Trello vs. TickTick: Resumen
¿Para quién es Trello?
Trello es una app de gestión de proyectos para particulares y empresas que se basa en los principios de Kanban.
Kanban es un método de visualización del trabajo en el que organizas el trabajo en tableros (boards), y las tareas tienen que atravesar múltiples tableros de principio a fin.
Por ejemplo, digamos que tienes una tarea llamada “Reparar la puerta de la cocina” y cuatro tableros Kanban:
- Definir el problema.
- Definir los requisitos.
- Implementando la solución.
- Prueba de control de calidad.
En Kanban, la tarea “Reparar la puerta de la cocina” comienza en el tablero “Definir el problema”. Allí escribes qué es exactamente lo que hay que arreglar: las bisagras, la manija, el marco de la puerta, etc.
Una vez hecho esto, mueves la tarea al tablero “Definir los requisitos”. Allí especificas cómo se puede solucionar el problema: conseguir bisagras nuevas, reemplazar la manija, arreglar el marco de la puerta, etc.
Luego, la tarea pasa al tablero “Implementando la solución”, donde detallas cómo se arregló la puerta, y de ahí a la “Prueba de control de calidad”, donde pruebas la puerta para asegurarte de que se arregló correctamente.
Si te gusta este proceso Kanban, entonces Trello es la app para ti. Aunque es principalmente una app de gestión de proyectos, la versión gratuita tiene un montón de funciones que se encuentran en las apps tradicionales de gestión de tareas y listas de tareas (to do apps), como recordatorios, completar tareas, etc.
¿Para quién es TickTick?
TickTick es una app de gestión de tareas rica en funciones que también integra características de productividad encontradas en otras apps: seguimiento de hábitos (habit tracking), toma de notas, matriz de Eisenhower, temporizadores Pomodoro, etc.
TickTick es ideal para personas que necesitan una app de listas de tareas generalista que pueda hacer muchas cosas a la vez y, por lo tanto, reemplazar múltiples otras apps como los habit trackers o simples apps de notas.
Facilidad de uso
Trello facilidad de uso
Como app de gestión de proyectos, Trello es más rica en funciones pero un poco más complicada de usar en comparación con las apps personales de gestión de tareas y listas de tareas como Todoist o Google Tasks.
Usar Trello correctamente requiere una inversión de tiempo inicial para configurar todo correctamente, pero también aprender a integrar una herramienta de gestión de proyectos en tu vida.
La recompensa es que Trello ofrece una forma más estructurada de manejar tareas y proyectos, excelentes funciones de colaboración y una interfaz de usuario (UI) agradable una vez que aprendes la filosofía de trabajo de Trello.
TickTick facilidad de uso
La interfaz de usuario de TickTick es simple y directa, pero también es muy modular y fácil de configurar.
Por ejemplo, puedes personalizar el propio botón de “Añadir tarea”. Puedes cambiar qué funciones están disponibles para personalizar la tarea: tags, convertir a nota, añadir imagen, establecer prioridad, etc.
De manera similar, también puedes personalizar qué funciones quieres usar (o no usar) en la barra de navegación inferior: vista de calendario, temporizador Pomodoro, habit tracker, función de búsqueda, cuenta atrás, etc.
La modularidad de TickTick es una de sus mayores fortalezas, ya que puedes hacerla tan compleja o tan simple como quieras.
Sin embargo, esta modularidad también puede hacer que su interfaz parezca abarrotada y caótica si utilizas todas sus funciones.
Organización
Trello organización
La interfaz de Trello se basa en Tableros (Boards), Listas y Tarjetas (Cards). Una tarjeta representa una tarea real, a la que puedes adjuntar información como fotos, documentos, descripciones, etc.
Un tablero contiene listas, y las listas contienen tarjetas.
Normalmente, se supone que los tableros en Kanban representan en qué etapa del trabajo se encuentra una determinada tarea.
Sin embargo, Trello es bastante flexible, por lo que puedes estructurar los tableros fácilmente para que sean el equivalente a una lista o un proyecto en las apps de listas de tareas tradicionales.
Además de los tableros y las tarjetas, Trello también te permite añadir etiquetas a las tarjetas (tareas).
Usando la función de búsqueda, puedes filtrar las tarjetas según lo que esté escrito en la etiqueta.
Finalmente, también puedes añadir checklists a las tarjetas. Desafortunadamente, los checklists en Trello son bastante limitados y no tienen muchas de las funciones que se encuentran en apps de gestión de tareas como Todoist:
- Los elementos del checklist no pueden tener recordatorios individuales.
- Los elementos del checklist no tienen su propia fecha de inicio y fecha de vencimiento.
- No puedes añadir comentarios, archivos adjuntos o descripciones a los elementos del checklist.
TickTick organización
TickTick te permite organizar las tareas de las siguientes maneras:
- Listas: como Trabajo, Personal, Bandeja de entrada.
- Secciones: subdivisiones de las listas.
- Prioridad: Desde Alta hasta Sin prioridad.
- Etiquetas: etiquetas personalizadas que puedes adjuntar a cualquier tarea.
- Subtareas: para simplificar una tarea en pasos más pequeños.
Si quieres guardar información, puedes elegir convertir una tarea en una nota. Esto te permite escribir rápidamente una gran cantidad de información. No es tan avanzado como Evernote o Google Keep, pero es genial para guardar información en el mismo lugar que las tareas.
También puedes adjuntar checklists a tareas o subtareas individuales, para que puedas visualizar mejor todos los pasos necesarios para completar la tarea.
La flexibilidad extra que proporcionan las funciones es genial, pero lleva un tiempo entrenar la vista para poder reconocer inmediatamente qué es una tarea, qué es un checklist y qué es una nota.
En general, TickTick te ofrece muchas formas diferentes de almacenar tus tareas e ideas, y luego organizar cada una en su propio pequeño rincón.
Desafortunadamente, TickTick no tiene una función de búsqueda o buenas funciones de filtrado. Si eres un usuario intensivo, tienes que organizar y etiquetar adecuadamente tus tareas, de lo contrario corres el riesgo de tener tareas y proyectos “huérfanos” que están ocultos y son fáciles de olvidar.
Programación y recordatorios
Trello programación y recordatorios
En Trello, las tarjetas (tareas) pueden tener una fecha de inicio y una fecha de vencimiento. Los recordatorios de tareas solo se activan si hay una fecha de vencimiento adjunta a la tarjeta. También estás limitado a un solo recordatorio por tarea.
Usando la configuración estándar, Trello te permite crear tarjetas/tareas de una sola vez, pero no tareas recurrentes.
Puedes activar esta función, pero requiere que vayas a la versión de escritorio o web, actives el plugin “Repetidor de Tarjetas” (Card Repeater) y luego configures una tarjeta/tarea para que se repita a ciertos intervalos.
Desafortunadamente, solo puedes hacer esto en la versión de escritorio o web, por lo que no puedes programar tareas recurrentes en el móvil.
Debido a que las tareas recurrentes son tan tediosas de usar y están limitadas solo a los usuarios de escritorio, consideramos que Trello no tiene una función de tareas recurrentes que funcione correctamente.
TickTick programación y recordatorios
Las funciones de recordatorio de TickTick te permiten programar recordatorios tanto para tareas de una sola vez como para tareas recurrentes.
Para las tareas recurrentes, puedes programarlas para que se repitan en cualquier configuración de tiempo que desees:
- Se repite todos los días, excepto los fines de semana.
- Se repite cada semana, pero solo los lunes y martes.
- Se repite cada mes el primer día laborable, etc.
- Primer día laborable o último día laborable del mes.
- Segundo o tercer miércoles del mes, etc.
La versión de pago de TickTick añade más funciones como:
- Recordatorios constantes (Constant Reminders). Un recordatorio que permanece activo durante 5 minutos (en Android) o sin parar (en iOS) hasta que se detiene manualmente.
- Duración de la tarea para la vista de calendario.
- Recordatorios por ubicación.
Calendario y otras integraciones
Trello calendario y otras integraciones
Trello no tiene integraciones nativas gratuitas para las apps de calendario de Google u Outlook.
En su lugar, se trata de un plugin de pago que debes activar en la versión web o de escritorio de Trello.
De hecho, este es un problema común con Trello. Un gran número de funciones de Trello deben activarse primero desde la versión de escritorio o web, pero incluso entonces puede que no funcionen en la versión móvil de Trello.
La mayoría de estos plugins también son de pago, así que debes tenerlo en cuenta.
Sin embargo, Trello tiene tantos plugins disponibles que puedes personalizar y añadir nuevas funciones que podrían no estar disponibles en otras apps de listas de tareas o de gestión de tareas.
TickTick calendario y otras integraciones
Desafortunadamente, las integraciones de calendario de TickTick solo están disponibles en la versión de pago de la app.
Esto significa que la versión gratuita de TickTick no te permite añadir nuevas tareas y pendientes en tu calendario de Google, Outlook o iCloud.
Sin embargo, puedes permitir que TickTick lea y muestre eventos de tus calendarios dentro de la app.
Además de los calendarios, TickTick también soporta un puñado de otras integraciones importantes como: Notion, Gmail, Outlook e IFTTT.
Funciones e integraciones de IA
Trello funciones e integraciones de IA
La versión gratuita de Trello no tiene ninguna función de IA integrada en la app.
Necesitarás suscribirte al plan mensual de 10 $ para tener acceso a la IA y otras funciones. O puedes probar cualquiera de los diversos plugins de IA disponibles en la lista de plugins de Trello.
Finalmente, Trello no tiene ninguna función de lenguaje natural que pueda transformar frases escritas en tarjetas, recordatorios, etc.
TickTick funciones e integraciones de IA
TickTick no soporta nativamente ninguna integración con IA/LLMs como ChatGPT.
Podrías improvisar algo usando varias herramientas como IFTTT, pero no está garantizado que funcione correctamente.
TickTick también tiene una implementación muy básica de procesamiento del lenguaje natural. En teoría, esta función debería permitirte guardar tareas escribiéndolas, y haciendo que la app deduzca el título, la fecha, las horas de repetición, etc.
Sin embargo, la implementación de TickTick es lenta y no funciona tan bien, razón por la cual la función probablemente está desactivada por defecto.
Funciones especiales o únicas
Trello funciones especiales o únicas
Trello es una app de gestión de proyectos antigua y muy rica en funciones que tiene muchas características únicas para los usuarios adecuados.
Aquí están las funciones que creemos que la distinguen:
- Interfaz de usuario (UI) Kanban intuitiva. Muchas otras apps de gestión de tareas o de proyectos han integrado funciones de Kanban, pero en nuestra opinión, Trello sigue haciendo Kanban mejor que nadie.
- Plugins y ecosistema. Si necesitas que Trello haga una tarea determinada, es casi seguro que puedes encontrar un plugin para ello.
TickTick funciones especiales o únicas
TickTick es una app de listas de tareas generalista que combina muchos tipos diferentes de funciones en un solo paquete. De todas estas funciones, estas son las que más nos gustan:
- Personalización. En nuestra experiencia, TickTick es la app de listas de tareas más modular y personalizable del mercado. Puedes hacerla tan simple o tan compleja como quieras.
- Notas y checklists. Genial para los usuarios que quieren añadir más contexto e información a sus tareas.
- Varias herramientas como: la matriz de Eisenhower, el seguimiento de hábitos (habit tracking), el temporizador de enfoque Pomodoro, etc. TickTick es ideal para las personas que usan estas funciones, ya que elimina la necesidad de instalar múltiples apps.
Compatibilidad multiplataforma
Trello compatibilidad multiplataforma
Trello se puede descargar en las siguientes plataformas:
- Ordenadores de sobremesa/portátiles: Windows y macOS.
- Móvil: Android e iOS.
- Versiones web tanto para móvil como para escritorio.
TickTick compatibilidad multiplataforma
TickTick está disponible para descargar en las siguientes plataformas:
- Ordenadores de sobremesa/portátiles: Windows y macOS.
- Móvil: Android e iOS.
- Otros: smartwatches con Android e iOS.
TickTick también tiene una versión web tanto para móvil como para escritorio.
Colaboración y uso compartido
Trello colaboración y uso compartido
Trello está totalmente construido en torno al trabajo con otros y tiene excelentes funciones de colaboración.
Para empezar, incluso puedes darle a alguien acceso a todo tu espacio de trabajo (workspace), que contiene todos tus tableros y tarjetas.
Si eso te parece demasiado, puedes invitarlos a acceder solo a un tablero determinado. Desde allí, la otra persona puede dejar comentarios, crear tareas, adjuntar archivos, etc.
Como propietario de un tablero, también puedes asignar tarjetas a otras personas, o aprobar/denegar cambios.
La versión gratuita de Trello permite hasta 10 colaboradores por espacio de trabajo, lo que debería ser suficiente para familias y pequeñas empresas.
TickTick colaboración y uso compartido
TickTick ofrece una forma básica de colaboración, donde dos o más usuarios pueden trabajar juntos para completar tareas que se encuentran dentro de una lista.
Los usuarios pueden asignar tareas a otros usuarios, e incluso comentar en las tareas para proporcionar más información.
Este es aproximadamente el alcance de las funciones de colaboración de TickTick. En nuestra opinión, son suficientes para compartir tareas con familiares y amigos, o incluso para pequeños proyectos de trabajo.
Precios
Trello precios
Trello tiene una muy buena versión gratuita, pero los planes de pago desbloquean aún más funciones.
Para usuarios individuales, Trello ofrece un plan Estándar (5 almes)yunplanPremium(10 al mes).
Algunas de las funciones que se desbloquean al pagar incluyen: integración nativa de IA, campos personalizados, colores de lista, subir archivos de hasta 250 MB, diferentes vistas: calendario, cronograma (timeline), tabla, mapa, etc.
TickTick precios
La versión de pago de TickTick tiene un único plan de suscripción:
- Premium: 4$ al mes/36$ al año (3 $ al mes).
La versión de pago de TickTick desbloquea numerosas funciones:
- Más vistas de calendario (mensual/semanal/diaria/3 días).
- Integraciones con calendarios de Google, Outlook, iCal, etc.
- Integración con Notion.
- Más archivos adjuntos por día (99 frente a 1 en la versión gratuita).
- Más tareas por lista.
- Etc.