Todoist vs. Any.do: Resumen
¿Para quién es Todoist?
Todoist es una de las apps de listas de tareas más ricas en funciones disponibles actualmente. A diferencia de otras apps de este tipo, Todoist se centra por completo en añadir, gestionar y completar tareas.
Por el contrario, otras apps de listas de tareas combinan la gestión de tareas con otras funciones como el seguimiento de hábitos (habit tracking) o los temporizadores Pomodoro.
Por lo tanto, Todoist está diseñada principalmente para usuarios que quieren una app de listas de tareas con tantas funciones como sea posible.
¿Para quién es Any.do?
Any.do es una potente app de gestión de tareas con una interfaz de usuario intuitiva. La versión gratuita se centra principalmente en la gestión de una lista de tareas personal, por lo que no encontrarás funciones como el seguimiento de hábitos (habit tracking), tableros kanban, etc.
Los problemas que hemos encontrado con Any.do es que intenta con tanto ahínco convertir a los usuarios gratuitos en usuarios de pago que la versión gratuita se siente más como una demo que como una app de gestión de tareas propiamente dicha.
La versión de pago de Any.do es genial, pero creemos que la versión gratuita podría ser demasiado limitada para competir con otras apps populares de gestión de tareas.
Facilidad de uso
Todoist facilidad de uso
La interfaz de Todoist es limpia y minimalista, mostrando solo unos pocos botones y menús de navegación.
La primera pantalla que ves al abrir la app se llama la “Bandeja de entrada” (Inbox). Desde ahí puedes añadir, editar o completar tareas.
También puedes organizar mejor la Bandeja de entrada añadiendo diferentes secciones, como Trabajo, Paternidad o más.
Lo que nos gusta de la interfaz de Todoist es que los botones de “Ver” y “Opciones” revelan una gran cantidad de funcionalidades potentes como múltiples tipos de filtros, opciones de ordenación, registros de actividad, comentarios, etc.
Una función que nos gustó mucho fue la capacidad de seleccionar múltiples tareas a la vez y modificarlas añadiendo tags, etiquetas, cambiando los niveles de prioridad o moviéndolas a diferentes proyectos o secciones.
Casi ninguna otra app de gestión de tareas tiene esto, por lo que tienes que editar las tareas una por una.
En general, Todoist tiene una interfaz simple, pero coloca elegantemente sus opciones de configuración en múltiples ubicaciones relevantes.
Esto te permite aprender a usar Todoist a tu propio ritmo, sin sentirte abrumado por la cantidad de ajustes y opciones disponibles.
Any.do facilidad de uso
Any.do tiene una interfaz de usuario (UI) que es visualmente agradable y mayormente intuitiva. Añadir tareas es simple y directo, al igual que editar las tareas existentes.
Algo que nos gusta mucho es que Any.do te permite elegir cuál es tu pantalla de inicio predeterminada al abrir la app.
Esto significa que puedes configurar tu pantalla de inicio para que sea Todas las tareas, Calendario o Mi día.
Nos gusta esto, ya que algunas personas prefieren ver sus tareas como una lista, mientras que otras prefieren una vista de calendario.
Otra cosa que nos gusta de Any.do es la función “Mi día”. Mi día muestra las tareas que están programadas solo para el día actual. No se incluyen las tareas de días anteriores, ni tampoco las programadas para mañana o más tarde.
Es una buena función que elimina el desorden y te permite concentrarte en lo que es importante hoy.
Lo que no nos gusta de la interfaz de usuario de Any.do es que utiliza muchas animaciones al moverse entre pantallas. Esto hace que la app se sienta lenta en comparación con otras apps de gestión de tareas.
Organización
Todoist organización
Todoist te permite organizar tus tareas de múltiples maneras:
- Bandeja de entrada. Contiene todas las tareas y secciones que no pertenecen a un proyecto.
- Proyectos: como Trabajo, Escuela, Familia, etc.
- Secciones. Son básicamente listas dentro de los proyectos.
- Prioridad: de 1 a 4, donde 1 es la más urgente.
- Etiquetas: etiquetas personalizadas que puedes adjuntar a cualquier tarea.
- Subtareas: dividir una tarea grande en múltiples tareas más pequeñas.
En otras apps de gestión de tareas, este nivel de organización haría que fueran muy difíciles de navegar. Esto se debe a que tendrías que moverte constantemente entre diferentes proyectos, secciones o etiquetas para encontrar las tareas que quieres.
Todoist resuelve este problema a través de una potente función de filtro que te permite combinar múltiples opciones de ordenación en un solo filtro.
Por ejemplo, puedes crear un filtro que solo recupere las tareas del proyecto Trabajo, que tengan una prioridad de 1 y estén etiquetadas como “Informes”.
Esta función de filtro es única de Todoist, y es increíblemente útil para usuarios dedicados que tienen docenas de tareas activas todo el tiempo.
Finalmente, también hay una función de búsqueda que está escondida en las profundidades de la configuración de la app.
Any.do organización
La versión gratuita de Any.do te permite organizar las tareas de tres maneras:
- Listas. Puede ser cualquier cosa que desees, como Personal, Viajes, etc.
- Tags. Solo 1 tag en la versión gratuita, mientras que la de pago ofrece muchos más.
- Subtareas, pero una versión muy limitada de las subtareas.
Las listas son la forma básica de organización. Puedes crear listas ilimitadas en la sección de inicio de Any.do y navegar entre ellas desde el mismo lugar.
Any.do también te permite añadir tags a tus tareas para poder verlas y filtrarlas mejor. El problema es que la versión gratuita de Any.do ofrece un único tipo de tag: “Prioridad”.
Sin embargo, incluso en las versiones de pago, no puedes crear tus propios tags personalizados. En su lugar, solo puedes elegir entre tags predefinidos.
Finalmente, Any.do te permite crear subtareas, pero la función de subtareas funciona más como un checklist que como verdaderas subtareas.
Esto se debe a que las subtareas de Any.do no permiten añadir recordatorios, descripciones, archivos adjuntos, tags, etiquetas, etc.
Programación y recordatorios
Todoist programación y recordatorios
Todoist te permite programar tareas de una sola vez o tareas que se repiten a intervalos regulares.
Para las tareas recurrentes, puedes programarlas en muchas configuraciones diferentes:
- Se repite cada semana, pero solo los viernes y sábados.
- Se repite una vez cada 3 meses.
- Se repite cada mes el mismo día (el 10, por ejemplo).
- Se repite cada 2 meses.
- Se repite cada 3 semanas.
- Etc.
La versión de pago de Todoist añade otras funciones de recordatorio muy útiles:
- Recordatorios extra para una tarea (la versión gratuita solo permite 1 recordatorio por tarea)
- Función de fecha límite (Deadline).
- Duración de la tarea para la vista de calendario.
- Recordatorio por ubicación.
Any.do programación y recordatorios
Any.do te permite programar recordatorios de tareas para tareas de una sola vez o para tareas recurrentes.
El problema es que la función de tareas recurrentes es bastante limitada en la versión gratuita de Any.do.
Por ejemplo, Any.do solo te permite crear tareas recurrentes en las siguientes configuraciones:
- Diariamente, pero solo a una hora determinada.
- Semanalmente, pero solo se repite a una hora fija (como el viernes a las 4 p. m.). No puedes elegir que la tarea se repita en días individuales o excluir ciertos días.
- Mensualmente, pero solo en una fecha y hora determinadas (por ejemplo, el lunes a las 2 p. m.).
La versión de pago te da acceso a mejores funciones de programación para tareas recurrentes, como:
- Hacer que el recordatorio se active cada X días, semanas o meses.
- Hacer que los recordatorios semanales se activen en ciertos días de la semana, como los sábados y domingos, etc.
El problema es que otras apps gratuitas de gestión de tareas como Todoist o Google Tasks te dan total flexibilidad para configurar recordatorios en días muy específicos de la semana o del mes.
Calendario y otras integraciones
Todoist calendario y otras integraciones
Actualmente, Todoist se integra con Google Calendar y Outlook Calendar, pero desafortunadamente no con Apple Calendar.
Este es un punto débil para los usuarios de iOS, pero existen algunas soluciones alternativas. Por ejemplo, puedes sincronizar Google Calendar con Apple Calendar.
Después, las tareas de Todoist añadidas a Google Calendar se envían automáticamente también a Apple Calendar. Aunque no es 100% perfecto, debería ser suficiente en la mayoría de las situaciones.
Sin embargo, Todoist tiene una gran ventaja sobre sus competidores porque tiene más de 80 integraciones con muchos otros programas de productividad.
Por ejemplo, Todoist puede integrarse con:
- Apps para tomar notas: Evernote, Capacities, Fireflies, etc.
- Seguimiento del tiempo: 2Day, Toggl, Flowmo, etc.
- Correo electrónico: Gmail, Outlook, Spark, Airmail, etc.
- Mensajería: Slack, MS Teams.
- Y muchas otras integraciones.
Todoist tiene tantas integraciones que es casi seguro que encontrarás al menos una que se ajuste a tus necesidades.
Any.do calendario y otras integraciones
Any.do tiene funciones de integración de calendario muy básicas. En esencia, Any.do solo muestra los eventos que existen actualmente en tu calendario de Google, Outlook o Apple, pero no puede crear eventos en ninguno de esos calendarios.
Esto no es necesariamente un problema si decides usar Any.do como tu calendario principal o app de listas de tareas.
Sin embargo, usar Any.do y Google Calendar al mismo tiempo, por ejemplo, no es muy agradable, ya que las tareas que añades en Any.do no aparecen en Google Calendar.
En este caso, tendrías que añadir las tareas en Google Calendar para que también aparezcan en Any.do. Sin embargo, en ese punto, simplemente estás usando 2 apps para hacer lo mismo.
La versión de pago de Any.do también ofrece integraciones con Zapier para una variedad de tareas, así como plugins para Slack y WhatsApp.
Funciones e integraciones de IA
Todoist funciones e integraciones de IA
La versión gratuita de Todoist no tiene ninguna integración con IA/LLMs como ChatGPT o Gemini.
Para obtener una integración con IA necesitarás una suscripción de pago, e incluso la función de IA solo funcionará en la versión de escritorio de Todoist (por lo que no está disponible en Android/iOS).
Sin embargo, Todoist tiene un excelente sistema de procesamiento del lenguaje natural, lo que hace que la necesidad de una integración con IA sea en gran medida obsoleta.
El procesamiento del lenguaje natural permite a un usuario escribir una única línea de texto coherente que la app entiende de forma inteligente y luego establece el título de la tarea, pero también su fecha de vencimiento, proyecto, etiquetas y nivel de prioridad.
Any.do funciones e integraciones de IA
Las funciones de IA de Any.do no están disponibles en la versión gratuita de la app, y en su lugar requieren una suscripción de pago.
Sin embargo, si tienes una suscripción de pago, puedes usar estas funciones de IA tanto en las versiones de escritorio como en las móviles de la app.
Esto es genial, porque otras apps populares de gestión de tareas como Todoist, Microsoft To Do o TickTick no tienen integraciones de IA dentro de las apps móviles.
Incluso Google Tasks no tiene un botón o función donde Gemini pueda crear o analizar tareas directamente. En su lugar, tendrás que entrar en la app de Gemini y pedirle desde allí que interactúe con tu app de Google Tasks.
Finalmente, Any.do también tiene algunas funciones básicas de procesamiento del lenguaje natural. Esta función te permite crear recordatorios simplemente escribiéndolos en lugar de presionar botones.
Por ejemplo, si escribes “Llamar a Mónica mañana a las 7 PM”, creará automáticamente un recordatorio para mañana a las 7 p. m.
Esta función solo está disponible en inglés, francés, alemán, español, hebreo, portugués, chino, italiano, coreano y árabe.
Funciones especiales o únicas
Todoist funciones especiales o únicas
Todoist tiene muchas funciones interesantes integradas en la app. Aquí están las que creemos que son las más destacables:
- Procesamiento del lenguaje natural. Esto te permite crear y programar tareas simplemente escribiendo lo que necesitas en lugar de presionar botones y navegar por menús.
- Potentes funciones de filtrado. Todoist tiene la función de filtrado y ordenación más potente de cualquier app de gestión de tareas que hayamos probado. Esto puede ayudar enormemente a los usuarios que tienden a tener docenas o cientos de tareas activas.
- Puntuación de Karma. El Karma de Todoist transforma la productividad en un juego. Los usuarios ganan puntos al completar tareas, pero pierden puntos cuando las tareas se vencen. A medida que los usuarios acumulan puntos, avanzan a través de ocho niveles de Karma distintos, comenzando en «Principiante» (0-499 puntos) y progresando hasta «Iluminado» (50,000+ puntos).
Any.do funciones especiales o únicas
Any.do tiene muchas pequeñas e interesantes funciones integradas en la app, incluso en la versión gratuita. Nuestras favoritas son:
- La sección “Mi día”. Esta sección es genial, ya que centra inmediatamente tu atención en las tareas que deben completarse hoy, sin el desorden de ayer o de mañana.
- El diseño y la simplicidad. En general, nos gusta el diseño y el atractivo visual de Any.do. Algunas funciones y configuraciones pueden ser un poco confusas, pero en general, es fácil de usar y agradable a la vista.
- La función Moment. Esta es una pantalla simple que te muestra, una por una, todas las tareas que has programado para hoy. Luego puedes elegir qué hacer con cada una de estas tareas: Marcar como hecha, eliminar, reprogramar para más tarde (mañana, en 2 días, la próxima semana) o añadirle recordatorios para hoy. Nos gusta, ayuda a tu mente a centrarse en lo que es importante para hoy.
Compatibilidad multiplataforma
Todoist compatibilidad multiplataforma
Todoist se puede descargar en las siguientes plataformas:
- Ordenadores de sobremesa/portátiles: Windows y macOS.
- Móvil: Android e iOS.
- Otros: smartwatches con Android e iOS.
Todoist también tiene versiones web tanto para móvil como para escritorio.
Any.do compatibilidad multiplataforma
Any.do está disponible para descargar en todos los principales sistemas operativos: Windows, macOS, Android, iOS. También está disponible para smartwatches de Android y Apple.
También puedes usar Any.do directamente desde el navegador web.
Colaboración y uso compartido
Todoist colaboración y uso compartido
Todoist viene con muchas funciones de colaboración, incluso en la versión gratuita.
Para colaborar con alguien, creas un proyecto, como “Trabajo”, y luego invitas a otra persona a editar ese proyecto.
La versión gratuita te permite crear 5 proyectos, y para cada proyecto puedes invitar hasta a 5 colaboradores.
Todoist Business ofrece muchas funciones comunes de gestión de proyectos como: proyectos de equipo, comentarios en tareas, notas, subida de archivos, etc.
Dicho esto, Todoist Business no puede reemplazar por completo a herramientas de gestión de proyectos como Trello o Asana porque no tiene muchas funciones esenciales como: tableros de trabajo, vistas Kanban, diagramas de Gantt, vistas de carga de trabajo, etc.
Todoist tampoco tiene muchas funciones de automatización potentes como:
- Enviar notificaciones a ciertas personas, pero solo en ciertos canales.
- Colaboración en tiempo real en ciertos documentos o proyectos.
- Integraciones profundas con CRMs como HubSpot o Salesforce, etc.
En general, las funciones de colaboración que se encuentran en Todoist deberían ser suficientes para equipos pequeños y familias, pero cualquier cosa más grande requiere una herramienta dedicada a la gestión de proyectos.
Any.do colaboración y uso compartido
Desafortunadamente, la versión gratuita de Any.do no tiene ninguna función de colaboración.
Necesitarás suscribirte al plan Familiar de 10 $ al mes para tener acceso a funciones de colaboración para hasta 4 personas.
Para las empresas, necesitarás el plan de Equipos (Teams), que cuesta 8 $ al mes por usuario.
Precios
Todoist precios
La versión de pago de Todoist tiene dos planes de suscripción diferentes:
- Pro: 5$ al mes / 48 al año (4 $ al mes).
- Business (por usuario): 8$ al mes / 72 al año (6 $ al mes).
La versión de pago de Todoist desbloquea numerosas funciones:
- 300 proyectos personales (la versión gratuita tiene 5).
- Asistente de IA.
- Función de fechas límite.
- Recordatorios personalizados. Capacidad de añadir más recordatorios para cada tarea.
- Fechas límite.
- Duración de la tarea.
- Colaboración en equipo (para usuarios de Business).
Any.do precios
Any.do tiene 3 planes de suscripción de pago diferentes:
- Personal: 8$ al mes / 60 anuales (5 $ al mes).
- Familiar: 10$ al mes/ 100 anuales (8.3 $ al mes).
- Equipos (por usuario): 8$ al mes / 60 anuales (5 $ al mes).
También hay una gran diferencia en las funciones que cada plan desbloquea:
Personal desbloquea lo siguiente:
- Funciones de IA.
- Tags y etiquetas de colores.
- Recordatorios recurrentes mejorados.
- Acceso a integraciones.
- Mejor personalización.
Familiar y Equipos desbloquean lo siguiente:
- Todo lo del plan Personal.
- Proyectos compartidos.
- Listas de la compra compartidas.
- Asignación de tareas.
- Fechas de entrega y recordatorios.
- Vistas Kanban.
- Permisos.
- Etc.