y tenerla sincronizada con Google Calendar.
A cambio de esta simplicidad, los usuarios sacrifican varias funciones como la personalización, la colaboración, las vistas de calendario complejas, la organización y los filtros, etc.
¿Para quién es Trello?
Trello es una app de gestión de proyectos para particulares y empresas que se basa en los principios de Kanban.
Kanban es un método de visualización del trabajo en el que organizas el trabajo en tableros (boards), y las tareas tienen que atravesar múltiples tableros de principio a fin.
Por ejemplo, digamos que tienes una tarea llamada “Reparar la puerta de la cocina” y cuatro tableros Kanban:
- Definir el problema.
- Definir los requisitos.
- Implementando la solución.
- Prueba de control de calidad.
En Kanban, la tarea “Reparar la puerta de la cocina” comienza en el tablero “Definir el problema”. Allí escribes qué es exactamente lo que hay que arreglar: las bisagras, la manija, el marco de la puerta, etc.
Una vez hecho esto, mueves la tarea al tablero “Definir los requisitos”. Allí especificas cómo se puede solucionar el problema: conseguir bisagras nuevas, reemplazar la manija, arreglar el marco de la puerta, etc.
Luego, la tarea pasa al tablero “Implementando la solución”, donde detallas cómo se arregló la puerta, y de ahí a la “Prueba de control de calidad”, donde pruebas la puerta para asegurarte de que se arregló correctamente.
Si te gusta este proceso Kanban, entonces Trello es la app para ti. Aunque es principalmente una app de gestión de proyectos, la versión gratuita tiene un montón de funciones que se encuentran en las apps tradicionales de gestión de tareas y listas de tareas (to do apps), como recordatorios, completar tareas, etc.
Facilidad de uso
Google Tasks facilidad de uso
Google Tasks es probablemente una de las apps de gestión de tareas más fáciles de usar disponibles actualmente.
Abres la app y todo lo que ves es una pantalla simple donde ves:
- Tus listas de tareas.
- Tareas favoritas.
- Un botón de Añadir tarea.
- Tareas completadas.
Eso es todo.
Sin funciones de etiquetado (tagging), sin colaboración, sin vista de calendario, sin filtros, etc. Google Tasks ni siquiera tiene un botón de Ajustes.
A nivel psicológico, esto hace que Google Tasks se sienta muy poco estresante, ya que abrir y usar la app no se siente como un trabajo.
Trello facilidad de uso
Como app de gestión de proyectos, Trello es más rica en funciones pero un poco más complicada de usar en comparación con las apps personales de gestión de tareas y listas de tareas como Todoist o Google Tasks.
Usar Trello correctamente requiere una inversión de tiempo inicial para configurar todo correctamente, pero también aprender a integrar una herramienta de gestión de proyectos en tu vida.
La recompensa es que Trello ofrece una forma más estructurada de manejar tareas y proyectos, excelentes funciones de colaboración y una interfaz de usuario (UI) agradable una vez que aprendes la filosofía de trabajo de Trello.
Organización
Google Tasks organización
Google Tasks te permite organizar tareas de 3 maneras:
- Listas
- Subtareas.
- Tareas guardadas en Favoritos.
La ausencia de una función de etiquetado (tagging) es muy notable, ya que muchos usuarios dependen de esa función para ordenar y organizar mejor sus tareas.
Sin embargo, puedes guardar ciertas tareas en una lista de Favoritos que puede contener tareas de todas tus listas.
Google Tasks te permite crear subtareas para cada tarea. Sin embargo, la app no te permite crear una cadena de subtareas.
Por ejemplo, en Todoist y TickTick, puedes adjuntar una subtarea a una subtarea, y luego otra subtarea a esa subtarea.
En Google Tasks, esto no es posible y solo puedes tener una organización de tarea principal/subtarea.
Sin embargo, y muy importante, las subtareas en Google Tasks funcionan como tareas normales, lo que significa que puedes adjuntar descripciones y recordatorios individuales a cada subtarea.
Aunque estas funciones puedan parecer básicas, no todas las apps de gestión de tareas permiten tales funciones para las subtareas.
Finalmente, Google Tasks solo tiene funciones básicas de ordenación con las que puedes ordenar las tareas por fecha, título, orden predeterminado o guardado recientemente.
Trello organización
La interfaz de Trello se basa en Tableros (Boards), Listas y Tarjetas (Cards). Una tarjeta representa una tarea real, a la que puedes adjuntar información como fotos, documentos, descripciones, etc.
Un tablero contiene listas, y las listas contienen tarjetas.
Normalmente, se supone que los tableros en Kanban representan en qué etapa del trabajo se encuentra una determinada tarea.
Sin embargo, Trello es bastante flexible, por lo que puedes estructurar los tableros fácilmente para que sean el equivalente a una lista o un proyecto en las apps de listas de tareas tradicionales.
Además de los tableros y las tarjetas, Trello también te permite añadir etiquetas a las tarjetas (tareas).
Usando la función de búsqueda, puedes filtrar las tarjetas según lo que esté escrito en la etiqueta.
Finalmente, también puedes añadir checklists a las tarjetas. Desafortunadamente, los checklists en Trello son bastante limitados y no tienen muchas de las funciones que se encuentran en apps de gestión de tareas como Todoist:
- Los elementos del checklist no pueden tener recordatorios individuales.
- Los elementos del checklist no tienen su propia fecha de inicio y fecha de vencimiento.
- No puedes añadir comentarios, archivos adjuntos o descripciones a los elementos del checklist.
Programación y recordatorios
Google Tasks programación y recordatorios
Las funciones de programación y recordatorios de Google Tasks son mejores que las de casi cualquier otra app de listas de tareas del mercado.
Las tareas se pueden programar para que sean de una sola vez, o para que se repitan a intervalos regulares.
Las tareas recurrentes se pueden programar en todas las configuraciones posibles:
- Se repite cada semana, pero solo los viernes y sábados.
- Se repite una vez cada 3 meses.
- Se repite cada mes el último viernes.
- Se repite cada 3 semanas.
- Etc.
Nos hubiera gustado que Google Tasks tuviera la opción de adjuntar múltiples recordatorios a una sola tarea (como 1 hora antes del inicio, 30 minutos antes del inicio, 10 minutos, etc.), pero eso es una queja menor.
Trello programación y recordatorios
En Trello, las tarjetas (tareas) pueden tener una fecha de inicio y una fecha de vencimiento. Los recordatorios de tareas solo se activan si hay una fecha de vencimiento adjunta a la tarjeta. También estás limitado a un solo recordatorio por tarea.
Usando la configuración estándar, Trello te permite crear tarjetas/tareas de una sola vez, pero no tareas recurrentes.
Puedes activar esta función, pero requiere que vayas a la versión de escritorio o web, actives el plugin “Repetidor de Tarjetas” (Card Repeater) y luego configures una tarjeta/tarea para que se repita a ciertos intervalos.
Desafortunadamente, solo puedes hacer esto en la versión de escritorio o web, por lo que no puedes programar tareas recurrentes en el móvil.
Debido a que las tareas recurrentes son tan tediosas de usar y están limitadas solo a los usuarios de escritorio, consideramos que Trello no tiene una función de tareas recurrentes que funcione correctamente.
Calendario y otras integraciones
Google Tasks calendario y otras integraciones
Una de las mayores ventajas de usar Google Tasks es su profunda integración con Google Calendar.
Esta integración es automática, no necesitas hacer nada.
Añadir un recordatorio a una tarea crea automáticamente una entrada en Google Calendar, sin que tengas que sincronizar Google Tasks y Google Calendar.
Desafortunadamente, Google Tasks no ofrece la opción de integrarse directamente con otras apps de calendario como iCal o Outlook Calendar.
Finalmente, Google Tasks no se integra directamente con otros programas como Notion, Evernote, Slack, etc.
En su lugar, tendrás que integrar otras apps con Google Calendar, y cualquier información que esas otras apps guarden en Google Calendar también debería ser visible en Google Tasks.
Trello calendario y otras integraciones
Trello no tiene integraciones nativas gratuitas para las apps de calendario de Google u Outlook.
En su lugar, se trata de un plugin de pago que debes activar en la versión web o de escritorio de Trello.
De hecho, este es un problema común con Trello. Un gran número de funciones de Trello deben activarse primero desde la versión de escritorio o web, pero incluso entonces puede que no funcionen en la versión móvil de Trello.
La mayoría de estos plugins también son de pago, así que debes tenerlo en cuenta.
Sin embargo, Trello tiene tantos plugins disponibles que puedes personalizar y añadir nuevas funciones que podrían no estar disponibles en otras apps de listas de tareas o de gestión de tareas.
Funciones e integraciones de IA
Google Tasks funciones e integraciones de IA
Google Tasks no tiene ninguna función de IA dentro de la app, lo que significa que no hay botones u opciones donde puedas pedir a una IA que cree tareas o recordatorios.
En su lugar, Google Tasks se integra con Gemini o el Asistente de Google, y puedes crear o leer tareas desde esas apps.
Según nuestro uso, la propia app Gemini de Google parece funcionar mejor con Google Tasks, pero tiene sus limitaciones. Por ejemplo, Gemini no puede dividir una tarea grande en subtareas.
Otras herramientas de IA como ChatGPT o Claude también se pueden integrar en Google Tasks/Calendar, pero requiere que configures una cuenta de Zapier para hacerlo.
Trello funciones e integraciones de IA
La versión gratuita de Trello no tiene ninguna función de IA integrada en la app.
Necesitarás suscribirte al plan mensual de 10 $ para tener acceso a la IA y otras funciones. O puedes probar cualquiera de los diversos plugins de IA disponibles en la lista de plugins de Trello.
Finalmente, Trello no tiene ninguna función de lenguaje natural que pueda transformar frases escritas en tarjetas, recordatorios, etc.
Funciones especiales o únicas
Google Tasks funciones especiales o únicas
Google Tasks es muy simple en comparación con muchos de sus competidores, pero aún tiene algunas funciones muy distintivas:
- Integración con Gemini/Asistente de Google. Se siente muy agradable chatear con una IA sobre tus tareas, o pedirle a la IA que cree nuevas tareas por sí misma. Desafortunadamente, tienes que usar Gemini para que esto funcione correctamente.
- Excelente integración con Google Calendar. Google Tasks tiene la mejor integración con Google Calendar de cualquier app de gestión de tareas que hemos probado.
- Simplicidad general. Google Tasks tiene muy pocas funciones en comparación con sus competidores, pero esto también hace que la app sea muy simple de usar y entender.
Trello funciones especiales o únicas
Trello es una app de gestión de proyectos antigua y muy rica en funciones que tiene muchas características únicas para los usuarios adecuados.
Aquí están las funciones que creemos que la distinguen:
- Interfaz de usuario (UI) Kanban intuitiva. Muchas otras apps de gestión de tareas o de proyectos han integrado funciones de Kanban, pero en nuestra opinión, Trello sigue haciendo Kanban mejor que nadie.
- Plugins y ecosistema. Si necesitas que Trello haga una tarea determinada, es casi seguro que puedes encontrar un plugin para ello.
Compatibilidad multiplataforma
Google Tasks compatibilidad multiplataforma
Google Tasks se puede descargar en las siguientes plataformas:
- Móvil: Android e iOS.
- Otros: smartwatches con Android e iOS.
Es importante destacar que Google Tasks no tiene una versión descargable para Windows o macOS. Para esas plataformas, tendrás que usar la versión web en su lugar.
Trello compatibilidad multiplataforma
Trello se puede descargar en las siguientes plataformas:
- Ordenadores de sobremesa/portátiles: Windows y macOS.
- Móvil: Android e iOS.
- Versiones web tanto para móvil como para escritorio.
Colaboración y uso compartido
Google Tasks colaboración y uso compartido
Google Tasks no tiene funciones de colaboración integradas. Esto significa que no puedes compartir una lista de la compra con tu pareja, o compartir una lista de tareas de trabajo con tus colegas.
Cualquier tarea guardada en Google Tasks es tuya y solo tuya.
La única excepción a esto es para las empresas que han pagado y configurado un Google Workspace. Desde Google Workspace, una persona puede compartir o asignar tareas a otros desde Gmail, Google Chat, etc.
Trello colaboración y uso compartido
Trello está totalmente construido en torno al trabajo con otros y tiene excelentes funciones de colaboración.
Para empezar, incluso puedes darle a alguien acceso a todo tu espacio de trabajo (workspace), que contiene todos tus tableros y tarjetas.
Si eso te parece demasiado, puedes invitarlos a acceder solo a un tablero determinado. Desde allí, la otra persona puede dejar comentarios, crear tareas, adjuntar archivos, etc.
Como propietario de un tablero, también puedes asignar tarjetas a otras personas, o aprobar/denegar cambios.
La versión gratuita de Trello permite hasta 10 colaboradores por espacio de trabajo, lo que debería ser suficiente para familias y pequeñas empresas.
Precios
Google Tasks precios
Google Tasks es completamente gratuito.
Trello precios
Trello tiene una muy buena versión gratuita, pero los planes de pago desbloquean aún más funciones.
Para usuarios individuales, Trello ofrece un plan Estándar (5 almes)yunplanPremium(10 al mes).
Algunas de las funciones que se desbloquean al pagar incluyen: integración nativa de IA, campos personalizados, colores de lista, subir archivos de hasta 250 MB, diferentes vistas: calendario, cronograma (timeline), tabla, mapa, etc.