Todoist vs. TickTick: Resumen
¿Para quién es Todoist?
Todoist es una de las apps de listas de tareas más ricas en funciones disponibles actualmente. A diferencia de otras apps de este tipo, Todoist se centra por completo en añadir, gestionar y completar tareas.
Por el contrario, otras apps de listas de tareas combinan la gestión de tareas con otras funciones como el seguimiento de hábitos (habit tracking) o los temporizadores Pomodoro.
Por lo tanto, Todoist está diseñada principalmente para usuarios que quieren una app de listas de tareas con tantas funciones como sea posible.
¿Para quién es TickTick?
TickTick es una app de gestión de tareas rica en funciones que también integra características de productividad encontradas en otras apps: seguimiento de hábitos (habit tracking), toma de notas, matriz de Eisenhower, temporizadores Pomodoro, etc.
TickTick es ideal para personas que necesitan una app de listas de tareas generalista que pueda hacer muchas cosas a la vez y, por lo tanto, reemplazar múltiples otras apps como los habit trackers o simples apps de notas.
Facilidad de uso
Todoist facilidad de uso
La interfaz de Todoist es limpia y minimalista, mostrando solo unos pocos botones y menús de navegación.
La primera pantalla que ves al abrir la app se llama la “Bandeja de entrada” (Inbox). Desde ahí puedes añadir, editar o completar tareas.
También puedes organizar mejor la Bandeja de entrada añadiendo diferentes secciones, como Trabajo, Paternidad o más.
Lo que nos gusta de la interfaz de Todoist es que los botones de “Ver” y “Opciones” revelan una gran cantidad de funcionalidades potentes como múltiples tipos de filtros, opciones de ordenación, registros de actividad, comentarios, etc.
Una función que nos gustó mucho fue la capacidad de seleccionar múltiples tareas a la vez y modificarlas añadiendo tags, etiquetas, cambiando los niveles de prioridad o moviéndolas a diferentes proyectos o secciones.
Casi ninguna otra app de gestión de tareas tiene esto, por lo que tienes que editar las tareas una por una.
En general, Todoist tiene una interfaz simple, pero coloca elegantemente sus opciones de configuración en múltiples ubicaciones relevantes.
Esto te permite aprender a usar Todoist a tu propio ritmo, sin sentirte abrumado por la cantidad de ajustes y opciones disponibles.
TickTick facilidad de uso
La interfaz de usuario de TickTick es simple y directa, pero también es muy modular y fácil de configurar.
Por ejemplo, puedes personalizar el propio botón de “Añadir tarea”. Puedes cambiar qué funciones están disponibles para personalizar la tarea: tags, convertir a nota, añadir imagen, establecer prioridad, etc.
De manera similar, también puedes personalizar qué funciones quieres usar (o no usar) en la barra de navegación inferior: vista de calendario, temporizador Pomodoro, habit tracker, función de búsqueda, cuenta atrás, etc.
La modularidad de TickTick es una de sus mayores fortalezas, ya que puedes hacerla tan compleja o tan simple como quieras.
Sin embargo, esta modularidad también puede hacer que su interfaz parezca abarrotada y caótica si utilizas todas sus funciones.
Organización
Todoist organización
Todoist te permite organizar tus tareas de múltiples maneras:
- Bandeja de entrada. Contiene todas las tareas y secciones que no pertenecen a un proyecto.
- Proyectos: como Trabajo, Escuela, Familia, etc.
- Secciones. Son básicamente listas dentro de los proyectos.
- Prioridad: de 1 a 4, donde 1 es la más urgente.
- Etiquetas: etiquetas personalizadas que puedes adjuntar a cualquier tarea.
- Subtareas: dividir una tarea grande en múltiples tareas más pequeñas.
En otras apps de gestión de tareas, este nivel de organización haría que fueran muy difíciles de navegar. Esto se debe a que tendrías que moverte constantemente entre diferentes proyectos, secciones o etiquetas para encontrar las tareas que quieres.
Todoist resuelve este problema a través de una potente función de filtro que te permite combinar múltiples opciones de ordenación en un solo filtro.
Por ejemplo, puedes crear un filtro que solo recupere las tareas del proyecto Trabajo, que tengan una prioridad de 1 y estén etiquetadas como “Informes”.
Esta función de filtro es única de Todoist, y es increíblemente útil para usuarios dedicados que tienen docenas de tareas activas todo el tiempo.
Finalmente, también hay una función de búsqueda que está escondida en las profundidades de la configuración de la app.
TickTick organización
TickTick te permite organizar las tareas de las siguientes maneras:
- Listas: como Trabajo, Personal, Bandeja de entrada.
- Secciones: subdivisiones de las listas.
- Prioridad: Desde Alta hasta Sin prioridad.
- Etiquetas: etiquetas personalizadas que puedes adjuntar a cualquier tarea.
- Subtareas: para simplificar una tarea en pasos más pequeños.
Si quieres guardar información, puedes elegir convertir una tarea en una nota. Esto te permite escribir rápidamente una gran cantidad de información. No es tan avanzado como Evernote o Google Keep, pero es genial para guardar información en el mismo lugar que las tareas.
También puedes adjuntar checklists a tareas o subtareas individuales, para que puedas visualizar mejor todos los pasos necesarios para completar la tarea.
La flexibilidad extra que proporcionan las funciones es genial, pero lleva un tiempo entrenar la vista para poder reconocer inmediatamente qué es una tarea, qué es un checklist y qué es una nota.
En general, TickTick te ofrece muchas formas diferentes de almacenar tus tareas e ideas, y luego organizar cada una en su propio pequeño rincón.
Desafortunadamente, TickTick no tiene una función de búsqueda o buenas funciones de filtrado. Si eres un usuario intensivo, tienes que organizar y etiquetar adecuadamente tus tareas, de lo contrario corres el riesgo de tener tareas y proyectos “huérfanos” que están ocultos y son fáciles de olvidar.
Programación y recordatorios
Todoist programación y recordatorios
Todoist te permite programar tareas de una sola vez o tareas que se repiten a intervalos regulares.
Para las tareas recurrentes, puedes programarlas en muchas configuraciones diferentes:
- Se repite cada semana, pero solo los viernes y sábados.
- Se repite una vez cada 3 meses.
- Se repite cada mes el mismo día (el 10, por ejemplo).
- Se repite cada 2 meses.
- Se repite cada 3 semanas.
- Etc.
La versión de pago de Todoist añade otras funciones de recordatorio muy útiles:
- Recordatorios extra para una tarea (la versión gratuita solo permite 1 recordatorio por tarea)
- Función de fecha límite (Deadline).
- Duración de la tarea para la vista de calendario.
- Recordatorio por ubicación.
TickTick programación y recordatorios
Las funciones de recordatorio de TickTick te permiten programar recordatorios tanto para tareas de una sola vez como para tareas recurrentes.
Para las tareas recurrentes, puedes programarlas para que se repitan en cualquier configuración de tiempo que desees:
- Se repite todos los días, excepto los fines de semana.
- Se repite cada semana, pero solo los lunes y martes.
- Se repite cada mes el primer día laborable, etc.
- Primer día laborable o último día laborable del mes.
- Segundo o tercer miércoles del mes, etc.
La versión de pago de TickTick añade más funciones como:
- Recordatorios constantes (Constant Reminders). Un recordatorio que permanece activo durante 5 minutos (en Android) o sin parar (en iOS) hasta que se detiene manualmente.
- Duración de la tarea para la vista de calendario.
- Recordatorios por ubicación.
Calendario y otras integraciones
Todoist calendario y otras integraciones
Actualmente, Todoist se integra con Google Calendar y Outlook Calendar, pero desafortunadamente no con Apple Calendar.
Este es un punto débil para los usuarios de iOS, pero existen algunas soluciones alternativas. Por ejemplo, puedes sincronizar Google Calendar con Apple Calendar.
Después, las tareas de Todoist añadidas a Google Calendar se envían automáticamente también a Apple Calendar. Aunque no es 100% perfecto, debería ser suficiente en la mayoría de las situaciones.
Sin embargo, Todoist tiene una gran ventaja sobre sus competidores porque tiene más de 80 integraciones con muchos otros programas de productividad.
Por ejemplo, Todoist puede integrarse con:
- Apps para tomar notas: Evernote, Capacities, Fireflies, etc.
- Seguimiento del tiempo: 2Day, Toggl, Flowmo, etc.
- Correo electrónico: Gmail, Outlook, Spark, Airmail, etc.
- Mensajería: Slack, MS Teams.
- Y muchas otras integraciones.
Todoist tiene tantas integraciones que es casi seguro que encontrarás al menos una que se ajuste a tus necesidades.
TickTick calendario y otras integraciones
Desafortunadamente, las integraciones de calendario de TickTick solo están disponibles en la versión de pago de la app.
Esto significa que la versión gratuita de TickTick no te permite añadir nuevas tareas y pendientes en tu calendario de Google, Outlook o iCloud.
Sin embargo, puedes permitir que TickTick lea y muestre eventos de tus calendarios dentro de la app.
Además de los calendarios, TickTick también soporta un puñado de otras integraciones importantes como: Notion, Gmail, Outlook e IFTTT.
Funciones e integraciones de IA
Todoist funciones e integraciones de IA
La versión gratuita de Todoist no tiene ninguna integración con IA/LLMs como ChatGPT o Gemini.
Para obtener una integración con IA necesitarás una suscripción de pago, e incluso la función de IA solo funcionará en la versión de escritorio de Todoist (por lo que no está disponible en Android/iOS).
Sin embargo, Todoist tiene un excelente sistema de procesamiento del lenguaje natural, lo que hace que la necesidad de una integración con IA sea en gran medida obsoleta.
El procesamiento del lenguaje natural permite a un usuario escribir una única línea de texto coherente que la app entiende de forma inteligente y luego establece el título de la tarea, pero también su fecha de vencimiento, proyecto, etiquetas y nivel de prioridad.
TickTick funciones e integraciones de IA
TickTick no soporta nativamente ninguna integración con IA/LLMs como ChatGPT.
Podrías improvisar algo usando varias herramientas como IFTTT, pero no está garantizado que funcione correctamente.
TickTick también tiene una implementación muy básica de procesamiento del lenguaje natural. En teoría, esta función debería permitirte guardar tareas escribiéndolas, y haciendo que la app deduzca el título, la fecha, las horas de repetición, etc.
Sin embargo, la implementación de TickTick es lenta y no funciona tan bien, razón por la cual la función probablemente está desactivada por defecto.
Funciones especiales o únicas
Todoist funciones especiales o únicas
Todoist tiene muchas funciones interesantes integradas en la app. Aquí están las que creemos que son las más destacables:
- Procesamiento del lenguaje natural. Esto te permite crear y programar tareas simplemente escribiendo lo que necesitas en lugar de presionar botones y navegar por menús.
- Potentes funciones de filtrado. Todoist tiene la función de filtrado y ordenación más potente de cualquier app de gestión de tareas que hayamos probado. Esto puede ayudar enormemente a los usuarios que tienden a tener docenas o cientos de tareas activas.
- Puntuación de Karma. El Karma de Todoist transforma la productividad en un juego. Los usuarios ganan puntos al completar tareas, pero pierden puntos cuando las tareas se vencen. A medida que los usuarios acumulan puntos, avanzan a través de ocho niveles de Karma distintos, comenzando en «Principiante» (0-499 puntos) y progresando hasta «Iluminado» (50,000+ puntos).
TickTick funciones especiales o únicas
TickTick es una app de listas de tareas generalista que combina muchos tipos diferentes de funciones en un solo paquete. De todas estas funciones, estas son las que más nos gustan:
- Personalización. En nuestra experiencia, TickTick es la app de listas de tareas más modular y personalizable del mercado. Puedes hacerla tan simple o tan compleja como quieras.
- Notas y checklists. Genial para los usuarios que quieren añadir más contexto e información a sus tareas.
- Varias herramientas como: la matriz de Eisenhower, el seguimiento de hábitos (habit tracking), el temporizador de enfoque Pomodoro, etc. TickTick es ideal para las personas que usan estas funciones, ya que elimina la necesidad de instalar múltiples apps.
Compatibilidad multiplataforma
Todoist compatibilidad multiplataforma
Todoist se puede descargar en las siguientes plataformas:
- Ordenadores de sobremesa/portátiles: Windows y macOS.
- Móvil: Android e iOS.
- Otros: smartwatches con Android e iOS.
Todoist también tiene versiones web tanto para móvil como para escritorio.
TickTick compatibilidad multiplataforma
TickTick está disponible para descargar en las siguientes plataformas:
- Ordenadores de sobremesa/portátiles: Windows y macOS.
- Móvil: Android e iOS.
- Otros: smartwatches con Android e iOS.
TickTick también tiene una versión web tanto para móvil como para escritorio.
Colaboración y uso compartido
Todoist colaboración y uso compartido
Todoist viene con muchas funciones de colaboración, incluso en la versión gratuita.
Para colaborar con alguien, creas un proyecto, como “Trabajo”, y luego invitas a otra persona a editar ese proyecto.
La versión gratuita te permite crear 5 proyectos, y para cada proyecto puedes invitar hasta a 5 colaboradores.
Todoist Business ofrece muchas funciones comunes de gestión de proyectos como: proyectos de equipo, comentarios en tareas, notas, subida de archivos, etc.
Dicho esto, Todoist Business no puede reemplazar por completo a herramientas de gestión de proyectos como Trello o Asana porque no tiene muchas funciones esenciales como: tableros de trabajo, vistas Kanban, diagramas de Gantt, vistas de carga de trabajo, etc.
Todoist tampoco tiene muchas funciones de automatización potentes como:
- Enviar notificaciones a ciertas personas, pero solo en ciertos canales.
- Colaboración en tiempo real en ciertos documentos o proyectos.
- Integraciones profundas con CRMs como HubSpot o Salesforce, etc.
En general, las funciones de colaboración que se encuentran en Todoist deberían ser suficientes para equipos pequeños y familias, pero cualquier cosa más grande requiere una herramienta dedicada a la gestión de proyectos.
TickTick colaboración y uso compartido
TickTick ofrece una forma básica de colaboración, donde dos o más usuarios pueden trabajar juntos para completar tareas que se encuentran dentro de una lista.
Los usuarios pueden asignar tareas a otros usuarios, e incluso comentar en las tareas para proporcionar más información.
Este es aproximadamente el alcance de las funciones de colaboración de TickTick. En nuestra opinión, son suficientes para compartir tareas con familiares y amigos, o incluso para pequeños proyectos de trabajo.
Precios
Todoist precios
La versión de pago de Todoist tiene dos planes de suscripción diferentes:
- Pro: 5$ al mes / 48 al año (4 $ al mes).
- Business (por usuario): 8$ al mes / 72 al año (6 $ al mes).
La versión de pago de Todoist desbloquea numerosas funciones:
- 300 proyectos personales (la versión gratuita tiene 5).
- Asistente de IA.
- Función de fechas límite.
- Recordatorios personalizados. Capacidad de añadir más recordatorios para cada tarea.
- Fechas límite.
- Duración de la tarea.
- Colaboración en equipo (para usuarios de Business).
TickTick precios
La versión de pago de TickTick tiene un único plan de suscripción:
- Premium: 4$ al mes/36$ al año (3 $ al mes).
La versión de pago de TickTick desbloquea numerosas funciones:
- Más vistas de calendario (mensual/semanal/diaria/3 días).
- Integraciones con calendarios de Google, Outlook, iCal, etc.
- Integración con Notion.
- Más archivos adjuntos por día (99 frente a 1 en la versión gratuita).
- Más tareas por lista.
- Etc.