Todoist vs. Trello : résumé
À qui s’adresse Todoist ?
Todoist est l’une des applications de listes de tâches les plus riches en fonctionnalités actuellement disponibles. Contrairement à d’autres applications de ce type, Todoist est entièrement axée sur l’ajout, la gestion et l’accomplissement de tâches.
En revanche, d’autres applications de listes de tâches combinent la gestion des tâches avec d’autres fonctionnalités telles que le suivi d’habitudes (habit tracking) ou les minuteurs Pomodoro.
Ainsi, Todoist est conçue principalement pour les utilisateurs qui veulent une application de listes de tâches avec le plus de fonctionnalités possible.
À qui s’adresse Trello ?
Trello est une application de gestion de projet pour les particuliers et les entreprises, conçue autour des principes du Kanban.
Le Kanban est une méthode de visualisation du travail où vous organisez le travail en tableaux (boards), et les tâches doivent traverser plusieurs tableaux du début à la fin.
Par exemple, disons que vous avez une tâche appelée « Réparer la porte de la cuisine », et quatre tableaux Kanban :
1. Définir le problème.
2. Définir les exigences.
3. Mettre en œuvre la solution.
4. Test d’assurance qualité.
Dans le système Kanban, la tâche « Réparer la porte de la cuisine » commence dans le tableau « Définir le problème ». Là, vous écrivez ce qui doit être réparé exactement : les charnières, la poignée, le cadre de la porte lui-même, etc.
Une fois que c’est fait, vous déplacez la tâche vers le tableau « Définir les exigences ». Là, vous spécifiez comment le problème peut être résolu : obtenir de nouvelles charnières, remplacer la poignée, réparer le cadre de la porte, etc.
La tâche passe ensuite au tableau « Mettre en œuvre la solution » où vous détaillez comment la porte a été réparée, et de là au « Test d’assurance qualité » où vous testez la porte pour vous assurer qu’elle a été correctement réparée.
Si vous aimez ce processus Kanban, alors Trello est l’application qu’il vous faut. Bien qu’il s’agisse principalement d’une application de gestion de projet, la version gratuite dispose de nombreuses fonctionnalités que l’on trouve dans les applications traditionnelles de gestion de tâches et de listes de tâches (to do apps), telles que les rappels, l’accomplissement des tâches, etc.
Facilité d’utilisation
Todoist facilité d’utilisation
L’interface de Todoist est épurée et minimaliste, ne vous montrant que quelques boutons et menus de navigation.
Le premier écran que vous voyez en ouvrant l’application s’appelle la « Boîte de réception ». De là, vous pouvez ajouter, modifier ou accomplir des tâches.
Vous pouvez également mieux organiser la Boîte de réception en y ajoutant différentes sections, comme Travail, Parentalité ou autres.
Ce que nous aimons dans l’interface de Todoist, c’est que les boutons « Vue » et « Options » révèlent de nombreuses fonctionnalités puissantes telles que plusieurs types de filtres, des options de tri, des journaux d’activité, des commentaires, etc.
Une fonctionnalité que nous avons vraiment appréciée est la possibilité de sélectionner plusieurs tâches à la fois et de les modifier en ajoutant des tags, des étiquettes, en changeant les niveaux de priorité ou en les déplaçant vers différents projets ou sections.
Presque aucune autre application de gestion de tâches ne possède cette fonctionnalité, vous obligeant à modifier les tâches une par une.
Dans l’ensemble, Todoist a une interface simple, mais elle place élégamment ses options de paramètres à plusieurs endroits pertinents.
Cela vous permet d’apprendre à utiliser Todoist à votre propre rythme, sans vous sentir submergé par le nombre de paramètres et d’options disponibles.
Trello facilité d’utilisation
En tant qu’application de gestion de projet, Trello est plus riche en fonctionnalités mais un peu plus compliquée à utiliser par rapport aux applications personnelles de gestion de tâches et de listes de tâches telles que Todoist ou Google Tasks.
Utiliser Trello correctement nécessite un investissement en temps initial pour tout configurer correctement, mais aussi pour apprendre à intégrer un outil de gestion de projet dans votre vie.
La récompense est que Trello offre une manière plus structurée de gérer les tâches et les projets, d’excellentes fonctionnalités de collaboration, et une interface utilisateur agréable une fois que vous avez appris la philosophie de travail de Trello.
Organisation
Todoist organisation
Todoist vous permet d’organiser vos tâches de plusieurs manières :
- Inbox. Contient toutes les tâches et sections qui n’appartiennent pas à un projet.
- Projets : tels que Travail, École, Famille, etc.
- Sections. Ce sont essentiellement des listes au sein des projets.
- Priorité : de 1 à 4, où 1 est le plus urgent.
- Étiquettes : des étiquettes personnalisées que vous pouvez attacher à n’importe quelle tâche.
- Sous-tâches : diviser une grande tâche en plusieurs tâches plus petites.
Dans d’autres applications de gestion de tâches, ce niveau d’organisation les rendrait très difficiles à naviguer. C’est parce que vous devriez constamment passer d’un projet, d’une section ou d’une étiquette à l’autre pour trouver les tâches que vous voulez.
Todoist résout ce problème grâce à une puissante fonction de filtrage qui vous permet de combiner plusieurs options de tri en un seul filtre.
Par exemple, vous pouvez créer un filtre qui récupère uniquement les tâches du projet Travail, ayant une priorité de 1, et portant l’étiquette « Rapports ».
Cette fonction de filtrage est unique à Todoist, et est incroyablement utile pour les utilisateurs assidus qui ont des dizaines de tâches actives en permanence.
Enfin, il y a aussi une fonction de recherche qui est enfouie profondément dans les paramètres de l’application.
Trello organisation
L’interface de Trello est construite autour de Tableaux (Boards), de Listes et de Cartes (Cards). Une carte représente une tâche réelle, à laquelle vous pouvez attacher des informations telles que des photos, des documents, des descriptions, etc.
Un tableau contient des listes, et les listes contiennent des cartes.
Normalement, dans le système Kanban, les tableaux sont censés représenter l’étape de travail dans laquelle se trouve une certaine tâche.
Trello est cependant assez flexible, vous pouvez donc tout aussi facilement structurer les tableaux pour qu’ils soient l’équivalent d’une liste ou d’un projet dans les applications de listes de tâches traditionnelles.
Outre les tableaux et les cartes, Trello vous permet également d’ajouter des étiquettes aux cartes (tâches).
En utilisant la fonction de recherche, vous pouvez ensuite filtrer les cartes en fonction de ce qui est écrit dans l’étiquette.
Enfin, vous pouvez également ajouter des checklists aux cartes. Malheureusement, les checklists dans Trello sont assez limitées et ne disposent pas de nombreuses fonctionnalités que l’on trouve dans les applications de gestion de tâches comme Todoist :
- Les éléments de la checklist ne peuvent pas avoir de rappels individuels.
- Les éléments de la checklist n’ont pas leur propre date de début et d’échéance.
- Vous ne pouvez pas ajouter de commentaires, de pièces jointes ou de descriptions aux éléments de la checklist.
Planification et rappels
Todoist planification et rappels
Todoist vous permet de programmer des tâches uniques, ou des tâches qui se répètent à intervalles réguliers.
Pour les tâches récurrentes, vous pouvez les programmer dans de nombreuses configurations différentes :
- Répétition chaque semaine, mais uniquement le vendredi et le samedi.
- Répétition une fois tous les 3 mois.
- Répétition chaque mois le même jour (le 10 par exemple).
- Répétition tous les 2 mois.
- Répétition toutes les 3 semaines.
- Etc.
La version payante de Todoist ajoute d’autres fonctionnalités de rappel très utiles :
- Rappels supplémentaires pour une tâche (la version gratuite ne permet qu’un seul rappel par tâche)
- Fonctionnalité d’échéance.
- Durée de la tâche pour la vue calendrier.
- Rappel basé sur la localisation.
Trello planification et rappels
Dans Trello, les cartes (tâches) peuvent avoir une date de début et une date d’échéance. Les rappels de tâches ne sont déclenchés que s’il y a une date d’échéance attachée à la carte. Vous êtes également limité à un seul rappel par tâche.
Avec les paramètres standards, Trello ne vous permet de créer que des cartes/tâches uniques, mais pas de tâches récurrentes.
Vous pouvez activer cette fonctionnalité, mais cela nécessite d’aller sur la version de bureau ou web, d’activer le plugin « Répétiteur de carte » (Card Repeater) puis de configurer une carte/tâche pour qu’elle se répète à certains intervalles.
Malheureusement, vous ne pouvez le faire que sur la version de bureau ou web, vous ne pouvez donc pas programmer de tâches récurrentes sur mobile.
Parce que les tâches récurrentes sont si fastidieuses à utiliser et limitées aux utilisateurs de bureau, nous considérons que Trello ne dispose pas d’une fonctionnalité de tâches récurrentes fonctionnant correctement.
Calendrier et autres intégrations
Todoist calendrier et autres intégrations
Actuellement, Todoist s’intègre avec Google Calendar et Outlook Calendar, mais pas avec Apple Calendar malheureusement.
C’est un point sensible pour les utilisateurs d’iOS, mais il existe certaines solutions de contournement. Par exemple, vous pouvez synchroniser Google Calendar avec Apple Calendar.
Ensuite, les tâches Todoist ajoutées à Google Calendar sont automatiquement envoyées vers Apple Calendar également. Bien que ce ne soit pas parfait à 100 %, cela devrait être suffisant dans la plupart des situations.
Cependant, Todoist a un grand avantage sur ses concurrents car il dispose de plus de 80 intégrations avec de nombreux autres programmes de productivité.
Par exemple, Todoist peut s’intégrer avec:
- Applications de prise de notes : Evernote, Capacities, Fireflies, etc.
- Suivi du temps : 2Day, Toggl, Flowmo, etc.
- E-mail : Gmail, Outlook, Spark, Airmail, etc.
- Messagerie : Slack, MS Teams.
Et bien d’autres intégrations.
Todoist a tellement d’intégrations qu’il est presque garanti que vous en trouverez au moins une qui répondra à vos besoins.
Trello calendrier et autres intégrations
Trello ne dispose pas d’intégrations natives gratuites pour les applications de calendrier Google ou Outlook.
Au lieu de cela, il s’agit d’un plugin payant que vous devez activer sur la version web ou de bureau de Trello.
En fait, c’est un problème courant avec Trello. Un grand nombre de fonctionnalités de Trello doivent d’abord être activées depuis la version de bureau ou web, mais même alors, il se peut qu’elles ne fonctionnent pas sur la version mobile de Trello.
La plupart de ces plugins sont également payants, vous devez donc en tenir compte.
Cependant, Trello dispose de tellement de plugins que vous pouvez personnaliser et ajouter de nouvelles fonctionnalités qui pourraient ne pas être disponibles sur d’autres applications de listes de tâches ou de gestion de tâches.
Fonctionnalités et intégrations d’IA
Todoist fonctionnalités et intégrations d’IA
La version gratuite de Todoist n’a aucune intégration avec des IA/LLM tels que ChatGPT ou Gemini.
Pour obtenir une intégration d’IA, vous aurez besoin d’un abonnement payant, et même la fonctionnalité d’IA ne fonctionnera que sur la version de bureau de Todoist (donc non disponible sur Android/iOS).
Cependant, Todoist dispose d’un excellent système de traitement du langage naturel, ce qui rend le besoin d’une intégration d’IA largement obsolète.
Le traitement du langage naturel permet à un utilisateur de taper une seule ligne de texte cohérente que l’application comprend intelligemment pour ensuite définir le titre de la tâche, mais aussi sa date d’échéance, son projet, ses étiquettes et son niveau de priorité.
Trello fonctionnalités et intégrations d’IA
La version gratuite de Trello n’intègre aucune fonctionnalité d’IA dans l’application.
Vous devrez vous abonner au forfait mensuel de 10 $ pour avoir accès à l’IA et à d’autres fonctionnalités. Ou vous pouvez essayer l’un des divers plugins d’IA disponibles dans la liste des plugins de Trello.
Enfin, Trello ne dispose pas de fonctionnalités de langage naturel capables de transformer des phrases écrites en cartes, rappels, etc.
Fonctionnalités spéciales ou uniques
Todoist fonctionnalités spéciales ou uniques
Todoist intègre de nombreuses fonctionnalités intéressantes. Voici celles que nous pensons être les plus remarquables :
- Traitement du langage naturel. Cela vous permet de créer et de programmer des tâches simplement en écrivant ce dont vous avez besoin au lieu d’appuyer sur des boutons et de naviguer dans les menus.
- Fonctions de filtrage puissantes. Todoist possède la fonction de filtrage et de tri la plus puissante de toutes les applications de gestion de tâches que nous avons testées. Cela peut grandement aider les utilisateurs qui ont tendance à avoir des dizaines ou des centaines de tâches actives.
- Score Karma. Le Karma de Todoist transforme la productivité en jeu. Les utilisateurs gagnent des points en accomplissant des tâches, mais en perdent lorsque les tâches sont en retard. Au fur et à mesure que les utilisateurs accumulent des points, ils progressent à travers huit niveaux de Karma distincts, commençant à « Débutant » (0-499 points) et allant jusqu’à « Illuminé » (50 000+ points).
Trello fonctionnalités spéciales ou uniques
Trello est une application de gestion de projet ancienne et très riche en fonctionnalités qui possède de nombreuses caractéristiques uniques pour les bons utilisateurs.
Voici les fonctionnalités qui, selon nous, le distinguent :
- Interface utilisateur Kanban intuitive. De nombreuses autres applications de gestion de tâches ou de projet ont intégré des fonctionnalités Kanban, mais à notre avis, Trello fait toujours mieux le Kanban que n’importe qui d’autre.
- Plugins et écosystème. Si vous avez besoin que Trello accomplisse une certaine tâche, il est presque certain que vous pouvez trouver un plugin pour cela.
Compatibilité multiplateforme
Todoist compatibilité multiplateforme
Todoist peut être téléchargé sur les plateformes suivantes :
- Ordinateurs de bureau/portables : Windows et macOS.
- Mobile : Android et iOS.
- Autre : Montres connectées Android et iOS.
Todoist dispose également de versions web pour mobile et ordinateur.
Trello compatibilité multiplateforme
Trello peut être téléchargé sur les plateformes suivantes :
- Ordinateurs de bureau/portables : Windows et macOS.
- Mobile : Android et iOS.
- Versions web pour mobile et ordinateur.
Collaboration et partage
Todoist collaboration et partage
Todoist est livré avec de nombreuses fonctionnalités de collaboration, même dans la version gratuite.
Pour collaborer avec quelqu’un, vous créez un projet, tel que « Travail », puis vous invitez une autre personne à modifier ce projet.
La version gratuite vous permet de créer 5 projets, et pour chaque projet, vous pouvez inviter jusqu’à 5 collaborateurs.
Todoist Business offre de nombreuses fonctionnalités courantes de gestion de projet telles que : projets d’équipe, commentaires sur les tâches, notes, téléversements de fichiers, etc.
Cela dit, Todoist Business ne peut pas remplacer entièrement les outils de gestion de projet tels que Trello ou Asana car il ne dispose pas de nombreuses fonctionnalités essentielles telles que : tableaux de travail, vues Kanban, diagrammes de Gantt, vues de la charge de travail, etc.
Todoist ne dispose pas non plus de nombreuses fonctionnalités d’automatisation puissantes telles que :
- Envoyer des notifications à certaines personnes, mais uniquement sur certains canaux.
- Collaboration en temps réel sur certains documents ou projets.
- Intégrations profondes avec des CRM tels que HubSpot ou Salesforce, etc.
En général, les fonctionnalités de collaboration de Todoist devraient être suffisantes pour les petites équipes et les familles, mais tout ce qui est plus grand nécessite un outil de gestion de projet dédié.
Trello collaboration et partage
Trello est entièrement conçu pour le travail en équipe et dispose d’excellentes fonctionnalités de collaboration.
Pour commencer, vous pouvez même donner à quelqu’un l’accès à tout votre espace de travail (workspace), qui contient tous vos tableaux et cartes.
Si cela vous semble trop, vous pouvez les inviter à accéder uniquement à un certain tableau. De là, l’autre personne peut laisser des commentaires, créer des tâches, joindre des fichiers, etc.
En tant que propriétaire d’un tableau, vous pouvez également assigner des cartes à d’autres personnes, ou approuver/refuser des modifications.
La version gratuite de Trello permet jusqu’à 10 collaborateurs par espace de travail, ce qui devrait être suffisant pour les familles et les petites entreprises.
Tarifs
Todoist tarifs
La version payante de Todoist propose deux plans d’abonnement différents :
- Pro : 5$ par mois/48$ par an (4 $ par mois).
- Business (par utilisateur) : 8$ par mois/72$ par an (6 $ par mois).
La version payante de Todoist débloque de nombreuses fonctionnalités :
- 300 projets personnels (la version gratuite en a 5).
- Assistant IA.
- Fonctionnalité d’échéances.
- Rappels personnalisés. Possibilité d’ajouter plus de rappels pour chaque tâche.
- Échéances.
- Durée de la tâche.
- Collaboration d’équipe (pour les utilisateurs Business).
Trello tarifs
Trello a une très bonne version gratuite, mais les forfaits payants débloquent encore plus de fonctionnalités.
Pour les utilisateurs individuels, Trello propose un forfait Standard (5$ par mois) etunforfait Premium (10$ par mois).
Certaines des fonctionnalités débloquées en payant incluent : l’intégration d’IA native, les champs personnalisés, les couleurs de liste, le téléversement de fichiers jusqu’à 250 Mo, différentes vues: calendrier, chronologie (timeline), tableau, carte, etc.