Todoist vs. Trello: Resumen
¿Para quién es Todoist?
Todoist es una de las apps de listas de tareas más ricas en funciones disponibles actualmente. A diferencia de otras apps de este tipo, Todoist se centra por completo en añadir, gestionar y completar tareas.
Por el contrario, otras apps de listas de tareas combinan la gestión de tareas con otras funciones como el seguimiento de hábitos (habit tracking) o los temporizadores Pomodoro.
Por lo tanto, Todoist está diseñada principalmente para usuarios que quieren una app de listas de tareas con tantas funciones como sea posible.
¿Para quién es Trello?
Trello es una app de gestión de proyectos para particulares y empresas que se basa en los principios de Kanban.
Kanban es un método de visualización del trabajo en el que organizas el trabajo en tableros (boards), y las tareas tienen que atravesar múltiples tableros de principio a fin.
Por ejemplo, digamos que tienes una tarea llamada “Reparar la puerta de la cocina” y cuatro tableros Kanban:
- Definir el problema.
- Definir los requisitos.
- Implementando la solución.
- Prueba de control de calidad.
En Kanban, la tarea “Reparar la puerta de la cocina” comienza en el tablero “Definir el problema”. Allí escribes qué es exactamente lo que hay que arreglar: las bisagras, la manija, el marco de la puerta, etc.
Una vez hecho esto, mueves la tarea al tablero “Definir los requisitos”. Allí especificas cómo se puede solucionar el problema: conseguir bisagras nuevas, reemplazar la manija, arreglar el marco de la puerta, etc.
Luego, la tarea pasa al tablero “Implementando la solución”, donde detallas cómo se arregló la puerta, y de ahí a la “Prueba de control de calidad”, donde pruebas la puerta para asegurarte de que se arregló correctamente.
Si te gusta este proceso Kanban, entonces Trello es la app para ti. Aunque es principalmente una app de gestión de proyectos, la versión gratuita tiene un montón de funciones que se encuentran en las apps tradicionales de gestión de tareas y listas de tareas (to do apps), como recordatorios, completar tareas, etc.
Facilidad de uso
Todoist facilidad de uso
La interfaz de Todoist es limpia y minimalista, mostrando solo unos pocos botones y menús de navegación.
La primera pantalla que ves al abrir la app se llama la “Bandeja de entrada” (Inbox). Desde ahí puedes añadir, editar o completar tareas.
También puedes organizar mejor la Bandeja de entrada añadiendo diferentes secciones, como Trabajo, Paternidad o más.
Lo que nos gusta de la interfaz de Todoist es que los botones de “Ver” y “Opciones” revelan una gran cantidad de funcionalidades potentes como múltiples tipos de filtros, opciones de ordenación, registros de actividad, comentarios, etc.
Una función que nos gustó mucho fue la capacidad de seleccionar múltiples tareas a la vez y modificarlas añadiendo tags, etiquetas, cambiando los niveles de prioridad o moviéndolas a diferentes proyectos o secciones.
Casi ninguna otra app de gestión de tareas tiene esto, por lo que tienes que editar las tareas una por una.
En general, Todoist tiene una interfaz simple, pero coloca elegantemente sus opciones de configuración en múltiples ubicaciones relevantes.
Esto te permite aprender a usar Todoist a tu propio ritmo, sin sentirte abrumado por la cantidad de ajustes y opciones disponibles.
Trello facilidad de uso
Como app de gestión de proyectos, Trello es más rica en funciones pero un poco más complicada de usar en comparación con las apps personales de gestión de tareas y listas de tareas como Todoist o Google Tasks.
Usar Trello correctamente requiere una inversión de tiempo inicial para configurar todo correctamente, pero también aprender a integrar una herramienta de gestión de proyectos en tu vida.
La recompensa es que Trello ofrece una forma más estructurada de manejar tareas y proyectos, excelentes funciones de colaboración y una interfaz de usuario (UI) agradable una vez que aprendes la filosofía de trabajo de Trello.
Organización
Todoist organización
Todoist te permite organizar tus tareas de múltiples maneras:
- Bandeja de entrada. Contiene todas las tareas y secciones que no pertenecen a un proyecto.
- Proyectos: como Trabajo, Escuela, Familia, etc.
- Secciones. Son básicamente listas dentro de los proyectos.
- Prioridad: de 1 a 4, donde 1 es la más urgente.
- Etiquetas: etiquetas personalizadas que puedes adjuntar a cualquier tarea.
- Subtareas: dividir una tarea grande en múltiples tareas más pequeñas.
En otras apps de gestión de tareas, este nivel de organización haría que fueran muy difíciles de navegar. Esto se debe a que tendrías que moverte constantemente entre diferentes proyectos, secciones o etiquetas para encontrar las tareas que quieres.
Todoist resuelve este problema a través de una potente función de filtro que te permite combinar múltiples opciones de ordenación en un solo filtro.
Por ejemplo, puedes crear un filtro que solo recupere las tareas del proyecto Trabajo, que tengan una prioridad de 1 y estén etiquetadas como “Informes”.
Esta función de filtro es única de Todoist, y es increíblemente útil para usuarios dedicados que tienen docenas de tareas activas todo el tiempo.
Finalmente, también hay una función de búsqueda que está escondida en las profundidades de la configuración de la app.
Trello organización
La interfaz de Trello se basa en Tableros (Boards), Listas y Tarjetas (Cards). Una tarjeta representa una tarea real, a la que puedes adjuntar información como fotos, documentos, descripciones, etc.
Un tablero contiene listas, y las listas contienen tarjetas.
Normalmente, se supone que los tableros en Kanban representan en qué etapa del trabajo se encuentra una determinada tarea.
Sin embargo, Trello es bastante flexible, por lo que puedes estructurar los tableros fácilmente para que sean el equivalente a una lista o un proyecto en las apps de listas de tareas tradicionales.
Además de los tableros y las tarjetas, Trello también te permite añadir etiquetas a las tarjetas (tareas).
Usando la función de búsqueda, puedes filtrar las tarjetas según lo que esté escrito en la etiqueta.
Finalmente, también puedes añadir checklists a las tarjetas. Desafortunadamente, los checklists en Trello son bastante limitados y no tienen muchas de las funciones que se encuentran en apps de gestión de tareas como Todoist:
- Los elementos del checklist no pueden tener recordatorios individuales.
- Los elementos del checklist no tienen su propia fecha de inicio y fecha de vencimiento.
- No puedes añadir comentarios, archivos adjuntos o descripciones a los elementos del checklist.
Programación y recordatorios
Todoist programación y recordatorios
Todoist te permite programar tareas de una sola vez o tareas que se repiten a intervalos regulares.
Para las tareas recurrentes, puedes programarlas en muchas configuraciones diferentes:
- Se repite cada semana, pero solo los viernes y sábados.
- Se repite una vez cada 3 meses.
- Se repite cada mes el mismo día (el 10, por ejemplo).
- Se repite cada 2 meses.
- Se repite cada 3 semanas.
- Etc.
La versión de pago de Todoist añade otras funciones de recordatorio muy útiles:
- Recordatorios extra para una tarea (la versión gratuita solo permite 1 recordatorio por tarea)
- Función de fecha límite (Deadline).
- Duración de la tarea para la vista de calendario.
- Recordatorio por ubicación.
Trello programación y recordatorios
En Trello, las tarjetas (tareas) pueden tener una fecha de inicio y una fecha de vencimiento. Los recordatorios de tareas solo se activan si hay una fecha de vencimiento adjunta a la tarjeta. También estás limitado a un solo recordatorio por tarea.
Usando la configuración estándar, Trello te permite crear tarjetas/tareas de una sola vez, pero no tareas recurrentes.
Puedes activar esta función, pero requiere que vayas a la versión de escritorio o web, actives el plugin “Repetidor de Tarjetas” (Card Repeater) y luego configures una tarjeta/tarea para que se repita a ciertos intervalos.
Desafortunadamente, solo puedes hacer esto en la versión de escritorio o web, por lo que no puedes programar tareas recurrentes en el móvil.
Debido a que las tareas recurrentes son tan tediosas de usar y están limitadas solo a los usuarios de escritorio, consideramos que Trello no tiene una función de tareas recurrentes que funcione correctamente.
Calendario y otras integraciones
Todoist calendario y otras integraciones
Actualmente, Todoist se integra con Google Calendar y Outlook Calendar, pero desafortunadamente no con Apple Calendar.
Este es un punto débil para los usuarios de iOS, pero existen algunas soluciones alternativas. Por ejemplo, puedes sincronizar Google Calendar con Apple Calendar.
Después, las tareas de Todoist añadidas a Google Calendar se envían automáticamente también a Apple Calendar. Aunque no es 100% perfecto, debería ser suficiente en la mayoría de las situaciones.
Sin embargo, Todoist tiene una gran ventaja sobre sus competidores porque tiene más de 80 integraciones con muchos otros programas de productividad.
Por ejemplo, Todoist puede integrarse con:
- Apps para tomar notas: Evernote, Capacities, Fireflies, etc.
- Seguimiento del tiempo: 2Day, Toggl, Flowmo, etc.
- Correo electrónico: Gmail, Outlook, Spark, Airmail, etc.
- Mensajería: Slack, MS Teams.
- Y muchas otras integraciones.
Todoist tiene tantas integraciones que es casi seguro que encontrarás al menos una que se ajuste a tus necesidades.
Trello calendario y otras integraciones
Trello no tiene integraciones nativas gratuitas para las apps de calendario de Google u Outlook.
En su lugar, se trata de un plugin de pago que debes activar en la versión web o de escritorio de Trello.
De hecho, este es un problema común con Trello. Un gran número de funciones de Trello deben activarse primero desde la versión de escritorio o web, pero incluso entonces puede que no funcionen en la versión móvil de Trello.
La mayoría de estos plugins también son de pago, así que debes tenerlo en cuenta.
Sin embargo, Trello tiene tantos plugins disponibles que puedes personalizar y añadir nuevas funciones que podrían no estar disponibles en otras apps de listas de tareas o de gestión de tareas.
Funciones e integraciones de IA
Todoist funciones e integraciones de IA
La versión gratuita de Todoist no tiene ninguna integración con IA/LLMs como ChatGPT o Gemini.
Para obtener una integración con IA necesitarás una suscripción de pago, e incluso la función de IA solo funcionará en la versión de escritorio de Todoist (por lo que no está disponible en Android/iOS).
Sin embargo, Todoist tiene un excelente sistema de procesamiento del lenguaje natural, lo que hace que la necesidad de una integración con IA sea en gran medida obsoleta.
El procesamiento del lenguaje natural permite a un usuario escribir una única línea de texto coherente que la app entiende de forma inteligente y luego establece el título de la tarea, pero también su fecha de vencimiento, proyecto, etiquetas y nivel de prioridad.
Trello funciones e integraciones de IA
La versión gratuita de Trello no tiene ninguna función de IA integrada en la app.
Necesitarás suscribirte al plan mensual de 10 $ para tener acceso a la IA y otras funciones. O puedes probar cualquiera de los diversos plugins de IA disponibles en la lista de plugins de Trello.
Finalmente, Trello no tiene ninguna función de lenguaje natural que pueda transformar frases escritas en tarjetas, recordatorios, etc.
Funciones especiales o únicas
Todoist funciones especiales o únicas
Todoist tiene muchas funciones interesantes integradas en la app. Aquí están las que creemos que son las más destacables:
- Procesamiento del lenguaje natural. Esto te permite crear y programar tareas simplemente escribiendo lo que necesitas en lugar de presionar botones y navegar por menús.
- Potentes funciones de filtrado. Todoist tiene la función de filtrado y ordenación más potente de cualquier app de gestión de tareas que hayamos probado. Esto puede ayudar enormemente a los usuarios que tienden a tener docenas o cientos de tareas activas.
- Puntuación de Karma. El Karma de Todoist transforma la productividad en un juego. Los usuarios ganan puntos al completar tareas, pero pierden puntos cuando las tareas se vencen. A medida que los usuarios acumulan puntos, avanzan a través de ocho niveles de Karma distintos, comenzando en «Principiante» (0-499 puntos) y progresando hasta «Iluminado» (50,000+ puntos).
Trello funciones especiales o únicas
Trello es una app de gestión de proyectos antigua y muy rica en funciones que tiene muchas características únicas para los usuarios adecuados.
Aquí están las funciones que creemos que la distinguen:
- Interfaz de usuario (UI) Kanban intuitiva. Muchas otras apps de gestión de tareas o de proyectos han integrado funciones de Kanban, pero en nuestra opinión, Trello sigue haciendo Kanban mejor que nadie.
- Plugins y ecosistema. Si necesitas que Trello haga una tarea determinada, es casi seguro que puedes encontrar un plugin para ello.
Compatibilidad multiplataforma
Todoist compatibilidad multiplataforma
Todoist se puede descargar en las siguientes plataformas:
- Ordenadores de sobremesa/portátiles: Windows y macOS.
- Móvil: Android e iOS.
- Otros: smartwatches con Android e iOS.
Todoist también tiene versiones web tanto para móvil como para escritorio.
Trello compatibilidad multiplataforma
Trello se puede descargar en las siguientes plataformas:
- Ordenadores de sobremesa/portátiles: Windows y macOS.
- Móvil: Android e iOS.
- Versiones web tanto para móvil como para escritorio.
Colaboración y uso compartido
Todoist colaboración y uso compartido
Todoist viene con muchas funciones de colaboración, incluso en la versión gratuita.
Para colaborar con alguien, creas un proyecto, como “Trabajo”, y luego invitas a otra persona a editar ese proyecto.
La versión gratuita te permite crear 5 proyectos, y para cada proyecto puedes invitar hasta a 5 colaboradores.
Todoist Business ofrece muchas funciones comunes de gestión de proyectos como: proyectos de equipo, comentarios en tareas, notas, subida de archivos, etc.
Dicho esto, Todoist Business no puede reemplazar por completo a herramientas de gestión de proyectos como Trello o Asana porque no tiene muchas funciones esenciales como: tableros de trabajo, vistas Kanban, diagramas de Gantt, vistas de carga de trabajo, etc.
Todoist tampoco tiene muchas funciones de automatización potentes como:
- Enviar notificaciones a ciertas personas, pero solo en ciertos canales.
- Colaboración en tiempo real en ciertos documentos o proyectos.
- Integraciones profundas con CRMs como HubSpot o Salesforce, etc.
En general, las funciones de colaboración que se encuentran en Todoist deberían ser suficientes para equipos pequeños y familias, pero cualquier cosa más grande requiere una herramienta dedicada a la gestión de proyectos.
Trello colaboración y uso compartido
Trello está totalmente construido en torno al trabajo con otros y tiene excelentes funciones de colaboración.
Para empezar, incluso puedes darle a alguien acceso a todo tu espacio de trabajo (workspace), que contiene todos tus tableros y tarjetas.
Si eso te parece demasiado, puedes invitarlos a acceder solo a un tablero determinado. Desde allí, la otra persona puede dejar comentarios, crear tareas, adjuntar archivos, etc.
Como propietario de un tablero, también puedes asignar tarjetas a otras personas, o aprobar/denegar cambios.
La versión gratuita de Trello permite hasta 10 colaboradores por espacio de trabajo, lo que debería ser suficiente para familias y pequeñas empresas.
Precios
Todoist precios
La versión de pago de Todoist tiene dos planes de suscripción diferentes:
- Pro: 5$ al mes / 48 al año (4 $ al mes).
- Business (por usuario): 8$ al mes / 72 al año (6 $ al mes).
La versión de pago de Todoist desbloquea numerosas funciones:
- 300 proyectos personales (la versión gratuita tiene 5).
- Asistente de IA.
- Función de fechas límite.
- Recordatorios personalizados. Capacidad de añadir más recordatorios para cada tarea.
- Fechas límite.
- Duración de la tarea.
- Colaboración en equipo (para usuarios de Business).
Trello precios
Trello tiene una muy buena versión gratuita, pero los planes de pago desbloquean aún más funciones.
Para usuarios individuales, Trello ofrece un plan Estándar (5 almes)yunplanPremium(10 al mes).
Algunas de las funciones que se desbloquean al pagar incluyen: integración nativa de IA, campos personalizados, colores de lista, subir archivos de hasta 250 MB, diferentes vistas: calendario, cronograma (timeline), tabla, mapa, etc.