Trello vs. Any.do: Resumen
¿Para quién es Trello?
Trello es una app de gestión de proyectos para particulares y empresas que se basa en los principios de Kanban.
Kanban es un método de visualización del trabajo en el que organizas el trabajo en tableros (boards), y las tareas tienen que atravesar múltiples tableros de principio a fin.
Por ejemplo, digamos que tienes una tarea llamada “Reparar la puerta de la cocina” y cuatro tableros Kanban:
- Definir el problema.
- Definir los requisitos.
- Implementando la solución.
- Prueba de control de calidad.
En Kanban, la tarea “Reparar la puerta de la cocina” comienza en el tablero “Definir el problema”. Allí escribes qué es exactamente lo que hay que arreglar: las bisagras, la manija, el marco de la puerta, etc.
Una vez hecho esto, mueves la tarea al tablero “Definir los requisitos”. Allí especificas cómo se puede solucionar el problema: conseguir bisagras nuevas, reemplazar la manija, arreglar el marco de la puerta, etc.
Luego, la tarea pasa al tablero “Implementando la solución”, donde detallas cómo se arregló la puerta, y de ahí a la “Prueba de control de calidad”, donde pruebas la puerta para asegurarte de que se arregló correctamente.
Si te gusta este proceso Kanban, entonces Trello es la app para ti. Aunque es principalmente una app de gestión de proyectos, la versión gratuita tiene un montón de funciones que se encuentran en las apps tradicionales de gestión de tareas y listas de tareas (to do apps), como recordatorios, completar tareas, etc.
¿Para quién es Any.do?
Any.do es una potente app de gestión de tareas con una interfaz de usuario intuitiva. La versión gratuita se centra principalmente en la gestión de una lista de tareas personal, por lo que no encontrarás funciones como el seguimiento de hábitos (habit tracking), tableros kanban, etc.
Los problemas que hemos encontrado con Any.do es que intenta con tanto ahínco convertir a los usuarios gratuitos en usuarios de pago que la versión gratuita se siente más como una demo que como una app de gestión de tareas propiamente dicha.
La versión de pago de Any.do es genial, pero creemos que la versión gratuita podría ser demasiado limitada para competir con otras apps populares de gestión de tareas.
Facilidad de uso
Trello facilidad de uso
Como app de gestión de proyectos, Trello es más rica en funciones pero un poco más complicada de usar en comparación con las apps personales de gestión de tareas y listas de tareas como Todoist o Google Tasks.
Usar Trello correctamente requiere una inversión de tiempo inicial para configurar todo correctamente, pero también aprender a integrar una herramienta de gestión de proyectos en tu vida.
La recompensa es que Trello ofrece una forma más estructurada de manejar tareas y proyectos, excelentes funciones de colaboración y una interfaz de usuario (UI) agradable una vez que aprendes la filosofía de trabajo de Trello.
Any.do facilidad de uso
Any.do tiene una interfaz de usuario (UI) que es visualmente agradable y mayormente intuitiva. Añadir tareas es simple y directo, al igual que editar las tareas existentes.
Algo que nos gusta mucho es que Any.do te permite elegir cuál es tu pantalla de inicio predeterminada al abrir la app.
Esto significa que puedes configurar tu pantalla de inicio para que sea Todas las tareas, Calendario o Mi día.
Nos gusta esto, ya que algunas personas prefieren ver sus tareas como una lista, mientras que otras prefieren una vista de calendario.
Otra cosa que nos gusta de Any.do es la función “Mi día”. Mi día muestra las tareas que están programadas solo para el día actual. No se incluyen las tareas de días anteriores, ni tampoco las programadas para mañana o más tarde.
Es una buena función que elimina el desorden y te permite concentrarte en lo que es importante hoy.
Lo que no nos gusta de la interfaz de usuario de Any.do es que utiliza muchas animaciones al moverse entre pantallas. Esto hace que la app se sienta lenta en comparación con otras apps de gestión de tareas.
Organización
Trello organización
La interfaz de Trello se basa en Tableros (Boards), Listas y Tarjetas (Cards). Una tarjeta representa una tarea real, a la que puedes adjuntar información como fotos, documentos, descripciones, etc.
Un tablero contiene listas, y las listas contienen tarjetas.
Normalmente, se supone que los tableros en Kanban representan en qué etapa del trabajo se encuentra una determinada tarea.
Sin embargo, Trello es bastante flexible, por lo que puedes estructurar los tableros fácilmente para que sean el equivalente a una lista o un proyecto en las apps de listas de tareas tradicionales.
Además de los tableros y las tarjetas, Trello también te permite añadir etiquetas a las tarjetas (tareas).
Usando la función de búsqueda, puedes filtrar las tarjetas según lo que esté escrito en la etiqueta.
Finalmente, también puedes añadir checklists a las tarjetas. Desafortunadamente, los checklists en Trello son bastante limitados y no tienen muchas de las funciones que se encuentran en apps de gestión de tareas como Todoist:
- Los elementos del checklist no pueden tener recordatorios individuales.
- Los elementos del checklist no tienen su propia fecha de inicio y fecha de vencimiento.
- No puedes añadir comentarios, archivos adjuntos o descripciones a los elementos del checklist.
Any.do organización
La versión gratuita de Any.do te permite organizar las tareas de tres maneras:
- Listas. Puede ser cualquier cosa que desees, como Personal, Viajes, etc.
- Tags. Solo 1 tag en la versión gratuita, mientras que la de pago ofrece muchos más.
- Subtareas, pero una versión muy limitada de las subtareas.
Las listas son la forma básica de organización. Puedes crear listas ilimitadas en la sección de inicio de Any.do y navegar entre ellas desde el mismo lugar.
Any.do también te permite añadir tags a tus tareas para poder verlas y filtrarlas mejor. El problema es que la versión gratuita de Any.do ofrece un único tipo de tag: “Prioridad”.
Sin embargo, incluso en las versiones de pago, no puedes crear tus propios tags personalizados. En su lugar, solo puedes elegir entre tags predefinidos.
Finalmente, Any.do te permite crear subtareas, pero la función de subtareas funciona más como un checklist que como verdaderas subtareas.
Esto se debe a que las subtareas de Any.do no permiten añadir recordatorios, descripciones, archivos adjuntos, tags, etiquetas, etc.
Programación y recordatorios
Trello programación y recordatorios
En Trello, las tarjetas (tareas) pueden tener una fecha de inicio y una fecha de vencimiento. Los recordatorios de tareas solo se activan si hay una fecha de vencimiento adjunta a la tarjeta. También estás limitado a un solo recordatorio por tarea.
Usando la configuración estándar, Trello te permite crear tarjetas/tareas de una sola vez, pero no tareas recurrentes.
Puedes activar esta función, pero requiere que vayas a la versión de escritorio o web, actives el plugin “Repetidor de Tarjetas” (Card Repeater) y luego configures una tarjeta/tarea para que se repita a ciertos intervalos.
Desafortunadamente, solo puedes hacer esto en la versión de escritorio o web, por lo que no puedes programar tareas recurrentes en el móvil.
Debido a que las tareas recurrentes son tan tediosas de usar y están limitadas solo a los usuarios de escritorio, consideramos que Trello no tiene una función de tareas recurrentes que funcione correctamente.
Any.do programación y recordatorios
Any.do te permite programar recordatorios de tareas para tareas de una sola vez o para tareas recurrentes.
El problema es que la función de tareas recurrentes es bastante limitada en la versión gratuita de Any.do.
Por ejemplo, Any.do solo te permite crear tareas recurrentes en las siguientes configuraciones:
- Diariamente, pero solo a una hora determinada.
- Semanalmente, pero solo se repite a una hora fija (como el viernes a las 4 p. m.). No puedes elegir que la tarea se repita en días individuales o excluir ciertos días.
- Mensualmente, pero solo en una fecha y hora determinadas (por ejemplo, el lunes a las 2 p. m.).
La versión de pago te da acceso a mejores funciones de programación para tareas recurrentes, como:
- Hacer que el recordatorio se active cada X días, semanas o meses.
- Hacer que los recordatorios semanales se activen en ciertos días de la semana, como los sábados y domingos, etc.
El problema es que otras apps gratuitas de gestión de tareas como Todoist o Google Tasks te dan total flexibilidad para configurar recordatorios en días muy específicos de la semana o del mes.
Calendario y otras integraciones
Trello calendario y otras integraciones
Trello no tiene integraciones nativas gratuitas para las apps de calendario de Google u Outlook.
En su lugar, se trata de un plugin de pago que debes activar en la versión web o de escritorio de Trello.
De hecho, este es un problema común con Trello. Un gran número de funciones de Trello deben activarse primero desde la versión de escritorio o web, pero incluso entonces puede que no funcionen en la versión móvil de Trello.
La mayoría de estos plugins también son de pago, así que debes tenerlo en cuenta.
Sin embargo, Trello tiene tantos plugins disponibles que puedes personalizar y añadir nuevas funciones que podrían no estar disponibles en otras apps de listas de tareas o de gestión de tareas.
Any.do calendario y otras integraciones
Any.do tiene funciones de integración de calendario muy básicas. En esencia, Any.do solo muestra los eventos que existen actualmente en tu calendario de Google, Outlook o Apple, pero no puede crear eventos en ninguno de esos calendarios.
Esto no es necesariamente un problema si decides usar Any.do como tu calendario principal o app de listas de tareas.
Sin embargo, usar Any.do y Google Calendar al mismo tiempo, por ejemplo, no es muy agradable, ya que las tareas que añades en Any.do no aparecen en Google Calendar.
En este caso, tendrías que añadir las tareas en Google Calendar para que también aparezcan en Any.do. Sin embargo, en ese punto, simplemente estás usando 2 apps para hacer lo mismo.
La versión de pago de Any.do también ofrece integraciones con Zapier para una variedad de tareas, así como plugins para Slack y WhatsApp.
Funciones e integraciones de IA
Trello funciones e integraciones de IA
La versión gratuita de Trello no tiene ninguna función de IA integrada en la app.
Necesitarás suscribirte al plan mensual de 10 $ para tener acceso a la IA y otras funciones. O puedes probar cualquiera de los diversos plugins de IA disponibles en la lista de plugins de Trello.
Finalmente, Trello no tiene ninguna función de lenguaje natural que pueda transformar frases escritas en tarjetas, recordatorios, etc.
Any.do funciones e integraciones de IA
Las funciones de IA de Any.do no están disponibles en la versión gratuita de la app, y en su lugar requieren una suscripción de pago.
Sin embargo, si tienes una suscripción de pago, puedes usar estas funciones de IA tanto en las versiones de escritorio como en las móviles de la app.
Esto es genial, porque otras apps populares de gestión de tareas como Todoist, Microsoft To Do o TickTick no tienen integraciones de IA dentro de las apps móviles.
Incluso Google Tasks no tiene un botón o función donde Gemini pueda crear o analizar tareas directamente. En su lugar, tendrás que entrar en la app de Gemini y pedirle desde allí que interactúe con tu app de Google Tasks.
Finalmente, Any.do también tiene algunas funciones básicas de procesamiento del lenguaje natural. Esta función te permite crear recordatorios simplemente escribiéndolos en lugar de presionar botones.
Por ejemplo, si escribes “Llamar a Mónica mañana a las 7 PM”, creará automáticamente un recordatorio para mañana a las 7 p. m.
Esta función solo está disponible en inglés, francés, alemán, español, hebreo, portugués, chino, italiano, coreano y árabe.
Funciones especiales o únicas
Trello funciones especiales o únicas
Trello es una app de gestión de proyectos antigua y muy rica en funciones que tiene muchas características únicas para los usuarios adecuados.
Aquí están las funciones que creemos que la distinguen:
- Interfaz de usuario (UI) Kanban intuitiva. Muchas otras apps de gestión de tareas o de proyectos han integrado funciones de Kanban, pero en nuestra opinión, Trello sigue haciendo Kanban mejor que nadie.
- Plugins y ecosistema. Si necesitas que Trello haga una tarea determinada, es casi seguro que puedes encontrar un plugin para ello.
Any.do funciones especiales o únicas
Any.do tiene muchas pequeñas e interesantes funciones integradas en la app, incluso en la versión gratuita. Nuestras favoritas son:
- La sección “Mi día”. Esta sección es genial, ya que centra inmediatamente tu atención en las tareas que deben completarse hoy, sin el desorden de ayer o de mañana.
- El diseño y la simplicidad. En general, nos gusta el diseño y el atractivo visual de Any.do. Algunas funciones y configuraciones pueden ser un poco confusas, pero en general, es fácil de usar y agradable a la vista.
- La función Moment. Esta es una pantalla simple que te muestra, una por una, todas las tareas que has programado para hoy. Luego puedes elegir qué hacer con cada una de estas tareas: Marcar como hecha, eliminar, reprogramar para más tarde (mañana, en 2 días, la próxima semana) o añadirle recordatorios para hoy. Nos gusta, ayuda a tu mente a centrarse en lo que es importante para hoy.
Compatibilidad multiplataforma
Trello compatibilidad multiplataforma
Trello se puede descargar en las siguientes plataformas:
- Ordenadores de sobremesa/portátiles: Windows y macOS.
- Móvil: Android e iOS.
- Versiones web tanto para móvil como para escritorio.
Any.do compatibilidad multiplataforma
Any.do está disponible para descargar en todos los principales sistemas operativos: Windows, macOS, Android, iOS. También está disponible para smartwatches de Android y Apple.
También puedes usar Any.do directamente desde el navegador web.
Colaboración y uso compartido
Trello colaboración y uso compartido
Trello está totalmente construido en torno al trabajo con otros y tiene excelentes funciones de colaboración.
Para empezar, incluso puedes darle a alguien acceso a todo tu espacio de trabajo (workspace), que contiene todos tus tableros y tarjetas.
Si eso te parece demasiado, puedes invitarlos a acceder solo a un tablero determinado. Desde allí, la otra persona puede dejar comentarios, crear tareas, adjuntar archivos, etc.
Como propietario de un tablero, también puedes asignar tarjetas a otras personas, o aprobar/denegar cambios.
La versión gratuita de Trello permite hasta 10 colaboradores por espacio de trabajo, lo que debería ser suficiente para familias y pequeñas empresas.
Any.do colaboración y uso compartido
Desafortunadamente, la versión gratuita de Any.do no tiene ninguna función de colaboración.
Necesitarás suscribirte al plan Familiar de 10 $ al mes para tener acceso a funciones de colaboración para hasta 4 personas.
Para las empresas, necesitarás el plan de Equipos (Teams), que cuesta 8 $ al mes por usuario.
Precios
Trello precios
Trello tiene una muy buena versión gratuita, pero los planes de pago desbloquean aún más funciones.
Para usuarios individuales, Trello ofrece un plan Estándar (5 almes)yunplanPremium(10 al mes).
Algunas de las funciones que se desbloquean al pagar incluyen: integración nativa de IA, campos personalizados, colores de lista, subir archivos de hasta 250 MB, diferentes vistas: calendario, cronograma (timeline), tabla, mapa, etc.
Any.do precios
Any.do tiene 3 planes de suscripción de pago diferentes:
- Personal: 8$ al mes / 60 anuales (5 $ al mes).
- Familiar: 10$ al mes/ 100 anuales (8.3 $ al mes).
- Equipos (por usuario): 8$ al mes / 60 anuales (5 $ al mes).
También hay una gran diferencia en las funciones que cada plan desbloquea:
Personal desbloquea lo siguiente:
- Funciones de IA.
- Tags y etiquetas de colores.
- Recordatorios recurrentes mejorados.
- Acceso a integraciones.
- Mejor personalización.
Familiar y Equipos desbloquean lo siguiente:
- Todo lo del plan Personal.
- Proyectos compartidos.
- Listas de la compra compartidas.
- Asignación de tareas.
- Fechas de entrega y recordatorios.
- Vistas Kanban.
- Permisos.
- Etc.