Google Tasks vs. Trello : résumé
À qui s’adresse Google Tasks ?
Google Tasks est une application de gestion de tâches qui est à la fois extrêmement facile à utiliser, mais aussi très simple et limitée dans les fonctionnalités qu’elle propose. Elle dispose cependant d’une excellente intégration avec Google Calendar.
Cette facilité d’utilisation et ses fonctionnalités limitées rendent Google Tasks parfait pour les utilisateurs qui ont juste besoin d’une application où ils peuvent noter une tâche, définir un rappel et la synchroniser avec Google Calendar.
En échange de cette simplicité, les utilisateurs sacrifient diverses fonctionnalités telles que la personnalisation, la collaboration, les vues de calendrier complexes, l’organisation, les filtres, etc.
À qui s’adresse Trello ?
Trello est une application de gestion de projet pour les particuliers et les entreprises, conçue autour des principes du Kanban.
Le Kanban est une méthode de visualisation du travail où vous organisez le travail en tableaux (boards), et les tâches doivent traverser plusieurs tableaux du début à la fin.
Par exemple, disons que vous avez une tâche appelée « Réparer la porte de la cuisine », et quatre tableaux Kanban :
1. Définir le problème.
2. Définir les exigences.
3. Mettre en œuvre la solution.
4. Test d’assurance qualité.
Dans le système Kanban, la tâche « Réparer la porte de la cuisine » commence dans le tableau « Définir le problème ». Là, vous écrivez ce qui doit être réparé exactement : les charnières, la poignée, le cadre de la porte lui-même, etc.
Une fois que c’est fait, vous déplacez la tâche vers le tableau « Définir les exigences ». Là, vous spécifiez comment le problème peut être résolu : obtenir de nouvelles charnières, remplacer la poignée, réparer le cadre de la porte, etc.
La tâche passe ensuite au tableau « Mettre en œuvre la solution » où vous détaillez comment la porte a été réparée, et de là au « Test d’assurance qualité » où vous testez la porte pour vous assurer qu’elle a été correctement réparée.
Si vous aimez ce processus Kanban, alors Trello est l’application qu’il vous faut. Bien qu’il s’agisse principalement d’une application de gestion de projet, la version gratuite dispose de nombreuses fonctionnalités que l’on trouve dans les applications traditionnelles de gestion de tâches et de listes de tâches (to do apps), telles que les rappels, l’accomplissement des tâches, etc.
Facilité d’utilisation
Google Tasks facilité d’utilisation
Google Tasks est probablement l’une des applications de gestion de tâches les plus faciles à utiliser actuellement disponibles.
Vous ouvrez l’application et tout ce que vous voyez est un écran simple où s’affichent :
- Vos listes de tâches.
- Les tâches favorites.
- Un bouton Ajouter une tâche
- Les tâches terminées.
C’est tout.
Pas de fonctionnalités de tags, pas de collaboration, pas de vue calendrier, pas de filtres, etc. Google Tasks n’a même pas de bouton Paramètres.
Sur le plan psychologique, cela rend l’expérience Google Tasks très peu stressante, car ouvrir et utiliser l’application ne donne pas l’impression de travailler.
Trello facilité d’utilisation
En tant qu’application de gestion de projet, Trello est plus riche en fonctionnalités mais un peu plus compliquée à utiliser par rapport aux applications personnelles de gestion de tâches et de listes de tâches telles que Todoist ou Google Tasks.
Utiliser Trello correctement nécessite un investissement en temps initial pour tout configurer correctement, mais aussi pour apprendre à intégrer un outil de gestion de projet dans votre vie.
La récompense est que Trello offre une manière plus structurée de gérer les tâches et les projets, d’excellentes fonctionnalités de collaboration, et une interface utilisateur agréable une fois que vous avez appris la philosophie de travail de Trello.
Organisation
Google Tasks organisation
Google Tasks vous permet d’organiser les tâches de 3 manières :
- Listes
- Sous-tâches.
- Tâches enregistrées dans les Favoris.
L’absence d’une fonctionnalité de tags est très perceptible, car de nombreux utilisateurs comptent sur cette fonctionnalité pour mieux trier et organiser leurs tâches.
Vous pouvez cependant enregistrer certaines tâches dans une liste de Favoris qui peut contenir des tâches de toutes vos listes.
Google Tasks vous permet de créer des sous-tâches pour chaque tâche. Cependant, l’application ne vous permet pas de créer une chaîne de sous-tâches.
Par exemple, dans Todoist et TickTick, vous pouvez attacher une sous-tâche à une sous-tâche, puis une autre sous-tâche à cette sous-tâche.
Dans Google Tasks, ce n’est pas possible et vous ne pouvez avoir qu’une organisation de type tâche principale/sous-tâche.
Toutefois, et c’est très important, les sous-tâches dans Google Tasks fonctionnent comme des tâches normales, ce qui signifie que vous pouvez attacher des descriptions et des rappels individuels à chaque sous-tâche.
Bien que ces fonctionnalités puissent paraître basiques, toutes les applications de gestion de tâches ne proposent pas de telles fonctionnalités pour les sous-tâches.
Enfin, Google Tasks ne dispose que de fonctionnalités de tri de base où vous pouvez trier les tâches par date, titre, ordre par défaut ou ajout récent.
Trello organisation
L’interface de Trello est construite autour de Tableaux (Boards), de Listes et de Cartes (Cards). Une carte représente une tâche réelle, à laquelle vous pouvez attacher des informations telles que des photos, des documents, des descriptions, etc.
Un tableau contient des listes, et les listes contiennent des cartes.
Normalement, dans le système Kanban, les tableaux sont censés représenter l’étape de travail dans laquelle se trouve une certaine tâche.
Trello est cependant assez flexible, vous pouvez donc tout aussi facilement structurer les tableaux pour qu’ils soient l’équivalent d’une liste ou d’un projet dans les applications de listes de tâches traditionnelles.
Outre les tableaux et les cartes, Trello vous permet également d’ajouter des étiquettes aux cartes (tâches).
En utilisant la fonction de recherche, vous pouvez ensuite filtrer les cartes en fonction de ce qui est écrit dans l’étiquette.
Enfin, vous pouvez également ajouter des checklists aux cartes. Malheureusement, les checklists dans Trello sont assez limitées et ne disposent pas de nombreuses fonctionnalités que l’on trouve dans les applications de gestion de tâches comme Todoist :
- Les éléments de la checklist ne peuvent pas avoir de rappels individuels.
- Les éléments de la checklist n’ont pas leur propre date de début et d’échéance.
- Vous ne pouvez pas ajouter de commentaires, de pièces jointes ou de descriptions aux éléments de la checklist.
Planification et rappels
Google Tasks planification et rappels
Les fonctionnalités de planification et de rappel de Google Tasks sont meilleures que celles de presque toutes les autres applications de listes de tâches sur le marché.
Les tâches peuvent être planifiées pour être uniques ou pour se répéter à intervalles réguliers.
Les tâches récurrentes peuvent être planifiées dans toutes les configurations possibles:
- Répétition chaque semaine, mais uniquement le vendredi et le samedi.
- Répétition une fois tous les 3 mois.
- Répétition chaque mois, le dernier vendredi.
- Répétition toutes les 3 semaines.
- Etc.
Nous aurions apprécié que Google Tasks offre l’option d’attacher plusieurs rappels à une seule tâche (comme 1 heure avant le début, 30 minutes avant le début, 10 minutes, etc.), mais c’est un reproche mineur.
Trello planification et rappels
Dans Trello, les cartes (tâches) peuvent avoir une date de début et une date d’échéance. Les rappels de tâches ne sont déclenchés que s’il y a une date d’échéance attachée à la carte. Vous êtes également limité à un seul rappel par tâche.
Avec les paramètres standards, Trello ne vous permet de créer que des cartes/tâches uniques, mais pas de tâches récurrentes.
Vous pouvez activer cette fonctionnalité, mais cela nécessite d’aller sur la version de bureau ou web, d’activer le plugin « Répétiteur de carte » (Card Repeater) puis de configurer une carte/tâche pour qu’elle se répète à certains intervalles.
Malheureusement, vous ne pouvez le faire que sur la version de bureau ou web, vous ne pouvez donc pas programmer de tâches récurrentes sur mobile.
Parce que les tâches récurrentes sont si fastidieuses à utiliser et limitées aux utilisateurs de bureau, nous considérons que Trello ne dispose pas d’une fonctionnalité de tâches récurrentes fonctionnant correctement.
Calendrier et autres intégrations
Google Tasks agenda et autres intégrations
L’un des plus grands avantages de l’utilisation de Google Tasks est son intégration profonde avec Google Calendar.
Cette intégration est automatique, vous n’avez rien à faire.
L’ajout d’un rappel à une tâche crée automatiquement une entrée dans Google Calendar, sans que vous ayez à synchroniser Google Tasks et Google Calendar.
Malheureusement, Google Tasks ne fournit pas l’option de s’intégrer directement avec d’autres applications d’agenda telles que iCal ou Outlook Calendar.
Enfin, Google Tasks ne s’intègre pas directement avec d’autres programmes tels que Notion, Evernote, Slack, etc.
À la place, vous devrez intégrer d’autres applications avec Google Calendar, et toute information que ces autres applications enregistrent dans Google Calendar devrait également être visible dans Google Tasks.
Trello calendrier et autres intégrations
Trello ne dispose pas d’intégrations natives gratuites pour les applications de calendrier Google ou Outlook.
Au lieu de cela, il s’agit d’un plugin payant que vous devez activer sur la version web ou de bureau de Trello.
En fait, c’est un problème courant avec Trello. Un grand nombre de fonctionnalités de Trello doivent d’abord être activées depuis la version de bureau ou web, mais même alors, il se peut qu’elles ne fonctionnent pas sur la version mobile de Trello.
La plupart de ces plugins sont également payants, vous devez donc en tenir compte.
Cependant, Trello dispose de tellement de plugins que vous pouvez personnaliser et ajouter de nouvelles fonctionnalités qui pourraient ne pas être disponibles sur d’autres applications de listes de tâches ou de gestion de tâches.
Fonctionnalités et intégrations d’IA
Google Tasks fonctionnalités et intégrations d’IA
Google Tasks n’a pas de fonctionnalités d’IA au sein de l’application, ce qui signifie qu’il n’y a pas de boutons ou d’options où vous pouvez demander à une IA de créer des tâches ou des rappels.
À la place, Google Tasks s’intègre avec Gemini ou l’Assistant Google, et vous pouvez créer ou lire des tâches depuis ces applications.
D’après notre utilisation, l’application Gemini de Google semble fonctionner le mieux avec Google Tasks, mais elle a ses limites. Par exemple, Gemini ne peut pas décomposer une tâche importante en sous-tâches.
D’autres outils d’IA tels que ChatGPT ou Claude peuvent également être intégrés à Google Tasks/Agenda, mais cela nécessite que vous configuriez un compte Zapier pour le faire.
Trello fonctionnalités et intégrations d’IA
La version gratuite de Trello n’intègre aucune fonctionnalité d’IA dans l’application.
Vous devrez vous abonner au forfait mensuel de 10 $ pour avoir accès à l’IA et à d’autres fonctionnalités. Ou vous pouvez essayer l’un des divers plugins d’IA disponibles dans la liste des plugins de Trello.
Enfin, Trello ne dispose pas de fonctionnalités de langage naturel capables de transformer des phrases écrites en cartes, rappels, etc.
Fonctionnalités spéciales ou uniques
Google Tasks compatibilité multiplateforme
Google Tasks peut être téléchargé sur les plateformes suivantes :
- Mobile : Android et iOS.
- Autre : Montres connectées Android et iOS.
Point important, Google Tasks n’a pas de version téléchargeable pour Windows ou macOS. Pour ces plateformes, vous devrez utiliser la version web à la place.
Trello fonctionnalités spéciales ou uniques
Trello est une application de gestion de projet ancienne et très riche en fonctionnalités qui possède de nombreuses caractéristiques uniques pour les bons utilisateurs.
Voici les fonctionnalités qui, selon nous, le distinguent :
- Interface utilisateur Kanban intuitive. De nombreuses autres applications de gestion de tâches ou de projet ont intégré des fonctionnalités Kanban, mais à notre avis, Trello fait toujours mieux le Kanban que n’importe qui d’autre.
- Plugins et écosystème. Si vous avez besoin que Trello accomplisse une certaine tâche, il est presque certain que vous pouvez trouver un plugin pour cela.
Compatibilité multiplateforme
Google Tasks compatibilité multiplateforme
Google Tasks peut être téléchargé sur les plateformes suivantes :
- Mobile : Android et iOS.
- Autre : Montres connectées Android et iOS.
Point important, Google Tasks n’a pas de version téléchargeable pour Windows ou macOS. Pour ces plateformes, vous devrez utiliser la version web à la place.
Trello compatibilité multiplateforme
Trello peut être téléchargé sur les plateformes suivantes :
- Ordinateurs de bureau/portables : Windows et macOS.
- Mobile : Android et iOS.
- Versions web pour mobile et ordinateur.
Collaboration et partage
Google Tasks collaboration et partage
Google Tasks n’a pas de fonctionnalités de collaboration intégrées. Cela signifie que vous ne pouvez pas partager une liste de courses avec votre partenaire, ou une liste de tâches professionnelles avec vos collègues.
Toute tâche enregistrée dans Google Tasks est la vôtre et uniquement la vôtre.
La seule exception concerne les entreprises qui ont payé et configuré un Google Workspace. Depuis Google Workspace, une personne peut partager ou assigner des tâches à d’autres depuis Gmail, Google Chat, etc.
Trello collaboration et partage
Trello est entièrement conçu pour le travail en équipe et dispose d’excellentes fonctionnalités de collaboration.
Pour commencer, vous pouvez même donner à quelqu’un l’accès à tout votre espace de travail (workspace), qui contient tous vos tableaux et cartes.
Si cela vous semble trop, vous pouvez les inviter à accéder uniquement à un certain tableau. De là, l’autre personne peut laisser des commentaires, créer des tâches, joindre des fichiers, etc.
En tant que propriétaire d’un tableau, vous pouvez également assigner des cartes à d’autres personnes, ou approuver/refuser des modifications.
La version gratuite de Trello permet jusqu’à 10 collaborateurs par espace de travail, ce qui devrait être suffisant pour les familles et les petites entreprises.
Tarifs
Google Tasks tarifs
Google Tasks est entièrement gratuit.
Trello tarifs
Trello a une très bonne version gratuite, mais les forfaits payants débloquent encore plus de fonctionnalités.
Pour les utilisateurs individuels, Trello propose un forfait Standard (5$ par mois) etunforfait Premium (10$ par mois).
Certaines des fonctionnalités débloquées en payant incluent : l’intégration d’IA native, les champs personnalisés, les couleurs de liste, le téléversement de fichiers jusqu’à 250 Mo, différentes vues: calendrier, chronologie (timeline), tableau, carte, etc.