Todoist vs. Microsoft To Do : résumé
À qui s’adresse Todoist ?
Todoist est l’une des applications de listes de tâches les plus riches en fonctionnalités actuellement disponibles. Contrairement à d’autres applications de ce type, Todoist est entièrement axée sur l’ajout, la gestion et l’accomplissement de tâches.
En revanche, d’autres applications de listes de tâches combinent la gestion des tâches avec d’autres fonctionnalités telles que le suivi d’habitudes (habit tracking) ou les minuteurs Pomodoro.
Ainsi, Todoist est conçue principalement pour les utilisateurs qui veulent une application de listes de tâches avec le plus de fonctionnalités possible.
À qui s’adresse Microsoft To Do ?
Microsoft To Do est une application de gestion de tâches entièrement gratuite avec un nombre décent de fonctionnalités, mais il faut mentionner que Microsoft To Do est conçu pour être utilisé d’une certaine manière. Cela peut être une bonne ou une mauvaise chose, selon que vos besoins correspondent à ce que Microsoft To Do peut offrir.
Microsoft To Do est également intégré à l’écosystème logiciel de Microsoft, mais d’après notre expérience, cette intégration n’est pas aussi bonne que celle de Google Tasks dans l’écosystème de Google.
Malheureusement, l’interface n’est pas aussi simple à utiliser que celle d’autres applications de listes de tâches. Rien que pour cette raison, nous pensons que seules les personnes et les organisations profondément intégrées dans l’écosystème Microsoft devraient utiliser cette application.
Facilité d’utilisation
Todoist facilité d’utilisation
L’interface de Todoist est épurée et minimaliste, ne vous montrant que quelques boutons et menus de navigation.
Le premier écran que vous voyez en ouvrant l’application s’appelle la « Boîte de réception ». De là, vous pouvez ajouter, modifier ou accomplir des tâches.
Vous pouvez également mieux organiser la Boîte de réception en y ajoutant différentes sections, comme Travail, Parentalité ou autres.
Ce que nous aimons dans l’interface de Todoist, c’est que les boutons « Vue » et « Options » révèlent de nombreuses fonctionnalités puissantes telles que plusieurs types de filtres, des options de tri, des journaux d’activité, des commentaires, etc.
Une fonctionnalité que nous avons vraiment appréciée est la possibilité de sélectionner plusieurs tâches à la fois et de les modifier en ajoutant des tags, des étiquettes, en changeant les niveaux de priorité ou en les déplaçant vers différents projets ou sections.
Presque aucune autre application de gestion de tâches ne possède cette fonctionnalité, vous obligeant à modifier les tâches une par une.
Dans l’ensemble, Todoist a une interface simple, mais elle place élégamment ses options de paramètres à plusieurs endroits pertinents.
Cela vous permet d’apprendre à utiliser Todoist à votre propre rythme, sans vous sentir submergé par le nombre de paramètres et d’options disponibles.
Microsoft To Do facilité d’utilisation
Le plus gros problème de Microsoft To Do est son interface utilisateur. La plupart des applications de tâches vous permettent de voir ou de créer une tâche dès le premier écran à l’ouverture de l’application.
Microsoft To Do procède différemment, et le premier écran que vous voyez dans l’application vous montre diverses subdivisions telles que Ma journée, Important, Planifié, etc.
Ces subdivisions créent de la confusion chaque fois que vous ouvrez l’application, car vous passez une seconde ou deux à chaque fois à essayer de vous rappeler à quoi sert chaque section, ou où se trouve une tâche.
Un autre problème avec Microsoft To Do est que de nombreuses actions courantes nécessitent des clics, des appuis (taps) ou des balayages (swipes) supplémentaires par rapport aux applications concurrentes.
Avec le temps, cela crée de la frustration et l’utilisation de l’application ressemble plus à un travail qu’à un outil pour noter rapidement des choses.
Par exemple, la création d’une tâche nécessite deux clics dans Microsoft To Do au lieu d’un seul dans la plupart des autres applications de listes de tâches.
C’est parce que vous devez d’abord cliquer sur une liste de tâches, puis sur le bouton d’ajout de tâche.
Organisation
Todoist organisation
Todoist vous permet d’organiser vos tâches de plusieurs manières :
- Inbox. Contient toutes les tâches et sections qui n’appartiennent pas à un projet.
- Projets : tels que Travail, École, Famille, etc.
- Sections. Ce sont essentiellement des listes au sein des projets.
- Priorité : de 1 à 4, où 1 est le plus urgent.
- Étiquettes : des étiquettes personnalisées que vous pouvez attacher à n’importe quelle tâche.
- Sous-tâches : diviser une grande tâche en plusieurs tâches plus petites.
Dans d’autres applications de gestion de tâches, ce niveau d’organisation les rendrait très difficiles à naviguer. C’est parce que vous devriez constamment passer d’un projet, d’une section ou d’une étiquette à l’autre pour trouver les tâches que vous voulez.
Todoist résout ce problème grâce à une puissante fonction de filtrage qui vous permet de combiner plusieurs options de tri en un seul filtre.
Par exemple, vous pouvez créer un filtre qui récupère uniquement les tâches du projet Travail, ayant une priorité de 1, et portant l’étiquette « Rapports ».
Cette fonction de filtrage est unique à Todoist, et est incroyablement utile pour les utilisateurs assidus qui ont des dizaines de tâches actives en permanence.
Enfin, il y a aussi une fonction de recherche qui est enfouie profondément dans les paramètres de l’application.
Microsoft To Do organisation
Microsoft To Do propose les options d’organisation de tâches suivantes :
- Groupes
- Listes
- Ma journée
Les groupes contiennent des listes, et les listes contiennent des tâches. « Ma journée » est un filtre préconfiguré qui affiche les tâches à échéance dans les 24-36 heures.
Microsoft To Do n’a pas de fonctionnalité de tagging, ce qui peut être une fonctionnalité précieuse pour certains utilisateurs car elle les aide à mieux organiser et filtrer leurs tâches.
Une autre grande fonctionnalité manquante est celle des sous-tâches. Dans Microsoft To Do, vous pouvez décomposer une tâche en étapes, mais ces étapes fonctionnent principalement comme une simple checklist, et non comme de véritables tâches subordonnées à une tâche principale.
Dans d’autres applications de listes de tâches, les sous-tâches ont les mêmes fonctionnalités que les tâches ordinaires: rappels, étiquettes, indicateurs de priorité, descriptions, pièces jointes, etc.
Pour retrouver des tâches, Microsoft To Do dispose d’une recherche intégrée où vous pouvez rapidement naviguer vers des tâches ou des listes. Nous aimons cette fonctionnalité, elle est très pratique et étonnamment rare parmi les applications de gestion de tâches.
Chaque liste de tâches dispose également d’une fonction de tri pour organiser les tâches selon les critères suivants: importance, date d’échéance, tâches dans la section « Ma journée », par ordre alphabétique ou par date de création.
Une critique mineure ici est que Microsoft To Do n’a pas de liste de tâches unifiée qui contiendrait toutes vos tâches de chaque groupe ou liste.
Cela aurait été appréciable pour pouvoir voir toutes vos tâches actives en un seul endroit, sans avoir à passer constamment d’une liste de tâches à une autre.
Planification et rappels
Todoist planification et rappels
Todoist vous permet de programmer des tâches uniques, ou des tâches qui se répètent à intervalles réguliers.
Pour les tâches récurrentes, vous pouvez les programmer dans de nombreuses configurations différentes :
- Répétition chaque semaine, mais uniquement le vendredi et le samedi.
- Répétition une fois tous les 3 mois.
- Répétition chaque mois le même jour (le 10 par exemple).
- Répétition tous les 2 mois.
- Répétition toutes les 3 semaines.
- Etc.
La version payante de Todoist ajoute d’autres fonctionnalités de rappel très utiles :
- Rappels supplémentaires pour une tâche (la version gratuite ne permet qu’un seul rappel par tâche)
- Fonctionnalité d’échéance.
- Durée de la tâche pour la vue calendrier.
- Rappel basé sur la localisation.
Microsoft To Do planification et rappels
Dans Microsoft To Do, les tâches peuvent avoir à la fois un rappel et une date d’échéance. La fonction Date d’échéance est principalement utilisée pour organiser les tâches en fonction de leur urgence et du moment où elles doivent être terminées.
La fonction de rappel vous permet de créer des tâches uniques ou récurrentes.
Les rappels pour les tâches qui se répètent quotidiennement ou hebdomadairement fonctionnent très bien. Cependant, les rappels récurrents pour les tâches mensuelles et annuelles sont un peu plus limités.
Voici quelques-unes des configurations que vous pouvez programmer pour une tâche dans Microsoft To Do:
- Répéter chaque semaine, mais uniquement certains jours comme le mercredi ou le mardi.
- Répéter toutes les 5 semaines, mais uniquement certains jours.
- Répéter chaque mois, mais seulement à un jour calendaire précis (le 3 par exemple).
Les rappels mensuels pourraient être améliorés. Par exemple, Google Tasks ou Todoist vous permettent de personnaliser un rappel mensuel pour recevoir une notification le premier lundi du mois, ou le dernier mardi du mois, ou un certain jour du mois, etc.
Enfin, il aurait été appréciable que Microsoft To Do permette d’attacher plusieurs rappels à une seule tâche, comme 3 heures avant, 2 heures avant, à l’heure de la tâche, etc.
Calendrier et autres intégrations
Todoist calendrier et autres intégrations
Actuellement, Todoist s’intègre avec Google Calendar et Outlook Calendar, mais pas avec Apple Calendar malheureusement.
C’est un point sensible pour les utilisateurs d’iOS, mais il existe certaines solutions de contournement. Par exemple, vous pouvez synchroniser Google Calendar avec Apple Calendar.
Ensuite, les tâches Todoist ajoutées à Google Calendar sont automatiquement envoyées vers Apple Calendar également. Bien que ce ne soit pas parfait à 100 %, cela devrait être suffisant dans la plupart des situations.
Cependant, Todoist a un grand avantage sur ses concurrents car il dispose de plus de 80 intégrations avec de nombreux autres programmes de productivité.
Par exemple, Todoist peut s’intégrer avec:
- Applications de prise de notes : Evernote, Capacities, Fireflies, etc.
- Suivi du temps : 2Day, Toggl, Flowmo, etc.
- E-mail : Gmail, Outlook, Spark, Airmail, etc.
- Messagerie : Slack, MS Teams.
Et bien d’autres intégrations.
Todoist a tellement d’intégrations qu’il est presque garanti que vous en trouverez au moins une qui répondra à vos besoins.
Microsoft To Do calendrier et autres intégrations
L’une des raisons d’utiliser Microsoft To Do est son intégration avec l’écosystème Microsoft, en particulier avec Outlook et Microsoft Teams.
Le problème est que cette intégration n’est pas automatique. Créer une tâche dans Microsoft To Do et y ajouter une date d’échéance et un rappel ne l’ajoute pas automatiquement au Calendrier Outlook.
Nous avons enquêté un peu plus et il s’avère que vous devez copier/coller manuellement les tâches de l’application Microsoft To Do vers le Calendrier Outlook comme si nous étions en l’an 2000.
L’intégration avec d’autres calendriers comme Google Agenda ou iCal n’est pas non plus possible directement, mais nécessite des solutions de contournement complexes.
Globalement, nous avons trouvé que Microsoft To Do s’intègre mal avec les calendriers, y compris avec le propre Calendrier Outlook de Microsoft.
Fonctionnalités et intégrations d’IA
Todoist fonctionnalités et intégrations d’IA
La version gratuite de Todoist n’a aucune intégration avec des IA/LLM tels que ChatGPT ou Gemini.
Pour obtenir une intégration d’IA, vous aurez besoin d’un abonnement payant, et même la fonctionnalité d’IA ne fonctionnera que sur la version de bureau de Todoist (donc non disponible sur Android/iOS).
Cependant, Todoist dispose d’un excellent système de traitement du langage naturel, ce qui rend le besoin d’une intégration d’IA largement obsolète.
Le traitement du langage naturel permet à un utilisateur de taper une seule ligne de texte cohérente que l’application comprend intelligemment pour ensuite définir le titre de la tâche, mais aussi sa date d’échéance, son projet, ses étiquettes et son niveau de priorité.
Microsoft To Do fonctionnalités et intégrations d’IA
Microsoft To Do ne dispose d’aucune fonctionnalité d’IA intégrée à l’application.
Cependant, Microsoft propose quelques fonctionnalités de base de traitement du langage naturel sur les versions Windows et iOS de l’application, mais elles ne sont disponibles qu’en anglais.
Cette fonctionnalité de langage naturel reconnaît certains mots tels que « demain », « vendredi » ou « 23h » et les transforme automatiquement en rappels.
Fonctionnalités spéciales ou uniques
Todoist fonctionnalités spéciales ou uniques
Todoist intègre de nombreuses fonctionnalités intéressantes. Voici celles que nous pensons être les plus remarquables :
- Traitement du langage naturel. Cela vous permet de créer et de programmer des tâches simplement en écrivant ce dont vous avez besoin au lieu d’appuyer sur des boutons et de naviguer dans les menus.
- Fonctions de filtrage puissantes. Todoist possède la fonction de filtrage et de tri la plus puissante de toutes les applications de gestion de tâches que nous avons testées. Cela peut grandement aider les utilisateurs qui ont tendance à avoir des dizaines ou des centaines de tâches actives.
- Score Karma. Le Karma de Todoist transforme la productivité en jeu. Les utilisateurs gagnent des points en accomplissant des tâches, mais en perdent lorsque les tâches sont en retard. Au fur et à mesure que les utilisateurs accumulent des points, ils progressent à travers huit niveaux de Karma distincts, commençant à « Débutant » (0-499 points) et allant jusqu’à « Illuminé » (50 000+ points).
Microsoft To Do fonctionnalités spéciales ou uniques
Microsoft To Do se distingue de ses concurrents, avec une philosophie très particulière sur la manière dont les tâches doivent être accomplies.
Voici les fonctionnalités qui le distinguent :
- La liste « Ma journée ». Nous aimons cette fonctionnalité, elle vous permet de voir automatiquement les tâches à échéance aujourd’hui ou un peu plus tard. C’est simple et épuré.
- Intégration avec l’écosystème Microsoft. Nous aurions souhaité que l’intégration avec le Calendrier Outlook soit meilleure, mais dans l’ensemble, c’est un grand avantage de Microsoft To Do.
- E-mail avec indicateur. Si vous utilisez Outlook comme client de messagerie principal, cette fonctionnalité vous permet de marquer un e-mail avec un indicateur et il apparaît automatiquement dans Microsoft To Do en tant que tâche. C’est une excellente fonctionnalité qui aide à organiser vos tâches et à désencombrer vos e-mails.
Compatibilité multiplateforme
Todoist compatibilité multiplateforme
Todoist peut être téléchargé sur les plateformes suivantes :
- Ordinateurs de bureau/portables : Windows et macOS.
- Mobile : Android et iOS.
- Autre : Montres connectées Android et iOS.
Todoist dispose également de versions web pour mobile et ordinateur.
Microsoft To Do compatibilité multiplateforme
Microsoft To Do peut être téléchargé sur les plateformes suivantes :
- Ordinateurs de bureau/portables : Windows et macOS.
- Mobile : Android et iOS.
Microsoft To Do dispose également de versions web pour mobile et ordinateur.
Collaboration et partage
Todoist collaboration et partage
Todoist est livré avec de nombreuses fonctionnalités de collaboration, même dans la version gratuite.
Pour collaborer avec quelqu’un, vous créez un projet, tel que « Travail », puis vous invitez une autre personne à modifier ce projet.
La version gratuite vous permet de créer 5 projets, et pour chaque projet, vous pouvez inviter jusqu’à 5 collaborateurs.
Todoist Business offre de nombreuses fonctionnalités courantes de gestion de projet telles que : projets d’équipe, commentaires sur les tâches, notes, téléversements de fichiers, etc.
Cela dit, Todoist Business ne peut pas remplacer entièrement les outils de gestion de projet tels que Trello ou Asana car il ne dispose pas de nombreuses fonctionnalités essentielles telles que : tableaux de travail, vues Kanban, diagrammes de Gantt, vues de la charge de travail, etc.
Todoist ne dispose pas non plus de nombreuses fonctionnalités d’automatisation puissantes telles que :
- Envoyer des notifications à certaines personnes, mais uniquement sur certains canaux.
- Collaboration en temps réel sur certains documents ou projets.
- Intégrations profondes avec des CRM tels que HubSpot ou Salesforce, etc.
En général, les fonctionnalités de collaboration de Todoist devraient être suffisantes pour les petites équipes et les familles, mais tout ce qui est plus grand nécessite un outil de gestion de projet dédié.
Microsoft To Do collaboration et partage
Microsoft To Do vous permet de collaborer avec d’autres en partageant des listes de tâches, mais uniquement avec d’autres utilisateurs qui ont un compte Microsoft.
La fonctionnalité est cependant assez limitée car vous ne pouvez pas laisser de commentaires ou assigner des tâches à différentes personnes.
Nous avons trouvé que cette fonctionnalité est surtout utile pour les familles, ou pour de petits projets de 2-3 personnes.
L’utilisation de Microsoft To Do pour la collaboration n’est pertinente que si votre organisation ou votre entreprise utilise Microsoft pour ses opérations quotidiennes. Des applications comme Planner, Teams, Sharepoint ou Outlook fonctionnent bien avec Microsoft To Do, et permettent aux utilisateurs d’envoyer, d’assigner ou de partager des tâches directement dans l’application de listes de tâches des utilisateurs.
Tarifs
Todoist tarifs
La version payante de Todoist propose deux plans d’abonnement différents :
- Pro : 5$ par mois/48$ par an (4 $ par mois).
- Business (par utilisateur) : 8$ par mois/72$ par an (6 $ par mois).
La version payante de Todoist débloque de nombreuses fonctionnalités :
- 300 projets personnels (la version gratuite en a 5).
- Assistant IA.
- Fonctionnalité d’échéances.
- Rappels personnalisés. Possibilité d’ajouter plus de rappels pour chaque tâche.
- Échéances.
- Durée de la tâche.
- Collaboration d’équipe (pour les utilisateurs Business).
Microsoft To Do tarifs
Microsoft To Do est entièrement gratuit.