Trello vs. Microsoft To Do: Resumen
¿Para quién es Trello?
Trello es una app de gestión de proyectos para particulares y empresas que se basa en los principios de Kanban.
Kanban es un método de visualización del trabajo en el que organizas el trabajo en tableros (boards), y las tareas tienen que atravesar múltiples tableros de principio a fin.
Por ejemplo, digamos que tienes una tarea llamada “Reparar la puerta de la cocina” y cuatro tableros Kanban:
- Definir el problema.
- Definir los requisitos.
- Implementando la solución.
- Prueba de control de calidad.
En Kanban, la tarea “Reparar la puerta de la cocina” comienza en el tablero “Definir el problema”. Allí escribes qué es exactamente lo que hay que arreglar: las bisagras, la manija, el marco de la puerta, etc.
Una vez hecho esto, mueves la tarea al tablero “Definir los requisitos”. Allí especificas cómo se puede solucionar el problema: conseguir bisagras nuevas, reemplazar la manija, arreglar el marco de la puerta, etc.
Luego, la tarea pasa al tablero “Implementando la solución”, donde detallas cómo se arregló la puerta, y de ahí a la “Prueba de control de calidad”, donde pruebas la puerta para asegurarte de que se arregló correctamente.
Si te gusta este proceso Kanban, entonces Trello es la app para ti. Aunque es principalmente una app de gestión de proyectos, la versión gratuita tiene un montón de funciones que se encuentran en las apps tradicionales de gestión de tareas y listas de tareas (to do apps), como recordatorios, completar tareas, etc.
¿Para quién es Microsoft To Do?
Microsoft To Do es una app de gestión de tareas completamente gratuita con un número decente de funciones, pero con la mención de que Microsoft To Do quiere ser utilizada de una cierta manera. Esto puede ser algo bueno o malo, dependiendo de si tus necesidades se ajustan a lo que Microsoft To Do puede ofrecer.
Microsoft To Do también está integrada con el ecosistema de software de Microsoft, pero en nuestra experiencia esta integración no es tan buena como la de Google Tasks en el ecosistema de Google.
Desafortunadamente, la interfaz no es tan simple de usar como otras apps de listas de tareas. Solo por este hecho, creemos que solo las personas y organizaciones que están profundamente integradas en el ecosistema de Microsoft deberían usar esta app.
Facilidad de uso
Trello facilidad de uso
Como app de gestión de proyectos, Trello es más rica en funciones pero un poco más complicada de usar en comparación con las apps personales de gestión de tareas y listas de tareas como Todoist o Google Tasks.
Usar Trello correctamente requiere una inversión de tiempo inicial para configurar todo correctamente, pero también aprender a integrar una herramienta de gestión de proyectos en tu vida.
La recompensa es que Trello ofrece una forma más estructurada de manejar tareas y proyectos, excelentes funciones de colaboración y una interfaz de usuario (UI) agradable una vez que aprendes la filosofía de trabajo de Trello.
Microsoft To Do facilidad de uso
El mayor problema de Microsoft To Do es su interfaz de usuario. La mayoría de las apps de tareas te permiten ver o crear una tarea desde la primera pantalla al abrir la app.
Microsoft To Do hace las cosas de manera diferente, y la primera pantalla que ves en la app te muestra varias subdivisiones como Mi día, Importante, Planeado, etc.
Estas subdivisiones causan confusión cada vez que abres la app, ya que pasas uno o dos segundos cada vez tratando de recordar qué hace cada sección o dónde se encuentra una tarea.
Otro problema con Microsoft To Do es que muchas acciones comunes requieren clics, toques o deslizamientos
adicionales en comparación con las apps de la competencia.
Con el tiempo, esto crea frustración y hace que usar la app se sienta como un trabajo en lugar de como una herramienta para anotar cosas rápidamente.
Por ejemplo, crear una tarea requiere dos clics en Microsoft To Do en lugar de uno solo en la mayoría de las otras apps de listas de tareas.
Esto se debe a que primero haces clic en una lista de tareas y luego en el botón de añadir tarea.
Organización
Trello organización
La interfaz de Trello se basa en Tableros (Boards), Listas y Tarjetas (Cards). Una tarjeta representa una tarea real, a la que puedes adjuntar información como fotos, documentos, descripciones, etc.
Un tablero contiene listas, y las listas contienen tarjetas.
Normalmente, se supone que los tableros en Kanban representan en qué etapa del trabajo se encuentra una determinada tarea.
Sin embargo, Trello es bastante flexible, por lo que puedes estructurar los tableros fácilmente para que sean el equivalente a una lista o un proyecto en las apps de listas de tareas tradicionales.
Además de los tableros y las tarjetas, Trello también te permite añadir etiquetas a las tarjetas (tareas).
Usando la función de búsqueda, puedes filtrar las tarjetas según lo que esté escrito en la etiqueta.
Finalmente, también puedes añadir checklists a las tarjetas. Desafortunadamente, los checklists en Trello son bastante limitados y no tienen muchas de las funciones que se encuentran en apps de gestión de tareas como Todoist:
- Los elementos del checklist no pueden tener recordatorios individuales.
- Los elementos del checklist no tienen su propia fecha de inicio y fecha de vencimiento.
- No puedes añadir comentarios, archivos adjuntos o descripciones a los elementos del checklist.
Microsoft To Do organización
Microsoft To Do tiene las siguientes opciones de organización para las tareas:
- Grupos
- Listas
- Mi día
Los grupos contienen listas y las listas contienen tareas. «Mi día» es un filtro predefinido que muestra las tareas que vencen en las próximas 24-36 horas.
Microsoft To Do no tiene una función de etiquetado (tagging), que puede ser una característica valiosa para algunos usuarios, ya que les ayuda a organizar y filtrar mejor sus tareas.
Otra gran función que falta son las subtareas. En Microsoft To Do, puedes dividir una tarea en pasos, pero estos pasos funcionan principalmente como un simple checklist, en lugar de tareas reales que están subordinadas a una tarea principal.
En otras apps de listas de tareas, las subtareas tienen las mismas características que las tareas regulares: recordatorios, etiquetas, indicadores de prioridad, descripciones, archivos adjuntos, etc.
Para encontrar tareas, Microsoft To Do tiene una búsqueda integrada con la que puedes navegar rápidamente a tareas o listas. Nos gusta esta función, es muy práctica y sorprendentemente rara entre las apps de gestión de tareas.
Cada lista de tareas también tiene una función de ordenación para organizar las tareas según los siguientes criterios: importancia, fecha de vencimiento, tareas en la sección «Mi día», alfabéticamente o por fecha de creación de la tarea.
Una crítica menor aquí es que Microsoft To Do no tiene una lista de tareas unificada que contenga todas tus tareas de cada grupo o lista.
Hubiera sido bueno para poder ver todas tus tareas activas en un solo lugar, sin tener que estar cambiando constantemente de una lista de tareas a otra.
Programación y recordatorios
Trello programación y recordatorios
En Trello, las tarjetas (tareas) pueden tener una fecha de inicio y una fecha de vencimiento. Los recordatorios de tareas solo se activan si hay una fecha de vencimiento adjunta a la tarjeta. También estás limitado a un solo recordatorio por tarea.
Usando la configuración estándar, Trello te permite crear tarjetas/tareas de una sola vez, pero no tareas recurrentes.
Puedes activar esta función, pero requiere que vayas a la versión de escritorio o web, actives el plugin “Repetidor de Tarjetas” (Card Repeater) y luego configures una tarjeta/tarea para que se repita a ciertos intervalos.
Desafortunadamente, solo puedes hacer esto en la versión de escritorio o web, por lo que no puedes programar tareas recurrentes en el móvil.
Debido a que las tareas recurrentes son tan tediosas de usar y están limitadas solo a los usuarios de escritorio, consideramos que Trello no tiene una función de tareas recurrentes que funcione correctamente.
Microsoft To Do programación y recordatorios
En Microsoft To Do, las tareas pueden tener tanto un recordatorio como una fecha de vencimiento. La función de Fecha de vencimiento se utiliza principalmente para organizar las tareas según la urgencia y cuándo deben completarse.
La función de recordatorio te permite crear tareas de un solo uso o recurrentes.
Los recordatorios para tareas que se repiten diaria o semanalmente funcionan muy bien. Sin embargo, los recordatorios recurrentes para tareas mensuales y anuales son un poco más limitados.
Aquí hay algunas de las configuraciones en las que puedes programar una tarea en Microsoft To Do:
- Repetir cada semana, pero solo en ciertos días como miércoles o martes.
- Repetir cada 5 semanas, pero solo en ciertos días.
- Repetir cada mes, pero solo en un día calendario determinado (el 3, por ejemplo).
Los recordatorios mensuales podrían ser mejores. Por ejemplo, Google Tasks o Todoist te permiten personalizar un recordatorio mensual para recibir una notificación el primer lunes del mes, o el último martes del mes, o un día determinado del mes, etc.
Finalmente, hubiera sido bueno si Microsoft To Do te permitiera adjuntar múltiples recordatorios a una sola tarea, como 3 horas antes, 2 horas antes, a la hora de la tarea, etc.
Calendario y otras integraciones
Trello calendario y otras integraciones
Trello no tiene integraciones nativas gratuitas para las apps de calendario de Google u Outlook.
En su lugar, se trata de un plugin de pago que debes activar en la versión web o de escritorio de Trello.
De hecho, este es un problema común con Trello. Un gran número de funciones de Trello deben activarse primero desde la versión de escritorio o web, pero incluso entonces puede que no funcionen en la versión móvil de Trello.
La mayoría de estos plugins también son de pago, así que debes tenerlo en cuenta.
Sin embargo, Trello tiene tantos plugins disponibles que puedes personalizar y añadir nuevas funciones que podrían no estar disponibles en otras apps de listas de tareas o de gestión de tareas.
Microsoft To Do calendario y otras integraciones
Una razón para usar Microsoft To Do es su integración con el ecosistema de Microsoft, en particular con Outlook y Microsoft Teams.
El problema es que esta integración no es automática. Crear una tarea en Microsoft To Do y añadirle una fecha de vencimiento y un recordatorio no la añade automáticamente a Outlook Calendar.
Hemos investigado esto un poco más y resulta que debes copiar y pegar manualmente las tareas desde la app de Microsoft To Do a Outlook Calendar como si estuviéramos en el año 2000.
La integración con otros calendarios como Google Calendar o iCal tampoco es posible directamente, sino que requiere soluciones complejas.
En general, hemos descubierto que Microsoft To Do se integra deficientemente con los calendarios, incluido el propio Outlook Calendar de Microsoft.
Funciones e integraciones de IA
Trello funciones e integraciones de IA
La versión gratuita de Trello no tiene ninguna función de IA integrada en la app.
Necesitarás suscribirte al plan mensual de 10 $ para tener acceso a la IA y otras funciones. O puedes probar cualquiera de los diversos plugins de IA disponibles en la lista de plugins de Trello.
Finalmente, Trello no tiene ninguna función de lenguaje natural que pueda transformar frases escritas en tarjetas, recordatorios, etc.
Microsoft To Do funciones e integraciones de IA
Microsoft To Do no tiene ninguna función de IA integrada en la app.
Sin embargo, Microsoft ofrece algunas funciones básicas de procesamiento del lenguaje natural en las versiones de la app para Windows e iOS, pero solo está disponible en inglés.
Esta función de lenguaje natural reconoce ciertas palabras como “mañana”, “viernes” o “11 PM” y las transforma automáticamente en recordatorios.
Funciones especiales o únicas
Trello funciones especiales o únicas
Trello es una app de gestión de proyectos antigua y muy rica en funciones que tiene muchas características únicas para los usuarios adecuados.
Aquí están las funciones que creemos que la distinguen:
- Interfaz de usuario (UI) Kanban intuitiva. Muchas otras apps de gestión de tareas o de proyectos han integrado funciones de Kanban, pero en nuestra opinión, Trello sigue haciendo Kanban mejor que nadie.
- Plugins y ecosistema. Si necesitas que Trello haga una tarea determinada, es casi seguro que puedes encontrar un plugin para ello.
Microsoft To Do funciones especiales o únicas
Microsoft To Do se siente distinta en comparación con sus competidores, con una filosofía muy particular sobre cómo se deben hacer las tareas.
A continuación se presentan las características que la hacen destacar:
- La lista “Mi día”. Nos gusta esta función, te permite ver automáticamente las tareas que vencen hoy o un poco más tarde. Es simple y limpia.
- Integración con el ecosistema de Microsoft. Nos gustaría que la integración con Outlook Calendar hubiera sido mejor, pero en general esta es una gran ventaja de Microsoft To Do.
- Correo electrónico marcado. Si usas Outlook como tu cliente de correo electrónico principal, esta función te permite marcar un correo electrónico y aparece automáticamente en Microsoft To Do como una tarea. Es una gran función que ayuda a organizar tus tareas y a despejar tus correos electrónicos.
Compatibilidad multiplataforma
Trello compatibilidad multiplataforma
Trello se puede descargar en las siguientes plataformas:
- Ordenadores de sobremesa/portátiles: Windows y macOS.
- Móvil: Android e iOS.
- Versiones web tanto para móvil como para escritorio.
Microsoft To Do compatibilidad multiplataforma
Microsoft To Do se puede descargar en las siguientes plataformas:
- Ordenadores de sobremesa/portátiles: Windows y macOS.
- Móvil: Android e iOS.
Microsoft To Do también tiene versiones web tanto para móvil como para escritorio.
Colaboración y uso compartido
Trello colaboración y uso compartido
Trello está totalmente construido en torno al trabajo con otros y tiene excelentes funciones de colaboración.
Para empezar, incluso puedes darle a alguien acceso a todo tu espacio de trabajo (workspace), que contiene todos tus tableros y tarjetas.
Si eso te parece demasiado, puedes invitarlos a acceder solo a un tablero determinado. Desde allí, la otra persona puede dejar comentarios, crear tareas, adjuntar archivos, etc.
Como propietario de un tablero, también puedes asignar tarjetas a otras personas, o aprobar/denegar cambios.
La versión gratuita de Trello permite hasta 10 colaboradores por espacio de trabajo, lo que debería ser suficiente para familias y pequeñas empresas.
Microsoft To Do colaboración y uso compartido
Microsoft To Do te permite colaborar con otros compartiendo listas de tareas, pero solo con otros usuarios que tengan una cuenta de Microsoft.
La función también es bastante limitada, ya que no puedes dejar comentarios o asignar tareas a diferentes personas.
Hemos descubierto que la función es principalmente útil para familias o pequeños proyectos con 2-3 personas.
Solo vale la pena usar Microsoft To Do para la colaboración si tu organización o empresa utiliza Microsoft para las operaciones del día a día. Apps como Planner, Teams, Sharepoint u Outlook funcionan bien con Microsoft To Do y permiten a los usuarios enviar, asignar o compartir tareas directamente a la app de tareas de los usuarios.
Precios
Trello precios
Trello tiene una muy buena versión gratuita, pero los planes de pago desbloquean aún más funciones.
Para usuarios individuales, Trello ofrece un plan Estándar (5 almes)yunplanPremium(10 al mes).
Algunas de las funciones que se desbloquean al pagar incluyen: integración nativa de IA, campos personalizados, colores de lista, subir archivos de hasta 250 MB, diferentes vistas: calendario, cronograma (timeline), tabla, mapa, etc.
Microsoft To Do precios
Microsoft To Do es completamente gratuito.