Todoist vs. Microsoft To Do: Resumen
¿Para quién es Todoist?
Todoist es una de las apps de listas de tareas más ricas en funciones disponibles actualmente. A diferencia de otras apps de este tipo, Todoist se centra por completo en añadir, gestionar y completar tareas.
Por el contrario, otras apps de listas de tareas combinan la gestión de tareas con otras funciones como el seguimiento de hábitos (habit tracking) o los temporizadores Pomodoro.
Por lo tanto, Todoist está diseñada principalmente para usuarios que quieren una app de listas de tareas con tantas funciones como sea posible.
¿Para quién es Microsoft To Do?
Microsoft To Do es una app de gestión de tareas completamente gratuita con un número decente de funciones, pero con la mención de que Microsoft To Do quiere ser utilizada de una cierta manera. Esto puede ser algo bueno o malo, dependiendo de si tus necesidades se ajustan a lo que Microsoft To Do puede ofrecer.
Microsoft To Do también está integrada con el ecosistema de software de Microsoft, pero en nuestra experiencia esta integración no es tan buena como la de Google Tasks en el ecosistema de Google.
Desafortunadamente, la interfaz no es tan simple de usar como otras apps de listas de tareas. Solo por este hecho, creemos que solo las personas y organizaciones que están profundamente integradas en el ecosistema de Microsoft deberían usar esta app.
Facilidad de uso
Todoist facilidad de uso
La interfaz de Todoist es limpia y minimalista, mostrando solo unos pocos botones y menús de navegación.
La primera pantalla que ves al abrir la app se llama la “Bandeja de entrada” (Inbox). Desde ahí puedes añadir, editar o completar tareas.
También puedes organizar mejor la Bandeja de entrada añadiendo diferentes secciones, como Trabajo, Paternidad o más.
Lo que nos gusta de la interfaz de Todoist es que los botones de “Ver” y “Opciones” revelan una gran cantidad de funcionalidades potentes como múltiples tipos de filtros, opciones de ordenación, registros de actividad, comentarios, etc.
Una función que nos gustó mucho fue la capacidad de seleccionar múltiples tareas a la vez y modificarlas añadiendo tags, etiquetas, cambiando los niveles de prioridad o moviéndolas a diferentes proyectos o secciones.
Casi ninguna otra app de gestión de tareas tiene esto, por lo que tienes que editar las tareas una por una.
En general, Todoist tiene una interfaz simple, pero coloca elegantemente sus opciones de configuración en múltiples ubicaciones relevantes.
Esto te permite aprender a usar Todoist a tu propio ritmo, sin sentirte abrumado por la cantidad de ajustes y opciones disponibles.
Microsoft To Do facilidad de uso
El mayor problema de Microsoft To Do es su interfaz de usuario. La mayoría de las apps de tareas te permiten ver o crear una tarea desde la primera pantalla al abrir la app.
Microsoft To Do hace las cosas de manera diferente, y la primera pantalla que ves en la app te muestra varias subdivisiones como Mi día, Importante, Planeado, etc.
Estas subdivisiones causan confusión cada vez que abres la app, ya que pasas uno o dos segundos cada vez tratando de recordar qué hace cada sección o dónde se encuentra una tarea.
Otro problema con Microsoft To Do es que muchas acciones comunes requieren clics, toques o deslizamientos
adicionales en comparación con las apps de la competencia.
Con el tiempo, esto crea frustración y hace que usar la app se sienta como un trabajo en lugar de como una herramienta para anotar cosas rápidamente.
Por ejemplo, crear una tarea requiere dos clics en Microsoft To Do en lugar de uno solo en la mayoría de las otras apps de listas de tareas.
Esto se debe a que primero haces clic en una lista de tareas y luego en el botón de añadir tarea.
Organización
Todoist organización
Todoist te permite organizar tus tareas de múltiples maneras:
- Bandeja de entrada. Contiene todas las tareas y secciones que no pertenecen a un proyecto.
- Proyectos: como Trabajo, Escuela, Familia, etc.
- Secciones. Son básicamente listas dentro de los proyectos.
- Prioridad: de 1 a 4, donde 1 es la más urgente.
- Etiquetas: etiquetas personalizadas que puedes adjuntar a cualquier tarea.
- Subtareas: dividir una tarea grande en múltiples tareas más pequeñas.
En otras apps de gestión de tareas, este nivel de organización haría que fueran muy difíciles de navegar. Esto se debe a que tendrías que moverte constantemente entre diferentes proyectos, secciones o etiquetas para encontrar las tareas que quieres.
Todoist resuelve este problema a través de una potente función de filtro que te permite combinar múltiples opciones de ordenación en un solo filtro.
Por ejemplo, puedes crear un filtro que solo recupere las tareas del proyecto Trabajo, que tengan una prioridad de 1 y estén etiquetadas como “Informes”.
Esta función de filtro es única de Todoist, y es increíblemente útil para usuarios dedicados que tienen docenas de tareas activas todo el tiempo.
Finalmente, también hay una función de búsqueda que está escondida en las profundidades de la configuración de la app.
Microsoft To Do organización
Microsoft To Do tiene las siguientes opciones de organización para las tareas:
- Grupos
- Listas
- Mi día
Los grupos contienen listas y las listas contienen tareas. «Mi día» es un filtro predefinido que muestra las tareas que vencen en las próximas 24-36 horas.
Microsoft To Do no tiene una función de etiquetado (tagging), que puede ser una característica valiosa para algunos usuarios, ya que les ayuda a organizar y filtrar mejor sus tareas.
Otra gran función que falta son las subtareas. En Microsoft To Do, puedes dividir una tarea en pasos, pero estos pasos funcionan principalmente como un simple checklist, en lugar de tareas reales que están subordinadas a una tarea principal.
En otras apps de listas de tareas, las subtareas tienen las mismas características que las tareas regulares: recordatorios, etiquetas, indicadores de prioridad, descripciones, archivos adjuntos, etc.
Para encontrar tareas, Microsoft To Do tiene una búsqueda integrada con la que puedes navegar rápidamente a tareas o listas. Nos gusta esta función, es muy práctica y sorprendentemente rara entre las apps de gestión de tareas.
Cada lista de tareas también tiene una función de ordenación para organizar las tareas según los siguientes criterios: importancia, fecha de vencimiento, tareas en la sección «Mi día», alfabéticamente o por fecha de creación de la tarea.
Una crítica menor aquí es que Microsoft To Do no tiene una lista de tareas unificada que contenga todas tus tareas de cada grupo o lista.
Hubiera sido bueno para poder ver todas tus tareas activas en un solo lugar, sin tener que estar cambiando constantemente de una lista de tareas a otra.
Programación y recordatorios
Todoist programación y recordatorios
Todoist te permite programar tareas de una sola vez o tareas que se repiten a intervalos regulares.
Para las tareas recurrentes, puedes programarlas en muchas configuraciones diferentes:
- Se repite cada semana, pero solo los viernes y sábados.
- Se repite una vez cada 3 meses.
- Se repite cada mes el mismo día (el 10, por ejemplo).
- Se repite cada 2 meses.
- Se repite cada 3 semanas.
- Etc.
La versión de pago de Todoist añade otras funciones de recordatorio muy útiles:
- Recordatorios extra para una tarea (la versión gratuita solo permite 1 recordatorio por tarea)
- Función de fecha límite (Deadline).
- Duración de la tarea para la vista de calendario.
- Recordatorio por ubicación.
Microsoft To Do programación y recordatorios
En Microsoft To Do, las tareas pueden tener tanto un recordatorio como una fecha de vencimiento. La función de Fecha de vencimiento se utiliza principalmente para organizar las tareas según la urgencia y cuándo deben completarse.
La función de recordatorio te permite crear tareas de un solo uso o recurrentes.
Los recordatorios para tareas que se repiten diaria o semanalmente funcionan muy bien. Sin embargo, los recordatorios recurrentes para tareas mensuales y anuales son un poco más limitados.
Aquí hay algunas de las configuraciones en las que puedes programar una tarea en Microsoft To Do:
- Repetir cada semana, pero solo en ciertos días como miércoles o martes.
- Repetir cada 5 semanas, pero solo en ciertos días.
- Repetir cada mes, pero solo en un día calendario determinado (el 3, por ejemplo).
Los recordatorios mensuales podrían ser mejores. Por ejemplo, Google Tasks o Todoist te permiten personalizar un recordatorio mensual para recibir una notificación el primer lunes del mes, o el último martes del mes, o un día determinado del mes, etc.
Finalmente, hubiera sido bueno si Microsoft To Do te permitiera adjuntar múltiples recordatorios a una sola tarea, como 3 horas antes, 2 horas antes, a la hora de la tarea, etc.
Calendario y otras integraciones
Todoist calendario y otras integraciones
Actualmente, Todoist se integra con Google Calendar y Outlook Calendar, pero desafortunadamente no con Apple Calendar.
Este es un punto débil para los usuarios de iOS, pero existen algunas soluciones alternativas. Por ejemplo, puedes sincronizar Google Calendar con Apple Calendar.
Después, las tareas de Todoist añadidas a Google Calendar se envían automáticamente también a Apple Calendar. Aunque no es 100% perfecto, debería ser suficiente en la mayoría de las situaciones.
Sin embargo, Todoist tiene una gran ventaja sobre sus competidores porque tiene más de 80 integraciones con muchos otros programas de productividad.
Por ejemplo, Todoist puede integrarse con:
- Apps para tomar notas: Evernote, Capacities, Fireflies, etc.
- Seguimiento del tiempo: 2Day, Toggl, Flowmo, etc.
- Correo electrónico: Gmail, Outlook, Spark, Airmail, etc.
- Mensajería: Slack, MS Teams.
- Y muchas otras integraciones.
Todoist tiene tantas integraciones que es casi seguro que encontrarás al menos una que se ajuste a tus necesidades.
Microsoft To Do calendario y otras integraciones
Una razón para usar Microsoft To Do es su integración con el ecosistema de Microsoft, en particular con Outlook y Microsoft Teams.
El problema es que esta integración no es automática. Crear una tarea en Microsoft To Do y añadirle una fecha de vencimiento y un recordatorio no la añade automáticamente a Outlook Calendar.
Hemos investigado esto un poco más y resulta que debes copiar y pegar manualmente las tareas desde la app de Microsoft To Do a Outlook Calendar como si estuviéramos en el año 2000.
La integración con otros calendarios como Google Calendar o iCal tampoco es posible directamente, sino que requiere soluciones complejas.
En general, hemos descubierto que Microsoft To Do se integra deficientemente con los calendarios, incluido el propio Outlook Calendar de Microsoft.
Funciones e integraciones de IA
Todoist funciones e integraciones de IA
La versión gratuita de Todoist no tiene ninguna integración con IA/LLMs como ChatGPT o Gemini.
Para obtener una integración con IA necesitarás una suscripción de pago, e incluso la función de IA solo funcionará en la versión de escritorio de Todoist (por lo que no está disponible en Android/iOS).
Sin embargo, Todoist tiene un excelente sistema de procesamiento del lenguaje natural, lo que hace que la necesidad de una integración con IA sea en gran medida obsoleta.
El procesamiento del lenguaje natural permite a un usuario escribir una única línea de texto coherente que la app entiende de forma inteligente y luego establece el título de la tarea, pero también su fecha de vencimiento, proyecto, etiquetas y nivel de prioridad.
Microsoft To Do funciones e integraciones de IA
Microsoft To Do no tiene ninguna función de IA integrada en la app.
Sin embargo, Microsoft ofrece algunas funciones básicas de procesamiento del lenguaje natural en las versiones de la app para Windows e iOS, pero solo está disponible en inglés.
Esta función de lenguaje natural reconoce ciertas palabras como “mañana”, “viernes” o “11 PM” y las transforma automáticamente en recordatorios.
Funciones especiales o únicas
Todoist funciones especiales o únicas
Todoist tiene muchas funciones interesantes integradas en la app. Aquí están las que creemos que son las más destacables:
- Procesamiento del lenguaje natural. Esto te permite crear y programar tareas simplemente escribiendo lo que necesitas en lugar de presionar botones y navegar por menús.
- Potentes funciones de filtrado. Todoist tiene la función de filtrado y ordenación más potente de cualquier app de gestión de tareas que hayamos probado. Esto puede ayudar enormemente a los usuarios que tienden a tener docenas o cientos de tareas activas.
- Puntuación de Karma. El Karma de Todoist transforma la productividad en un juego. Los usuarios ganan puntos al completar tareas, pero pierden puntos cuando las tareas se vencen. A medida que los usuarios acumulan puntos, avanzan a través de ocho niveles de Karma distintos, comenzando en «Principiante» (0-499 puntos) y progresando hasta «Iluminado» (50,000+ puntos).
Microsoft To Do funciones especiales o únicas
Microsoft To Do se siente distinta en comparación con sus competidores, con una filosofía muy particular sobre cómo se deben hacer las tareas.
A continuación se presentan las características que la hacen destacar:
- La lista “Mi día”. Nos gusta esta función, te permite ver automáticamente las tareas que vencen hoy o un poco más tarde. Es simple y limpia.
- Integración con el ecosistema de Microsoft. Nos gustaría que la integración con Outlook Calendar hubiera sido mejor, pero en general esta es una gran ventaja de Microsoft To Do.
- Correo electrónico marcado. Si usas Outlook como tu cliente de correo electrónico principal, esta función te permite marcar un correo electrónico y aparece automáticamente en Microsoft To Do como una tarea. Es una gran función que ayuda a organizar tus tareas y a despejar tus correos electrónicos.
Compatibilidad multiplataforma
Todoist compatibilidad multiplataforma
Todoist se puede descargar en las siguientes plataformas:
- Ordenadores de sobremesa/portátiles: Windows y macOS.
- Móvil: Android e iOS.
- Otros: smartwatches con Android e iOS.
Todoist también tiene versiones web tanto para móvil como para escritorio.
Microsoft To Do compatibilidad multiplataforma
Microsoft To Do se puede descargar en las siguientes plataformas:
- Ordenadores de sobremesa/portátiles: Windows y macOS.
- Móvil: Android e iOS.
Microsoft To Do también tiene versiones web tanto para móvil como para escritorio.
Colaboración y uso compartido
Todoist colaboración y uso compartido
Todoist viene con muchas funciones de colaboración, incluso en la versión gratuita.
Para colaborar con alguien, creas un proyecto, como “Trabajo”, y luego invitas a otra persona a editar ese proyecto.
La versión gratuita te permite crear 5 proyectos, y para cada proyecto puedes invitar hasta a 5 colaboradores.
Todoist Business ofrece muchas funciones comunes de gestión de proyectos como: proyectos de equipo, comentarios en tareas, notas, subida de archivos, etc.
Dicho esto, Todoist Business no puede reemplazar por completo a herramientas de gestión de proyectos como Trello o Asana porque no tiene muchas funciones esenciales como: tableros de trabajo, vistas Kanban, diagramas de Gantt, vistas de carga de trabajo, etc.
Todoist tampoco tiene muchas funciones de automatización potentes como:
- Enviar notificaciones a ciertas personas, pero solo en ciertos canales.
- Colaboración en tiempo real en ciertos documentos o proyectos.
- Integraciones profundas con CRMs como HubSpot o Salesforce, etc.
En general, las funciones de colaboración que se encuentran en Todoist deberían ser suficientes para equipos pequeños y familias, pero cualquier cosa más grande requiere una herramienta dedicada a la gestión de proyectos.
Microsoft To Do colaboración y uso compartido
Microsoft To Do te permite colaborar con otros compartiendo listas de tareas, pero solo con otros usuarios que tengan una cuenta de Microsoft.
La función también es bastante limitada, ya que no puedes dejar comentarios o asignar tareas a diferentes personas.
Hemos descubierto que la función es principalmente útil para familias o pequeños proyectos con 2-3 personas.
Solo vale la pena usar Microsoft To Do para la colaboración si tu organización o empresa utiliza Microsoft para las operaciones del día a día. Apps como Planner, Teams, Sharepoint u Outlook funcionan bien con Microsoft To Do y permiten a los usuarios enviar, asignar o compartir tareas directamente a la app de tareas de los usuarios.
Precios
Todoist precios
La versión de pago de Todoist tiene dos planes de suscripción diferentes:
- Pro: 5$ al mes / 48 al año (4 $ al mes).
- Business (por usuario): 8$ al mes / 72 al año (6 $ al mes).
La versión de pago de Todoist desbloquea numerosas funciones:
- 300 proyectos personales (la versión gratuita tiene 5).
- Asistente de IA.
- Función de fechas límite.
- Recordatorios personalizados. Capacidad de añadir más recordatorios para cada tarea.
- Fechas límite.
- Duración de la tarea.
- Colaboración en equipo (para usuarios de Business).
Microsoft To Do precios
Microsoft To Do es completamente gratuito.