Todoist vs. Google Tasks: Resumen
¿Para quién es Todoist?
Todoist es una de las apps de listas de tareas más ricas en funciones disponibles actualmente. A diferencia de otras apps de este tipo, Todoist se centra por completo en añadir, gestionar y completar tareas.
Por el contrario, otras apps de listas de tareas combinan la gestión de tareas con otras funciones como el seguimiento de hábitos (habit tracking) o los temporizadores Pomodoro.
Por lo tanto, Todoist está diseñada principalmente para usuarios que quieren una app de listas de tareas con tantas funciones como sea posible.
¿Para quién es Google Tasks?
Google Tasks es una app de gestión de tareas que es simultáneamente extremadamente fácil de usar, pero también muy simple y limitada en las funciones que ofrece. Sin embargo, tiene una excelente integración con Google Calendar.
Esta facilidad de uso y sus funciones limitadas hacen que Google Tasks sea perfecto para los usuarios que solo necesitan una app donde puedan anotar una tarea, establecer un recordatorio y tenerla sincronizada con Google Calendar.
A cambio de esta simplicidad, los usuarios sacrifican varias funciones como la personalización, la colaboración, las vistas de calendario complejas, la organización y los filtros, etc.
Facilidad de uso
Todoist facilidad de uso
La interfaz de Todoist es limpia y minimalista, mostrando solo unos pocos botones y menús de navegación.
La primera pantalla que ves al abrir la app se llama la “Bandeja de entrada” (Inbox). Desde ahí puedes añadir, editar o completar tareas.
También puedes organizar mejor la Bandeja de entrada añadiendo diferentes secciones, como Trabajo, Paternidad o más.
Lo que nos gusta de la interfaz de Todoist es que los botones de “Ver” y “Opciones” revelan una gran cantidad de funcionalidades potentes como múltiples tipos de filtros, opciones de ordenación, registros de actividad, comentarios, etc.
Una función que nos gustó mucho fue la capacidad de seleccionar múltiples tareas a la vez y modificarlas añadiendo tags, etiquetas, cambiando los niveles de prioridad o moviéndolas a diferentes proyectos o secciones.
Casi ninguna otra app de gestión de tareas tiene esto, por lo que tienes que editar las tareas una por una.
En general, Todoist tiene una interfaz simple, pero coloca elegantemente sus opciones de configuración en múltiples ubicaciones relevantes.
Esto te permite aprender a usar Todoist a tu propio ritmo, sin sentirte abrumado por la cantidad de ajustes y opciones disponibles.
Google Tasks facilidad de uso
Google Tasks es probablemente una de las apps de gestión de tareas más fáciles de usar disponibles actualmente.
Abres la app y todo lo que ves es una pantalla simple donde ves:
- Tus listas de tareas.
- Tareas favoritas.
- Un botón de Añadir tarea.
- Tareas completadas.
Eso es todo.
Sin funciones de etiquetado (tagging), sin colaboración, sin vista de calendario, sin filtros, etc. Google Tasks ni siquiera tiene un botón de Ajustes.
A nivel psicológico, esto hace que Google Tasks se sienta muy poco estresante, ya que abrir y usar la app no se siente como un trabajo.
Organización
Todoist organización
Todoist te permite organizar tus tareas de múltiples maneras:
- Bandeja de entrada. Contiene todas las tareas y secciones que no pertenecen a un proyecto.
- Proyectos: como Trabajo, Escuela, Familia, etc.
- Secciones. Son básicamente listas dentro de los proyectos.
- Prioridad: de 1 a 4, donde 1 es la más urgente.
- Etiquetas: etiquetas personalizadas que puedes adjuntar a cualquier tarea.
- Subtareas: dividir una tarea grande en múltiples tareas más pequeñas.
En otras apps de gestión de tareas, este nivel de organización haría que fueran muy difíciles de navegar. Esto se debe a que tendrías que moverte constantemente entre diferentes proyectos, secciones o etiquetas para encontrar las tareas que quieres.
Todoist resuelve este problema a través de una potente función de filtro que te permite combinar múltiples opciones de ordenación en un solo filtro.
Por ejemplo, puedes crear un filtro que solo recupere las tareas del proyecto Trabajo, que tengan una prioridad de 1 y estén etiquetadas como “Informes”.
Esta función de filtro es única de Todoist, y es increíblemente útil para usuarios dedicados que tienen docenas de tareas activas todo el tiempo.
Finalmente, también hay una función de búsqueda que está escondida en las profundidades de la configuración de la app.
Google Tasks organización
Google Tasks te permite organizar tareas de 3 maneras:
- Listas
- Subtareas.
- Tareas guardadas en Favoritos.
La ausencia de una función de etiquetado (tagging) es muy notable, ya que muchos usuarios dependen de esa función para ordenar y organizar mejor sus tareas.
Sin embargo, puedes guardar ciertas tareas en una lista de Favoritos que puede contener tareas de todas tus listas.
Google Tasks te permite crear subtareas para cada tarea. Sin embargo, la app no te permite crear una cadena de subtareas.
Por ejemplo, en Todoist y TickTick, puedes adjuntar una subtarea a una subtarea, y luego otra subtarea a esa subtarea.
En Google Tasks, esto no es posible y solo puedes tener una organización de tarea principal/subtarea.
Sin embargo, y muy importante, las subtareas en Google Tasks funcionan como tareas normales, lo que significa que puedes adjuntar descripciones y recordatorios individuales a cada subtarea.
Aunque estas funciones puedan parecer básicas, no todas las apps de gestión de tareas permiten tales funciones para las subtareas.
Finalmente, Google Tasks solo tiene funciones básicas de ordenación con las que puedes ordenar las tareas por fecha, título, orden predeterminado o guardado recientemente.
Programación y recordatorios
Todoist programación y recordatorios
Todoist te permite programar tareas de una sola vez o tareas que se repiten a intervalos regulares.
Para las tareas recurrentes, puedes programarlas en muchas configuraciones diferentes:
- Se repite cada semana, pero solo los viernes y sábados.
- Se repite una vez cada 3 meses.
- Se repite cada mes el mismo día (el 10, por ejemplo).
- Se repite cada 2 meses.
- Se repite cada 3 semanas.
- Etc.
La versión de pago de Todoist añade otras funciones de recordatorio muy útiles:
- Recordatorios extra para una tarea (la versión gratuita solo permite 1 recordatorio por tarea)
- Función de fecha límite (Deadline).
- Duración de la tarea para la vista de calendario.
- Recordatorio por ubicación.
Google Tasks programación y recordatorios
Las funciones de programación y recordatorios de Google Tasks son mejores que las de casi cualquier otra app de listas de tareas del mercado.
Las tareas se pueden programar para que sean de una sola vez, o para que se repitan a intervalos regulares.
Las tareas recurrentes se pueden programar en todas las configuraciones posibles:
- Se repite cada semana, pero solo los viernes y sábados.
- Se repite una vez cada 3 meses.
- Se repite cada mes el último viernes.
- Se repite cada 3 semanas.
- Etc.
Nos hubiera gustado que Google Tasks tuviera la opción de adjuntar múltiples recordatorios a una sola tarea (como 1 hora antes del inicio, 30 minutos antes del inicio, 10 minutos, etc.), pero eso es una queja menor.
Calendario y otras integraciones
Todoist calendario y otras integraciones
Actualmente, Todoist se integra con Google Calendar y Outlook Calendar, pero desafortunadamente no con Apple Calendar.
Este es un punto débil para los usuarios de iOS, pero existen algunas soluciones alternativas. Por ejemplo, puedes sincronizar Google Calendar con Apple Calendar.
Después, las tareas de Todoist añadidas a Google Calendar se envían automáticamente también a Apple Calendar. Aunque no es 100% perfecto, debería ser suficiente en la mayoría de las situaciones.
Sin embargo, Todoist tiene una gran ventaja sobre sus competidores porque tiene más de 80 integraciones con muchos otros programas de productividad.
Por ejemplo, Todoist puede integrarse con:
- Apps para tomar notas: Evernote, Capacities, Fireflies, etc.
- Seguimiento del tiempo: 2Day, Toggl, Flowmo, etc.
- Correo electrónico: Gmail, Outlook, Spark, Airmail, etc.
- Mensajería: Slack, MS Teams.
- Y muchas otras integraciones.
Todoist tiene tantas integraciones que es casi seguro que encontrarás al menos una que se ajuste a tus necesidades.
Google Tasks calendario y otras integraciones
Una de las mayores ventajas de usar Google Tasks es su profunda integración con Google Calendar.
Esta integración es automática, no necesitas hacer nada.
Añadir un recordatorio a una tarea crea automáticamente una entrada en Google Calendar, sin que tengas que sincronizar Google Tasks y Google Calendar.
Desafortunadamente, Google Tasks no ofrece la opción de integrarse directamente con otras apps de calendario como iCal o Outlook Calendar.
Finalmente, Google Tasks no se integra directamente con otros programas como Notion, Evernote, Slack, etc.
En su lugar, tendrás que integrar otras apps con Google Calendar, y cualquier información que esas otras apps guarden en Google Calendar también debería ser visible en Google Tasks.
Funciones e integraciones de IA
Todoist funciones e integraciones de IA
La versión gratuita de Todoist no tiene ninguna integración con IA/LLMs como ChatGPT o Gemini.
Para obtener una integración con IA necesitarás una suscripción de pago, e incluso la función de IA solo funcionará en la versión de escritorio de Todoist (por lo que no está disponible en Android/iOS).
Sin embargo, Todoist tiene un excelente sistema de procesamiento del lenguaje natural, lo que hace que la necesidad de una integración con IA sea en gran medida obsoleta.
El procesamiento del lenguaje natural permite a un usuario escribir una única línea de texto coherente que la app entiende de forma inteligente y luego establece el título de la tarea, pero también su fecha de vencimiento, proyecto, etiquetas y nivel de prioridad.
Google Tasks funciones e integraciones de IA
Google Tasks no tiene ninguna función de IA dentro de la app, lo que significa que no hay botones u opciones donde puedas pedir a una IA que cree tareas o recordatorios.
En su lugar, Google Tasks se integra con Gemini o el Asistente de Google, y puedes crear o leer tareas desde esas apps.
Según nuestro uso, la propia app Gemini de Google parece funcionar mejor con Google Tasks, pero tiene sus limitaciones. Por ejemplo, Gemini no puede dividir una tarea grande en subtareas.
Otras herramientas de IA como ChatGPT o Claude también se pueden integrar en Google Tasks/Calendar, pero requiere que configures una cuenta de Zapier para hacerlo.
Funciones especiales o únicas
Todoist funciones especiales o únicas
Todoist tiene muchas funciones interesantes integradas en la app. Aquí están las que creemos que son las más destacables:
- Procesamiento del lenguaje natural. Esto te permite crear y programar tareas simplemente escribiendo lo que necesitas en lugar de presionar botones y navegar por menús.
- Potentes funciones de filtrado. Todoist tiene la función de filtrado y ordenación más potente de cualquier app de gestión de tareas que hayamos probado. Esto puede ayudar enormemente a los usuarios que tienden a tener docenas o cientos de tareas activas.
- Puntuación de Karma. El Karma de Todoist transforma la productividad en un juego. Los usuarios ganan puntos al completar tareas, pero pierden puntos cuando las tareas se vencen. A medida que los usuarios acumulan puntos, avanzan a través de ocho niveles de Karma distintos, comenzando en «Principiante» (0-499 puntos) y progresando hasta «Iluminado» (50,000+ puntos).
Google Tasks funciones especiales o únicas
Google Tasks es muy simple en comparación con muchos de sus competidores, pero aún tiene algunas funciones muy distintivas:
- Integración con Gemini/Asistente de Google. Se siente muy agradable chatear con una IA sobre tus tareas, o pedirle a la IA que cree nuevas tareas por sí misma. Desafortunadamente, tienes que usar Gemini para que esto funcione correctamente.
- Excelente integración con Google Calendar. Google Tasks tiene la mejor integración con Google Calendar de cualquier app de gestión de tareas que hemos probado.
- Simplicidad general. Google Tasks tiene muy pocas funciones en comparación con sus competidores, pero esto también hace que la app sea muy simple de usar y entender.
Compatibilidad multiplataforma
Todoist compatibilidad multiplataforma
Todoist se puede descargar en las siguientes plataformas:
- Ordenadores de sobremesa/portátiles: Windows y macOS.
- Móvil: Android e iOS.
- Otros: smartwatches con Android e iOS.
Todoist también tiene versiones web tanto para móvil como para escritorio.
Google Tasks compatibilidad multiplataforma
Google Tasks se puede descargar en las siguientes plataformas:
- Móvil: Android e iOS.
- Otros: smartwatches con Android e iOS.
Es importante destacar que Google Tasks no tiene una versión descargable para Windows o macOS. Para esas plataformas, tendrás que usar la versión web en su lugar.
Colaboración y uso compartido
Todoist colaboración y uso compartido
Todoist viene con muchas funciones de colaboración, incluso en la versión gratuita.
Para colaborar con alguien, creas un proyecto, como “Trabajo”, y luego invitas a otra persona a editar ese proyecto.
La versión gratuita te permite crear 5 proyectos, y para cada proyecto puedes invitar hasta a 5 colaboradores.
Todoist Business ofrece muchas funciones comunes de gestión de proyectos como: proyectos de equipo, comentarios en tareas, notas, subida de archivos, etc.
Dicho esto, Todoist Business no puede reemplazar por completo a herramientas de gestión de proyectos como Trello o Asana porque no tiene muchas funciones esenciales como: tableros de trabajo, vistas Kanban, diagramas de Gantt, vistas de carga de trabajo, etc.
Todoist tampoco tiene muchas funciones de automatización potentes como:
- Enviar notificaciones a ciertas personas, pero solo en ciertos canales.
- Colaboración en tiempo real en ciertos documentos o proyectos.
- Integraciones profundas con CRMs como HubSpot o Salesforce, etc.
En general, las funciones de colaboración que se encuentran en Todoist deberían ser suficientes para equipos pequeños y familias, pero cualquier cosa más grande requiere una herramienta dedicada a la gestión de proyectos.
Google Tasks colaboración y uso compartido
Google Tasks no tiene funciones de colaboración integradas. Esto significa que no puedes compartir una lista de la compra con tu pareja, o compartir una lista de tareas de trabajo con tus colegas.
Cualquier tarea guardada en Google Tasks es tuya y solo tuya.
La única excepción a esto es para las empresas que han pagado y configurado un Google Workspace. Desde Google Workspace, una persona puede compartir o asignar tareas a otros desde Gmail, Google Chat, etc.
Precios
Todoist precios
La versión de pago de Todoist tiene dos planes de suscripción diferentes:
- Pro: 5$ al mes / 48 al año (4 $ al mes).
- Business (por usuario): 8$ al mes / 72 al año (6 $ al mes).
La versión de pago de Todoist desbloquea numerosas funciones:
- 300 proyectos personales (la versión gratuita tiene 5).
- Asistente de IA.
- Función de fechas límite.
- Recordatorios personalizados. Capacidad de añadir más recordatorios para cada tarea.
- Fechas límite.
- Duración de la tarea.
- Colaboración en equipo (para usuarios de Business).
Google Tasks precios
Google Tasks es completamente gratuito.