Trello vs. Microsoft To Do: résumé
À qui s’adresse Trello ?
Trello est une application de gestion de projet pour les particuliers et les entreprises, conçue autour des principes du Kanban.
Le Kanban est une méthode de visualisation du travail où vous organisez le travail en tableaux (boards), et les tâches doivent traverser plusieurs tableaux du début à la fin.
Par exemple, disons que vous avez une tâche appelée « Réparer la porte de la cuisine », et quatre tableaux Kanban :
1. Définir le problème.
2. Définir les exigences.
3. Mettre en œuvre la solution.
4. Test d’assurance qualité.
Dans le système Kanban, la tâche « Réparer la porte de la cuisine » commence dans le tableau « Définir le problème ». Là, vous écrivez ce qui doit être réparé exactement : les charnières, la poignée, le cadre de la porte lui-même, etc.
Une fois que c’est fait, vous déplacez la tâche vers le tableau « Définir les exigences ». Là, vous spécifiez comment le problème peut être résolu : obtenir de nouvelles charnières, remplacer la poignée, réparer le cadre de la porte, etc.
La tâche passe ensuite au tableau « Mettre en œuvre la solution » où vous détaillez comment la porte a été réparée, et de là au « Test d’assurance qualité » où vous testez la porte pour vous assurer qu’elle a été correctement réparée.
Si vous aimez ce processus Kanban, alors Trello est l’application qu’il vous faut. Bien qu’il s’agisse principalement d’une application de gestion de projet, la version gratuite dispose de nombreuses fonctionnalités que l’on trouve dans les applications traditionnelles de gestion de tâches et de listes de tâches (to do apps), telles que les rappels, l’accomplissement des tâches, etc.
À qui s’adresse Microsoft To Do ?
Microsoft To Do est une application de gestion de tâches entièrement gratuite avec un nombre décent de fonctionnalités, mais il faut mentionner que Microsoft To Do est conçu pour être utilisé d’une certaine manière. Cela peut être une bonne ou une mauvaise chose, selon que vos besoins correspondent à ce que Microsoft To Do peut offrir.
Microsoft To Do est également intégré à l’écosystème logiciel de Microsoft, mais d’après notre expérience, cette intégration n’est pas aussi bonne que celle de Google Tasks dans l’écosystème de Google.
Malheureusement, l’interface n’est pas aussi simple à utiliser que celle d’autres applications de listes de tâches. Rien que pour cette raison, nous pensons que seules les personnes et les organisations profondément intégrées dans l’écosystème Microsoft devraient utiliser cette application.
Facilité d’utilisation
Trello facilité d’utilisation
En tant qu’application de gestion de projet, Trello est plus riche en fonctionnalités mais un peu plus compliquée à utiliser par rapport aux applications personnelles de gestion de tâches et de listes de tâches telles que Todoist ou Google Tasks.
Utiliser Trello correctement nécessite un investissement en temps initial pour tout configurer correctement, mais aussi pour apprendre à intégrer un outil de gestion de projet dans votre vie.
La récompense est que Trello offre une manière plus structurée de gérer les tâches et les projets, d’excellentes fonctionnalités de collaboration, et une interface utilisateur agréable une fois que vous avez appris la philosophie de travail de Trello.
Microsoft To Do facilité d’utilisation
Le plus gros problème de Microsoft To Do est son interface utilisateur. La plupart des applications de tâches vous permettent de voir ou de créer une tâche dès le premier écran à l’ouverture de l’application.
Microsoft To Do procède différemment, et le premier écran que vous voyez dans l’application vous montre diverses subdivisions telles que Ma journée, Important, Planifié, etc.
Ces subdivisions créent de la confusion chaque fois que vous ouvrez l’application, car vous passez une seconde ou deux à chaque fois à essayer de vous rappeler à quoi sert chaque section, ou où se trouve une tâche.
Un autre problème avec Microsoft To Do est que de nombreuses actions courantes nécessitent des clics, des appuis (taps) ou des balayages (swipes) supplémentaires par rapport aux applications concurrentes.
Avec le temps, cela crée de la frustration et l’utilisation de l’application ressemble plus à un travail qu’à un outil pour noter rapidement des choses.
Par exemple, la création d’une tâche nécessite deux clics dans Microsoft To Do au lieu d’un seul dans la plupart des autres applications de listes de tâches.
C’est parce que vous devez d’abord cliquer sur une liste de tâches, puis sur le bouton d’ajout de tâche.
Organisation
Trello organisation
L’interface de Trello est construite autour de Tableaux (Boards), de Listes et de Cartes (Cards). Une carte représente une tâche réelle, à laquelle vous pouvez attacher des informations telles que des photos, des documents, des descriptions, etc.
Un tableau contient des listes, et les listes contiennent des cartes.
Normalement, dans le système Kanban, les tableaux sont censés représenter l’étape de travail dans laquelle se trouve une certaine tâche.
Trello est cependant assez flexible, vous pouvez donc tout aussi facilement structurer les tableaux pour qu’ils soient l’équivalent d’une liste ou d’un projet dans les applications de listes de tâches traditionnelles.
Outre les tableaux et les cartes, Trello vous permet également d’ajouter des étiquettes aux cartes (tâches).
En utilisant la fonction de recherche, vous pouvez ensuite filtrer les cartes en fonction de ce qui est écrit dans l’étiquette.
Enfin, vous pouvez également ajouter des checklists aux cartes. Malheureusement, les checklists dans Trello sont assez limitées et ne disposent pas de nombreuses fonctionnalités que l’on trouve dans les applications de gestion de tâches comme Todoist :
- Les éléments de la checklist ne peuvent pas avoir de rappels individuels.
- Les éléments de la checklist n’ont pas leur propre date de début et d’échéance.
- Vous ne pouvez pas ajouter de commentaires, de pièces jointes ou de descriptions aux éléments de la checklist.
Microsoft To Do organisation
Microsoft To Do propose les options d’organisation de tâches suivantes :
- Groupes
- Listes
- Ma journée
Les groupes contiennent des listes, et les listes contiennent des tâches. « Ma journée » est un filtre préconfiguré qui affiche les tâches à échéance dans les 24-36 heures.
Microsoft To Do n’a pas de fonctionnalité de tagging, ce qui peut être une fonctionnalité précieuse pour certains utilisateurs car elle les aide à mieux organiser et filtrer leurs tâches.
Une autre grande fonctionnalité manquante est celle des sous-tâches. Dans Microsoft To Do, vous pouvez décomposer une tâche en étapes, mais ces étapes fonctionnent principalement comme une simple checklist, et non comme de véritables tâches subordonnées à une tâche principale.
Dans d’autres applications de listes de tâches, les sous-tâches ont les mêmes fonctionnalités que les tâches ordinaires: rappels, étiquettes, indicateurs de priorité, descriptions, pièces jointes, etc.
Pour retrouver des tâches, Microsoft To Do dispose d’une recherche intégrée où vous pouvez rapidement naviguer vers des tâches ou des listes. Nous aimons cette fonctionnalité, elle est très pratique et étonnamment rare parmi les applications de gestion de tâches.
Chaque liste de tâches dispose également d’une fonction de tri pour organiser les tâches selon les critères suivants: importance, date d’échéance, tâches dans la section « Ma journée », par ordre alphabétique ou par date de création.
Une critique mineure ici est que Microsoft To Do n’a pas de liste de tâches unifiée qui contiendrait toutes vos tâches de chaque groupe ou liste.
Cela aurait été appréciable pour pouvoir voir toutes vos tâches actives en un seul endroit, sans avoir à passer constamment d’une liste de tâches à une autre.
Planification et rappels
Trello planification et rappels
Dans Trello, les cartes (tâches) peuvent avoir une date de début et une date d’échéance. Les rappels de tâches ne sont déclenchés que s’il y a une date d’échéance attachée à la carte. Vous êtes également limité à un seul rappel par tâche.
Avec les paramètres standards, Trello ne vous permet de créer que des cartes/tâches uniques, mais pas de tâches récurrentes.
Vous pouvez activer cette fonctionnalité, mais cela nécessite d’aller sur la version de bureau ou web, d’activer le plugin « Répétiteur de carte » (Card Repeater) puis de configurer une carte/tâche pour qu’elle se répète à certains intervalles.
Malheureusement, vous ne pouvez le faire que sur la version de bureau ou web, vous ne pouvez donc pas programmer de tâches récurrentes sur mobile.
Parce que les tâches récurrentes sont si fastidieuses à utiliser et limitées aux utilisateurs de bureau, nous considérons que Trello ne dispose pas d’une fonctionnalité de tâches récurrentes fonctionnant correctement.
Microsoft To Do planification et rappels
Dans Microsoft To Do, les tâches peuvent avoir à la fois un rappel et une date d’échéance. La fonction Date d’échéance est principalement utilisée pour organiser les tâches en fonction de leur urgence et du moment où elles doivent être terminées.
La fonction de rappel vous permet de créer des tâches uniques ou récurrentes.
Les rappels pour les tâches qui se répètent quotidiennement ou hebdomadairement fonctionnent très bien. Cependant, les rappels récurrents pour les tâches mensuelles et annuelles sont un peu plus limités.
Voici quelques-unes des configurations que vous pouvez programmer pour une tâche dans Microsoft To Do:
- Répéter chaque semaine, mais uniquement certains jours comme le mercredi ou le mardi.
- Répéter toutes les 5 semaines, mais uniquement certains jours.
- Répéter chaque mois, mais seulement à un jour calendaire précis (le 3 par exemple).
Les rappels mensuels pourraient être améliorés. Par exemple, Google Tasks ou Todoist vous permettent de personnaliser un rappel mensuel pour recevoir une notification le premier lundi du mois, ou le dernier mardi du mois, ou un certain jour du mois, etc.
Enfin, il aurait été appréciable que Microsoft To Do permette d’attacher plusieurs rappels à une seule tâche, comme 3 heures avant, 2 heures avant, à l’heure de la tâche, etc.
Calendrier et autres intégrations
Trello calendrier et autres intégrations
Trello ne dispose pas d’intégrations natives gratuites pour les applications de calendrier Google ou Outlook.
Au lieu de cela, il s’agit d’un plugin payant que vous devez activer sur la version web ou de bureau de Trello.
En fait, c’est un problème courant avec Trello. Un grand nombre de fonctionnalités de Trello doivent d’abord être activées depuis la version de bureau ou web, mais même alors, il se peut qu’elles ne fonctionnent pas sur la version mobile de Trello.
La plupart de ces plugins sont également payants, vous devez donc en tenir compte.
Cependant, Trello dispose de tellement de plugins que vous pouvez personnaliser et ajouter de nouvelles fonctionnalités qui pourraient ne pas être disponibles sur d’autres applications de listes de tâches ou de gestion de tâches.
Microsoft To Do calendrier et autres intégrations
L’une des raisons d’utiliser Microsoft To Do est son intégration avec l’écosystème Microsoft, en particulier avec Outlook et Microsoft Teams.
Le problème est que cette intégration n’est pas automatique. Créer une tâche dans Microsoft To Do et y ajouter une date d’échéance et un rappel ne l’ajoute pas automatiquement au Calendrier Outlook.
Nous avons enquêté un peu plus et il s’avère que vous devez copier/coller manuellement les tâches de l’application Microsoft To Do vers le Calendrier Outlook comme si nous étions en l’an 2000.
L’intégration avec d’autres calendriers comme Google Agenda ou iCal n’est pas non plus possible directement, mais nécessite des solutions de contournement complexes.
Globalement, nous avons trouvé que Microsoft To Do s’intègre mal avec les calendriers, y compris avec le propre Calendrier Outlook de Microsoft.
Fonctionnalités et intégrations d’IA
Trello fonctionnalités et intégrations d’IA
La version gratuite de Trello n’intègre aucune fonctionnalité d’IA dans l’application.
Vous devrez vous abonner au forfait mensuel de 10 $ pour avoir accès à l’IA et à d’autres fonctionnalités. Ou vous pouvez essayer l’un des divers plugins d’IA disponibles dans la liste des plugins de Trello.
Enfin, Trello ne dispose pas de fonctionnalités de langage naturel capables de transformer des phrases écrites en cartes, rappels, etc.
Microsoft To Do fonctionnalités et intégrations d’IA
Microsoft To Do ne dispose d’aucune fonctionnalité d’IA intégrée à l’application.
Cependant, Microsoft propose quelques fonctionnalités de base de traitement du langage naturel sur les versions Windows et iOS de l’application, mais elles ne sont disponibles qu’en anglais.
Cette fonctionnalité de langage naturel reconnaît certains mots tels que « demain », « vendredi » ou « 23h » et les transforme automatiquement en rappels.
Fonctionnalités spéciales ou uniques
Trello fonctionnalités spéciales ou uniques
Trello est une application de gestion de projet ancienne et très riche en fonctionnalités qui possède de nombreuses caractéristiques uniques pour les bons utilisateurs.
Voici les fonctionnalités qui, selon nous, le distinguent :
- Interface utilisateur Kanban intuitive. De nombreuses autres applications de gestion de tâches ou de projet ont intégré des fonctionnalités Kanban, mais à notre avis, Trello fait toujours mieux le Kanban que n’importe qui d’autre.
- Plugins et écosystème. Si vous avez besoin que Trello accomplisse une certaine tâche, il est presque certain que vous pouvez trouver un plugin pour cela.
Microsoft To Do fonctionnalités spéciales ou uniques
Microsoft To Do se distingue de ses concurrents, avec une philosophie très particulière sur la manière dont les tâches doivent être accomplies.
Voici les fonctionnalités qui le distinguent :
- La liste « Ma journée ». Nous aimons cette fonctionnalité, elle vous permet de voir automatiquement les tâches à échéance aujourd’hui ou un peu plus tard. C’est simple et épuré.
- Intégration avec l’écosystème Microsoft. Nous aurions souhaité que l’intégration avec le Calendrier Outlook soit meilleure, mais dans l’ensemble, c’est un grand avantage de Microsoft To Do.
- E-mail avec indicateur. Si vous utilisez Outlook comme client de messagerie principal, cette fonctionnalité vous permet de marquer un e-mail avec un indicateur et il apparaît automatiquement dans Microsoft To Do en tant que tâche. C’est une excellente fonctionnalité qui aide à organiser vos tâches et à désencombrer vos e-mails.
Compatibilité multiplateforme
Trello compatibilité multiplateforme
Trello peut être téléchargé sur les plateformes suivantes :
- Ordinateurs de bureau/portables : Windows et macOS.
- Mobile : Android et iOS.
- Versions web pour mobile et ordinateur.
Microsoft To Do compatibilité multiplateforme
Microsoft To Do peut être téléchargé sur les plateformes suivantes :
- Ordinateurs de bureau/portables : Windows et macOS.
- Mobile : Android et iOS.
Microsoft To Do dispose également de versions web pour mobile et ordinateur.
Collaboration et partage
Trello collaboration et partage
Trello est entièrement conçu pour le travail en équipe et dispose d’excellentes fonctionnalités de collaboration.
Pour commencer, vous pouvez même donner à quelqu’un l’accès à tout votre espace de travail (workspace), qui contient tous vos tableaux et cartes.
Si cela vous semble trop, vous pouvez les inviter à accéder uniquement à un certain tableau. De là, l’autre personne peut laisser des commentaires, créer des tâches, joindre des fichiers, etc.
En tant que propriétaire d’un tableau, vous pouvez également assigner des cartes à d’autres personnes, ou approuver/refuser des modifications.
La version gratuite de Trello permet jusqu’à 10 collaborateurs par espace de travail, ce qui devrait être suffisant pour les familles et les petites entreprises.
Microsoft To Do collaboration et partage
Microsoft To Do vous permet de collaborer avec d’autres en partageant des listes de tâches, mais uniquement avec d’autres utilisateurs qui ont un compte Microsoft.
La fonctionnalité est cependant assez limitée car vous ne pouvez pas laisser de commentaires ou assigner des tâches à différentes personnes.
Nous avons trouvé que cette fonctionnalité est surtout utile pour les familles, ou pour de petits projets de 2-3 personnes.
L’utilisation de Microsoft To Do pour la collaboration n’est pertinente que si votre organisation ou votre entreprise utilise Microsoft pour ses opérations quotidiennes. Des applications comme Planner, Teams, Sharepoint ou Outlook fonctionnent bien avec Microsoft To Do, et permettent aux utilisateurs d’envoyer, d’assigner ou de partager des tâches directement dans l’application de listes de tâches des utilisateurs.
Tarifs
Trello tarifs
Trello a une très bonne version gratuite, mais les forfaits payants débloquent encore plus de fonctionnalités.
Pour les utilisateurs individuels, Trello propose un forfait Standard (5$ par mois) etunforfait Premium (10$ par mois).
Certaines des fonctionnalités débloquées en payant incluent : l’intégration d’IA native, les champs personnalisés, les couleurs de liste, le téléversement de fichiers jusqu’à 250 Mo, différentes vues: calendrier, chronologie (timeline), tableau, carte, etc.
Microsoft To Do tarifs
Microsoft To Do est entièrement gratuit.