Microsoft To Do vs. Any.do: Resumen
¿Para quién es Microsoft To Do?
Microsoft To Do es una app de gestión de tareas completamente gratuita con un número decente de funciones, pero con la mención de que Microsoft To Do quiere ser utilizada de una cierta manera. Esto puede ser algo bueno o malo, dependiendo de si tus necesidades se ajustan a lo que Microsoft To Do puede ofrecer.
Microsoft To Do también está integrada con el ecosistema de software de Microsoft, pero en nuestra experiencia esta integración no es tan buena como la de Google Tasks en el ecosistema de Google.
Desafortunadamente, la interfaz no es tan simple de usar como otras apps de listas de tareas. Solo por este hecho, creemos que solo las personas y organizaciones que están profundamente integradas en el ecosistema de Microsoft deberían usar esta app.
¿Para quién es Any.do?
Any.do es una potente app de gestión de tareas con una interfaz de usuario intuitiva. La versión gratuita se centra principalmente en la gestión de una lista de tareas personal, por lo que no encontrarás funciones como el seguimiento de hábitos (habit tracking), tableros kanban, etc.
Los problemas que hemos encontrado con Any.do es que intenta con tanto ahínco convertir a los usuarios gratuitos en usuarios de pago que la versión gratuita se siente más como una demo que como una app de gestión de tareas propiamente dicha.
La versión de pago de Any.do es genial, pero creemos que la versión gratuita podría ser demasiado limitada para competir con otras apps populares de gestión de tareas.
Facilidad de uso
Microsoft To Do facilidad de uso
El mayor problema de Microsoft To Do es su interfaz de usuario. La mayoría de las apps de tareas te permiten ver o crear una tarea desde la primera pantalla al abrir la app.
Microsoft To Do hace las cosas de manera diferente, y la primera pantalla que ves en la app te muestra varias subdivisiones como Mi día, Importante, Planeado, etc.
Estas subdivisiones causan confusión cada vez que abres la app, ya que pasas uno o dos segundos cada vez tratando de recordar qué hace cada sección o dónde se encuentra una tarea.
Otro problema con Microsoft To Do es que muchas acciones comunes requieren clics, toques o deslizamientos
adicionales en comparación con las apps de la competencia.
Con el tiempo, esto crea frustración y hace que usar la app se sienta como un trabajo en lugar de como una herramienta para anotar cosas rápidamente.
Por ejemplo, crear una tarea requiere dos clics en Microsoft To Do en lugar de uno solo en la mayoría de las otras apps de listas de tareas.
Esto se debe a que primero haces clic en una lista de tareas y luego en el botón de añadir tarea.
Any.do facilidad de uso
Any.do tiene una interfaz de usuario (UI) que es visualmente agradable y mayormente intuitiva. Añadir tareas es simple y directo, al igual que editar las tareas existentes.
Algo que nos gusta mucho es que Any.do te permite elegir cuál es tu pantalla de inicio predeterminada al abrir la app.
Esto significa que puedes configurar tu pantalla de inicio para que sea Todas las tareas, Calendario o Mi día.
Nos gusta esto, ya que algunas personas prefieren ver sus tareas como una lista, mientras que otras prefieren una vista de calendario.
Otra cosa que nos gusta de Any.do es la función “Mi día”. Mi día muestra las tareas que están programadas solo para el día actual. No se incluyen las tareas de días anteriores, ni tampoco las programadas para mañana o más tarde.
Es una buena función que elimina el desorden y te permite concentrarte en lo que es importante hoy.
Lo que no nos gusta de la interfaz de usuario de Any.do es que utiliza muchas animaciones al moverse entre pantallas. Esto hace que la app se sienta lenta en comparación con otras apps de gestión de tareas.
Organización
Microsoft To Do organización
Microsoft To Do tiene las siguientes opciones de organización para las tareas:
- Grupos
- Listas
- Mi día
Los grupos contienen listas y las listas contienen tareas. «Mi día» es un filtro predefinido que muestra las tareas que vencen en las próximas 24-36 horas.
Microsoft To Do no tiene una función de etiquetado (tagging), que puede ser una característica valiosa para algunos usuarios, ya que les ayuda a organizar y filtrar mejor sus tareas.
Otra gran función que falta son las subtareas. En Microsoft To Do, puedes dividir una tarea en pasos, pero estos pasos funcionan principalmente como un simple checklist, en lugar de tareas reales que están subordinadas a una tarea principal.
En otras apps de listas de tareas, las subtareas tienen las mismas características que las tareas regulares: recordatorios, etiquetas, indicadores de prioridad, descripciones, archivos adjuntos, etc.
Para encontrar tareas, Microsoft To Do tiene una búsqueda integrada con la que puedes navegar rápidamente a tareas o listas. Nos gusta esta función, es muy práctica y sorprendentemente rara entre las apps de gestión de tareas.
Cada lista de tareas también tiene una función de ordenación para organizar las tareas según los siguientes criterios: importancia, fecha de vencimiento, tareas en la sección «Mi día», alfabéticamente o por fecha de creación de la tarea.
Una crítica menor aquí es que Microsoft To Do no tiene una lista de tareas unificada que contenga todas tus tareas de cada grupo o lista.
Hubiera sido bueno para poder ver todas tus tareas activas en un solo lugar, sin tener que estar cambiando constantemente de una lista de tareas a otra.
Any.do organización
La versión gratuita de Any.do te permite organizar las tareas de tres maneras:
- Listas. Puede ser cualquier cosa que desees, como Personal, Viajes, etc.
- Tags. Solo 1 tag en la versión gratuita, mientras que la de pago ofrece muchos más.
- Subtareas, pero una versión muy limitada de las subtareas.
Las listas son la forma básica de organización. Puedes crear listas ilimitadas en la sección de inicio de Any.do y navegar entre ellas desde el mismo lugar.
Any.do también te permite añadir tags a tus tareas para poder verlas y filtrarlas mejor. El problema es que la versión gratuita de Any.do ofrece un único tipo de tag: “Prioridad”.
Sin embargo, incluso en las versiones de pago, no puedes crear tus propios tags personalizados. En su lugar, solo puedes elegir entre tags predefinidos.
Finalmente, Any.do te permite crear subtareas, pero la función de subtareas funciona más como un checklist que como verdaderas subtareas.
Esto se debe a que las subtareas de Any.do no permiten añadir recordatorios, descripciones, archivos adjuntos, tags, etiquetas, etc.
Programación y recordatorios
Microsoft To Do programación y recordatorios
En Microsoft To Do, las tareas pueden tener tanto un recordatorio como una fecha de vencimiento. La función de Fecha de vencimiento se utiliza principalmente para organizar las tareas según la urgencia y cuándo deben completarse.
La función de recordatorio te permite crear tareas de un solo uso o recurrentes.
Los recordatorios para tareas que se repiten diaria o semanalmente funcionan muy bien. Sin embargo, los recordatorios recurrentes para tareas mensuales y anuales son un poco más limitados.
Aquí hay algunas de las configuraciones en las que puedes programar una tarea en Microsoft To Do:
- Repetir cada semana, pero solo en ciertos días como miércoles o martes.
- Repetir cada 5 semanas, pero solo en ciertos días.
- Repetir cada mes, pero solo en un día calendario determinado (el 3, por ejemplo).
Los recordatorios mensuales podrían ser mejores. Por ejemplo, Google Tasks o Todoist te permiten personalizar un recordatorio mensual para recibir una notificación el primer lunes del mes, o el último martes del mes, o un día determinado del mes, etc.
Finalmente, hubiera sido bueno si Microsoft To Do te permitiera adjuntar múltiples recordatorios a una sola tarea, como 3 horas antes, 2 horas antes, a la hora de la tarea, etc.
Any.do programación y recordatorios
Any.do te permite programar recordatorios de tareas para tareas de una sola vez o para tareas recurrentes.
El problema es que la función de tareas recurrentes es bastante limitada en la versión gratuita de Any.do.
Por ejemplo, Any.do solo te permite crear tareas recurrentes en las siguientes configuraciones:
- Diariamente, pero solo a una hora determinada.
- Semanalmente, pero solo se repite a una hora fija (como el viernes a las 4 p. m.). No puedes elegir que la tarea se repita en días individuales o excluir ciertos días.
- Mensualmente, pero solo en una fecha y hora determinadas (por ejemplo, el lunes a las 2 p. m.).
La versión de pago te da acceso a mejores funciones de programación para tareas recurrentes, como:
- Hacer que el recordatorio se active cada X días, semanas o meses.
- Hacer que los recordatorios semanales se activen en ciertos días de la semana, como los sábados y domingos, etc.
El problema es que otras apps gratuitas de gestión de tareas como Todoist o Google Tasks te dan total flexibilidad para configurar recordatorios en días muy específicos de la semana o del mes.
Calendario y otras integraciones
Microsoft To Do calendario y otras integraciones
Una razón para usar Microsoft To Do es su integración con el ecosistema de Microsoft, en particular con Outlook y Microsoft Teams.
El problema es que esta integración no es automática. Crear una tarea en Microsoft To Do y añadirle una fecha de vencimiento y un recordatorio no la añade automáticamente a Outlook Calendar.
Hemos investigado esto un poco más y resulta que debes copiar y pegar manualmente las tareas desde la app de Microsoft To Do a Outlook Calendar como si estuviéramos en el año 2000.
La integración con otros calendarios como Google Calendar o iCal tampoco es posible directamente, sino que requiere soluciones complejas.
En general, hemos descubierto que Microsoft To Do se integra deficientemente con los calendarios, incluido el propio Outlook Calendar de Microsoft.
Any.do calendario y otras integraciones
Any.do tiene funciones de integración de calendario muy básicas. En esencia, Any.do solo muestra los eventos que existen actualmente en tu calendario de Google, Outlook o Apple, pero no puede crear eventos en ninguno de esos calendarios.
Esto no es necesariamente un problema si decides usar Any.do como tu calendario principal o app de listas de tareas.
Sin embargo, usar Any.do y Google Calendar al mismo tiempo, por ejemplo, no es muy agradable, ya que las tareas que añades en Any.do no aparecen en Google Calendar.
En este caso, tendrías que añadir las tareas en Google Calendar para que también aparezcan en Any.do. Sin embargo, en ese punto, simplemente estás usando 2 apps para hacer lo mismo.
La versión de pago de Any.do también ofrece integraciones con Zapier para una variedad de tareas, así como plugins para Slack y WhatsApp.
Funciones e integraciones de IA
Microsoft To Do funciones e integraciones de IA
Microsoft To Do no tiene ninguna función de IA integrada en la app.
Sin embargo, Microsoft ofrece algunas funciones básicas de procesamiento del lenguaje natural en las versiones de la app para Windows e iOS, pero solo está disponible en inglés.
Esta función de lenguaje natural reconoce ciertas palabras como “mañana”, “viernes” o “11 PM” y las transforma automáticamente en recordatorios.
Any.do funciones e integraciones de IA
Las funciones de IA de Any.do no están disponibles en la versión gratuita de la app, y en su lugar requieren una suscripción de pago.
Sin embargo, si tienes una suscripción de pago, puedes usar estas funciones de IA tanto en las versiones de escritorio como en las móviles de la app.
Esto es genial, porque otras apps populares de gestión de tareas como Todoist, Microsoft To Do o TickTick no tienen integraciones de IA dentro de las apps móviles.
Incluso Google Tasks no tiene un botón o función donde Gemini pueda crear o analizar tareas directamente. En su lugar, tendrás que entrar en la app de Gemini y pedirle desde allí que interactúe con tu app de Google Tasks.
Finalmente, Any.do también tiene algunas funciones básicas de procesamiento del lenguaje natural. Esta función te permite crear recordatorios simplemente escribiéndolos en lugar de presionar botones.
Por ejemplo, si escribes “Llamar a Mónica mañana a las 7 PM”, creará automáticamente un recordatorio para mañana a las 7 p. m.
Esta función solo está disponible en inglés, francés, alemán, español, hebreo, portugués, chino, italiano, coreano y árabe.
Funciones especiales o únicas
Microsoft To Do funciones especiales o únicas
Microsoft To Do se siente distinta en comparación con sus competidores, con una filosofía muy particular sobre cómo se deben hacer las tareas.
A continuación se presentan las características que la hacen destacar:
- La lista “Mi día”. Nos gusta esta función, te permite ver automáticamente las tareas que vencen hoy o un poco más tarde. Es simple y limpia.
- Integración con el ecosistema de Microsoft. Nos gustaría que la integración con Outlook Calendar hubiera sido mejor, pero en general esta es una gran ventaja de Microsoft To Do.
- Correo electrónico marcado. Si usas Outlook como tu cliente de correo electrónico principal, esta función te permite marcar un correo electrónico y aparece automáticamente en Microsoft To Do como una tarea. Es una gran función que ayuda a organizar tus tareas y a despejar tus correos electrónicos.
Any.do funciones especiales o únicas
Any.do tiene muchas pequeñas e interesantes funciones integradas en la app, incluso en la versión gratuita. Nuestras favoritas son:
- La sección “Mi día”. Esta sección es genial, ya que centra inmediatamente tu atención en las tareas que deben completarse hoy, sin el desorden de ayer o de mañana.
- El diseño y la simplicidad. En general, nos gusta el diseño y el atractivo visual de Any.do. Algunas funciones y configuraciones pueden ser un poco confusas, pero en general, es fácil de usar y agradable a la vista.
- La función Moment. Esta es una pantalla simple que te muestra, una por una, todas las tareas que has programado para hoy. Luego puedes elegir qué hacer con cada una de estas tareas: Marcar como hecha, eliminar, reprogramar para más tarde (mañana, en 2 días, la próxima semana) o añadirle recordatorios para hoy. Nos gusta, ayuda a tu mente a centrarse en lo que es importante para hoy.
Compatibilidad multiplataforma
Microsoft To Do compatibilidad multiplataforma
Microsoft To Do se puede descargar en las siguientes plataformas:
- Ordenadores de sobremesa/portátiles: Windows y macOS.
- Móvil: Android e iOS.
Microsoft To Do también tiene versiones web tanto para móvil como para escritorio.
Any.do compatibilidad multiplataforma
Any.do está disponible para descargar en todos los principales sistemas operativos: Windows, macOS, Android, iOS. También está disponible para smartwatches de Android y Apple.
También puedes usar Any.do directamente desde el navegador web.
Colaboración y uso compartido
Microsoft To Do colaboración y uso compartido
Microsoft To Do te permite colaborar con otros compartiendo listas de tareas, pero solo con otros usuarios que tengan una cuenta de Microsoft.
La función también es bastante limitada, ya que no puedes dejar comentarios o asignar tareas a diferentes personas.
Hemos descubierto que la función es principalmente útil para familias o pequeños proyectos con 2-3 personas.
Solo vale la pena usar Microsoft To Do para la colaboración si tu organización o empresa utiliza Microsoft para las operaciones del día a día. Apps como Planner, Teams, Sharepoint u Outlook funcionan bien con Microsoft To Do y permiten a los usuarios enviar, asignar o compartir tareas directamente a la app de tareas de los usuarios.
Any.do colaboración y uso compartido
Desafortunadamente, la versión gratuita de Any.do no tiene ninguna función de colaboración.
Necesitarás suscribirte al plan Familiar de 10 $ al mes para tener acceso a funciones de colaboración para hasta 4 personas.
Para las empresas, necesitarás el plan de Equipos (Teams), que cuesta 8 $ al mes por usuario.
Precios
Microsoft To Do precios
Microsoft To Do es completamente gratuito.
Any.do precios
Any.do tiene 3 planes de suscripción de pago diferentes:
- Personal: 8$ al mes / 60 anuales (5 $ al mes).
- Familiar: 10$ al mes/ 100 anuales (8.3 $ al mes).
- Equipos (por usuario): 8$ al mes / 60 anuales (5 $ al mes).
También hay una gran diferencia en las funciones que cada plan desbloquea:
Personal desbloquea lo siguiente:
- Funciones de IA.
- Tags y etiquetas de colores.
- Recordatorios recurrentes mejorados.
- Acceso a integraciones.
- Mejor personalización.
Familiar y Equipos desbloquean lo siguiente:
- Todo lo del plan Personal.
- Proyectos compartidos.
- Listas de la compra compartidas.
- Asignación de tareas.
- Fechas de entrega y recordatorios.
- Vistas Kanban.
- Permisos.
- Etc.